1. Giới thiệu chung về vị trí
- Trợ lý Điều hành là vị trí quan trọng, hỗ trợ trực tiếp cho Tổng Giám đốc (TGĐ) trong việc quản lý, điều phối và theo dõi mọi hoạt động cốt lõi của công ty.
- Đóng vai trò như “cánh tay phải” của TGĐ, Trợ lý Điều hành tham mưu, kiểm soát tiến độ, đảm bảo thông tin thông suốt giữa các phòng ban và đề xuất giải pháp kịp thời.
2. Mục tiêu của vị trí
- Hỗ trợ TGĐ giám sát hiệu quả các hoạt động kinh doanh, tài chính, nhân sự, vận hành,…
- Thúc đẩy tiến độ dự án, kế hoạch kinh doanh, đảm bảo hoàn thành mục tiêu đã đề ra.
- Phân tích, tổng hợp thông tin phục vụ quá trình ra quyết định của TGĐ, đồng thời đề xuất ý tưởng cải tiến quy trình làm việc nội bộ.
3. Nhiệm vụ chính
3.1. Quản lý & điều phối công việc
- Theo dõi, tổng hợp báo cáo các chỉ số (doanh số, chi phí, KPI…), phân tích dữ liệu định kỳ (ngày/tuần/tháng) và đưa ra gợi ý, cảnh báo cho TGĐ.
- Phối hợp cùng các phòng ban (Sales, Marketing, Nhân sự, Tài chính – Kế toán, Vận hành) để rà soát tiến độ công việc, giải quyết vướng mắc, đảm bảo hoạt động trôi chảy.
- Điều phối các dự án quan trọng, đôn đốc các phòng ban hoàn thành theo timeline và chất lượng đề ra.
3.2. Hỗ trợ Tổng Giám đốc
- Chuẩn bị tài liệu, báo cáo, biên bản các cuộc họp; ghi nhận và theo dõi việc thực hiện các quyết định sau họp.
- Xử lý công văn, giấy tờ, trình ký TGĐ, theo sát quá trình triển khai các chỉ thị.
- Soạn thảo văn bản, thông báo khi được TGĐ phân công, đảm bảo tính kịp thời và chính xác.
3.3. Hỗ trợ quản trị vận hành nội bộ
- Kiểm soát, follow-up các hoạt động vận hành, trải nghiệm khách hàng, đảm bảo chất lượng.
- Hỗ trợ bộ phận Nhân sự tuyển dụng, triển khai đào tạo nội bộ (khi cần); hỗ trợ công tác hành chính (quản lý hợp đồng, cơ sở vật chất).
- Theo dõi chi phí, kế hoạch kinh doanh, phối hợp với Kế toán để lập báo cáo tài chính, báo cáo kết quả định kỳ.
3.4. Nhiệm vụ khác
- Đại diện hoặc thay mặt TGĐ làm việc với đối tác, khách hàng, cơ quan quản lý (khi được ủy quyền).
- Tham mưu cho TGĐ các giải pháp tối ưu quy trình, nâng cao hiệu suất.
- Bảo mật thông tin, tuân thủ quy định, chính sách công ty.
