Mô tả công việc:
1. Giới thiệu chung về vị trí
- Trợ lý Điều hành là vị trí quan trọng, hỗ trợ trực tiếp cho Tổng Giám đốc (TGĐ) trong việc quản lý, điều phối và theo dõi mọi hoạt động cốt lõi của công ty.
- Đóng vai trò như “cánh tay phải” của TGĐ, Trợ lý Điều hành tham mưu, kiểm soát tiến độ, đảm bảo thông tin thông suốt giữa các phòng ban và đề xuất giải pháp kịp thời.
2. Mục tiêu của vị trí
- Hỗ trợ TGĐ giám sát hiệu quả các hoạt động kinh doanh, tài chính, nhân sự, vận hành,…
- Thúc đẩy tiến độ dự án, kế hoạch kinh doanh, đảm bảo hoàn thành mục tiêu đã đề ra.
- Phân tích, tổng hợp thông tin phục vụ quá trình ra quyết định của TGĐ, đồng thời đề xuất ý tưởng cải tiến quy trình làm việc nội bộ.
3. Nhiệm vụ chính
3.1. Quản lý & điều phối công việc
- Theo dõi, tổng hợp báo cáo các chỉ số (doanh số, chi phí, KPI…), phân tích dữ liệu định kỳ (ngày/tuần/tháng) và đưa ra gợi ý, cảnh báo cho TGĐ.
- Phối hợp cùng các phòng ban (Sales, Marketing, Nhân sự, Tài chính – Kế toán, Vận hành) để rà soát tiến độ công việc, giải quyết vướng mắc, đảm bảo hoạt động trôi chảy.
- Điều phối các dự án quan trọng, đôn đốc các phòng ban hoàn thành theo timeline và chất lượng đề ra.
3.2. Hỗ trợ Tổng Giám đốc
- Chuẩn bị tài liệu, báo cáo, biên bản các cuộc họp; ghi nhận và theo dõi việc thực hiện các quyết định sau họp.
- Xử lý công văn, giấy tờ, trình ký TGĐ, theo sát quá trình triển khai các chỉ thị.
- Soạn thảo văn bản, thông báo khi được TGĐ phân công, đảm bảo tính kịp thời và chính xác.
3.3. Hỗ trợ quản trị vận hành nội bộ
- Kiểm soát, follow-up các hoạt động vận hành, trải nghiệm khách hàng, đảm bảo chất lượng.
- Hỗ trợ bộ phận Nhân sự tuyển dụng, triển khai đào tạo nội bộ (khi cần); hỗ trợ công tác hành chính (quản lý hợp đồng, cơ sở vật chất).
- Theo dõi chi phí, kế hoạch kinh doanh, phối hợp với Kế toán để lập báo cáo tài chính, báo cáo kết quả định kỳ.
3.4. Nhiệm vụ khác
- Đại diện hoặc thay mặt TGĐ làm việc với đối tác, khách hàng, cơ quan quản lý (khi được ủy quyền).
- Tham mưu cho TGĐ các giải pháp tối ưu quy trình, nâng cao hiệu suất.
- Bảo mật thông tin, tuân thủ quy định, chính sách công ty.
Yêu cầu công việc:
1. Trình độ học vấn
- Tốt nghiệp Đại học trở lên (ưu tiên ngành Kinh tế, Quản trị Kinh doanh, Tài chính, Ngoại thương,…).
2. Kinh nghiệm
- Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý, Thư ký cấp cao, Quản lý dự án, Trưởng phòng hoặc tương đương.
- Kiến thức tổng quan về kinh doanh, tài chính, nhân sự, marketing,… là điểm cộng lớn.
3. Kỹ năng
- Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc, quản lý thời gian xuất sắc.
- Kỹ năng giao tiếp, phối hợp với nhiều phòng ban, giải quyết vấn đề chủ động.
- Kỹ năng phân tích số liệu, lập báo cáo kinh doanh, tài chính.
- Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint); ưu tiên biết các công cụ quản lý dự án (Trello, Asana,…).
- Kỹ năng soạn thảo văn bản và làm việc chi tiết với hợp đồng, giấy tờ.
4. Tố chất
- Chủ động, linh hoạt, chịu được áp lực công việc cao.
- Trung thực, cẩn thận, có ý thức bảo mật thông tin.
- Tác phong chuyên nghiệp, kỹ năng đối ngoại tốt.
- Biết tiếng Anh (giao tiếp cơ bản, đọc hiểu tài liệu) là lợi thế.
Quyền lợi:
Lương cứng: 20.000.000vnđ - 35.000.000vnđ/tháng.
Phụ cấp: 42.000vnđ/ngày.
Các chính sách:
- Thời gian làm việc: Thứ 2 - sáng thứ 7 (Từ 8h30 – 17h30, nghỉ trưa: 12h00 – 13h30).
- Phụ cấp công tác.
- Đóng BHXH, BHYT.
- Du lịch, nghỉ mát, teambuilding, Year End Party…
- Nghỉ lễ theo lịch quốc gia (Tết dương lịch, 8/3, 30/4,…).
- Nghỉ phép năm 12 ngày/năm.
- Gói chính sách đào tạo bên ngoài, miễn giảm học phí nâng cao năng lực.
- Gói đào tạo phát triển năng lực tổng trị giá lên tới 100 triệu (Khóa đào tạo nội bộ tại Trường DN HBR và các khóa chuyên sâu bên ngoài khác).
