15+ BÀI MẪU VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH GỬI CHO BẠN THEO TỪNG TÌNH HUỐNG

Viết email bằng tiếng Anh gửi cho bạn bè là cách hiệu quả để rèn luyện kỹ năng viết, mở rộng vốn từ và giao tiếp tự nhiên hơn trong cuộc sống hằng ngày. Tuy nhiên, nhiều người học vẫn gặp khó khăn khi bắt đầu viết, lựa chọn cách diễn đạt hay sử dụng văn phong phù hợp. 

Trong bài viết này, HBR Holdings Careers sẽ cung cấp cho bạn tham khảo 15+ bài mẫu viết email bằng tiếng Anh gửi cho bạn theo từng tình huống phổ biến, kèm bản dịch, đồng thời nắm được bố cục chuẩn, các mẫu câu thông dụng và những lưu ý quan trọng để viết email tự nhiên, đúng ngữ pháp. 

1. Tổng hợp 15+ bài mẫu viết email bằng tiếng Anh gửi cho bạn theo từng tình huống [Có bản dịch]

Viết email cho bạn bè (Informal email) thường có giọng điệu thân thiện, gần gũi và thoải mái. Dưới đây là 15 mẫu email phổ biến nhất giúp bạn dễ dàng giao tiếp với bạn bè quốc tế hoặc luyện tập tiếng Anh.

1.1. Mẫu 1: Hỏi thăm sức khỏe, cuộc sống của bạn bè

Subject: Long time no see! How have you been?

Hi [Tên bạn],

It’s been a while since we last spoke! I hope everything is going well with you and your family.

I’m just writing to check in and see how your life is going these days. Are you still working at the same company? As for me, everything is pretty much the same. I’ve been quite busy with work lately, but I’m doing fine.

Let’s catch up soon! Maybe we can grab a coffee next weekend if you’re free?

Miss you,

[Tên của bạn]

Bản dịch: Chào [Tên bạn], Đã lâu rồi chúng ta không nói chuyện! Mình hy vọng cậu và gia đình mọi chuyện đều ổn. Mình viết email này chỉ để hỏi thăm xem dạo này cuộc sống của cậu thế nào. Cậu vẫn làm ở công ty cũ chứ? Về phần mình, mọi thứ vẫn vậy. Dạo này mình khá bận rộn với công việc, nhưng mình vẫn ổn. Hôm nào hẹn hò cập nhật tình hình nhé! Có thể chúng ta đi cà phê vào cuối tuần tới nếu cậu rảnh không? Nhớ cậu, [Tên của bạn]

1.2. Mẫu 2: Mời bạn tham gia sự kiện, bữa tiệc

Subject: You're invited! My birthday party next Saturday 

Hey [Tên bạn],

I’m turning [số tuổi] next week and I’m hosting a small birthday party at my house to celebrate. I would love for you to come!

The party will be on Saturday, [Ngày tháng], starting at 7:00 PM. I’ll prepare some food, snacks, and plenty of drinks. Feel free to bring anyone along if you want.

Please let me know if you can make it by Thursday so I can prepare enough food. Hope to see you there!

Cheers,

[Tên của bạn]

Bản dịch: Này [Tên bạn], Tuần tới mình bước sang tuổi [số tuổi] và mình sẽ tổ chức một bữa tiệc sinh nhật nhỏ tại nhà để ăn mừng. Mình rất mong cậu có thể đến! Bữa tiệc sẽ diễn ra vào thứ Bảy, [Ngày tháng], bắt đầu lúc 7 giờ tối. Mình sẽ chuẩn bị một chút đồ ăn, đồ ăn vặt và nhiều đồ uống. Cứ thoải mái dẫn theo ai đó nếu cậu muốn nhé. Vui lòng cho mình biết cậu có thể đến được không trước thứ Năm để mình chuẩn bị đủ đồ ăn nha. Mong gặp cậu ở đó! Thân mến, [Tên của bạn]

1.3. Mẫu 3: Chia sẻ trải nghiệm cá nhân (du lịch, công việc)

Subject: Guess what? I got a new job! 

Dear [Tên bạn],

I couldn’t wait to tell you the news—I finally got the marketing job at [Tên công ty]!

I had my interview last week, and they called me yesterday to offer me the position. I’m starting next Monday. I’m a bit nervous but mostly super excited about this new chapter. The office is actually quite close to your place!

How are things on your end? Let me know when you have time, I’d love to take you out for dinner to celebrate.

Best,

[Tên của bạn]

Bản dịch: Gửi [Tên bạn], Mình không thể chờ đợi để báo cho cậu tin này—cuối cùng mình đã nhận được công việc marketing tại [Tên công ty]! Mình đã phỏng vấn vào tuần trước và họ đã gọi cho mình hôm qua để mời nhận việc. Mình sẽ bắt đầu vào thứ Hai tới. Mình hơi lo lắng một chút nhưng phần lớn là vô cùng hào hứng với chương mới này. Văn phòng thực ra khá gần chỗ cậu đấy! Mọi chuyện phía cậu sao rồi? Cho mình biết khi nào cậu có thời gian nhé, mình muốn mời cậu đi ăn tối để ăn mừng. Thân mến, [Tên của bạn]

1.4. Mẫu 4: Gửi lời cảm ơn, xin lỗi và giải thích chân thành

Subject: I am so sorry about yesterday / Thank you for understanding

Hi [Tên bạn],

First of all, thank you so much for being so understanding yesterday. I am really sorry for canceling our lunch date at the last minute.

I had a family emergency that I had to deal with immediately, and I didn't have time to text you until later. I felt terrible for making you wait. You are such a great friend for not being mad at me.

Can I make it up to you this weekend? Lunch is on me this time! Let me know if Saturday works for you.

Love,

[Tên của bạn]

Bản dịch: Chào [Tên bạn], Trước hết, cảm ơn cậu rất nhiều vì đã rất thấu hiểu cho mình vào hôm qua. Mình thực sự xin lỗi vì đã hủy hẹn ăn trưa của chúng ta vào phút chót. Mình có việc gia đình khẩn cấp phải giải quyết ngay lập tức và mình không có thời gian nhắn tin cho cậu cho đến tận sau đó. Mình cảm thấy rất tệ vì đã bắt cậu phải chờ. Cậu đúng là một người bạn tuyệt vời vì đã không tức giận với mình. Mình có thể bù đắp cho cậu vào cuối tuần này không? Lần này mình mời bữa trưa nhé! Cho mình biết nếu thứ Bảy ổn với cậu nhé. Thương mến, [Tên của bạn]

1.5. Mẫu 5: Chia sẻ trải nghiệm chuyến du lịch

Subject: Greetings from Bali! 

Hey [Tên bạn],

I’m writing to you from a beautiful café by the beach in Bali! The view here is absolutely breathtaking.

I arrived two days ago, and so far, the trip has been amazing. The weather is sunny but not too hot, and the local food is delicious—especially the seafood. Yesterday, I went snorkeling and saw so many colorful fish. I really wish you were here to see it with me!

I’ve bought a cute little souvenir for you. I’ll tell you all the details and show you the photos when I get back next week.

Talk to you soon,

[Tên của bạn]

Bản dịch: Này [Tên bạn], Mình đang viết thư cho cậu từ một quán cà phê xinh đẹp bên bãi biển ở Bali! Khung cảnh ở đây đẹp đến nghẹt thở. Mình đến đây 2 ngày trước, và cho đến nay, chuyến đi thật tuyệt vời. Thời tiết có nắng nhưng không quá nóng, và đồ ăn địa phương rất ngon—đặc biệt là hải sản. Hôm qua, mình đã đi lặn ống thở và thấy rất nhiều cá đầy màu sắc. Mình thực sự ước cậu ở đây để cùng chiêm ngưỡng! Mình đã mua một món quà lưu niệm nhỏ xinh cho cậu. Mình sẽ kể cho cậu mọi chi tiết và cho cậu xem ảnh khi mình về vào tuần tới nhé. Nói chuyện sau nha, [Tên của bạn]

1.6. Mẫu 6: Chúc mừng sinh nhật hoặc thành tích của bạn

Subject: CONGRATULATIONS on your graduation! 

Dear [Tên bạn],

Huge congratulations to you on graduating with top honors! I was so thrilled when I saw your photos on Facebook.

I know how hard you’ve worked over the past four years, pulling all-nighters and studying endlessly. You totally deserve this success. I am so proud to be your friend.

Wishing you all the best in your future career. I’m sure you’ll achieve even greater things. Let’s celebrate soon!

Warmest wishes,

[Tên của bạn]

Bản dịch: Gửi [Tên bạn], Vô cùng chúc mừng cậu đã tốt nghiệp với tấm bằng xuất sắc! Mình đã rất phấn khích khi thấy ảnh của cậu trên Facebook. Mình biết cậu đã làm việc chăm chỉ như thế nào trong 4 năm qua, thức trắng đêm và học tập không ngừng nghỉ. Cậu hoàn toàn xứng đáng với thành công này. Mình rất tự hào khi là bạn của cậu. Chúc cậu mọi điều tốt đẹp nhất trong sự nghiệp tương lai. Mình chắc chắn cậu sẽ đạt được những điều còn tuyệt vời hơn nữa. Sớm ăn mừng cùng nhau nhé! Gửi những lời chúc ấm áp nhất, [Tên của bạn]

1.7. Mẫu 7: Nhờ bạn giúp đỡ hoặc xin ý kiến

Subject: Need your advice on buying a new laptop!

Hi [Tên bạn],

Hope you’re having a good week!

I’m writing because I need a huge favor. My old laptop finally broke down yesterday, and I need to buy a new one for work. Since you are the tech expert, I was hoping you could give me some recommendations.

My budget is around $800, and I mostly use it for office tasks and light photo editing. Do you have any specific brands or models in mind?

Let me know if you have a few minutes for a quick call tonight. Thanks in advance!

Best,

[Tên của bạn]

Bản dịch: Chào [Tên bạn], Hy vọng cậu đang có một tuần tốt lành! Mình viết thư này vì mình cần nhờ một việc lớn. Chiếc laptop cũ của mình cuối cùng đã hỏng vào hôm qua, và mình cần mua một chiếc mới cho công việc. Vì cậu là chuyên gia công nghệ, mình hy vọng cậu có thể cho mình vài gợi ý. Ngân sách của mình khoảng 800 đô la, và mình chủ yếu dùng nó cho các tác vụ văn phòng và chỉnh sửa ảnh nhẹ nhàng. Cậu có nghĩ đến thương hiệu hay mẫu máy cụ thể nào không? Cho mình biết nếu tối nay cậu có vài phút để gọi điện nhanh nhé. Cảm ơn cậu trước! Thân mến, [Tên của bạn]

1.8. Mẫu 8: Giới thiệu một người bạn mới

Subject: Meet my friend, Alex!

Hey [Tên bạn],

I hope you’re doing well.

I’m writing to introduce you to a good friend of mine, Alex. We met at my English class a few months ago. The reason I’m connecting you two is that Alex is also super into photography, just like you! He is actually planning a photo walk around the city this weekend.

I thought it would be great for you guys to meet. I’ll create a group chat for the three of us on Messenger so we can talk more.

Talk to you soon!

Cheers,

[Tên của bạn]

Bản dịch: Này [Tên bạn], Hy vọng cậu vẫn khỏe. Mình viết thư này để giới thiệu với cậu một người bạn tốt của mình, Alex. Bọn mình quen nhau ở lớp tiếng Anh vài tháng trước. Lý do mình kết nối hai người là vì Alex cũng cực kỳ đam mê nhiếp ảnh, giống y như cậu! Cậu ấy thực ra đang lên kế hoạch cho một buổi dạo bộ chụp ảnh quanh thành phố vào cuối tuần này. Mình nghĩ sẽ rất tuyệt nếu các cậu gặp nhau. Mình sẽ tạo một nhóm chat cho 3 chúng ta trên Messenger để tiện nói chuyện thêm nhé. Nói chuyện sau nha! Thân mến, [Tên của bạn]

1.9. Mẫu 9: Cập nhật tình hình công việc, học tập

Subject: Quick update on my life / How are you doing?

Hi [Tên bạn],

It’s been a crazy month for me, so I wanted to drop a quick line to update you on my studies.

I am currently in the middle of my mid-term exams. I’ve been studying in the library almost every day until midnight. It’s stressful, but I think I did pretty well on my Math test yesterday. Only two more exams to go and I’ll be free!

How are things at your new job? Is the workload heavy? Write back when you have free time.

Best wishes,

[Tên của bạn]

Bản dịch: Chào [Tên bạn], Đây là một tháng điên rồ đối với mình, vì vậy mình muốn viết vài dòng nhanh để cập nhật cho cậu về việc học của mình. Mình hiện đang ở giữa kỳ thi giữa kỳ. Mình đã học ở thư viện gần như mỗi ngày cho đến tận nửa đêm. Khá là áp lực, nhưng mình nghĩ mình đã làm khá tốt bài kiểm tra Toán hôm qua. Chỉ còn 2 môn nữa thôi là mình được tự do rồi! Mọi chuyện ở chỗ làm mới của cậu sao rồi? Khối lượng công việc có nhiều không? Trả lời mình khi nào cậu rảnh nhé. Chúc mọi điều tốt lành, [Tên của bạn]

1.10. Mẫu 10: Chia sẻ kế hoạch cuối tuần

Subject: My plans for this weekend 

Hey [Tên bạn],

Thank god it’s almost Friday! What are your plans for the weekend?

For me, I’m planning to have a lazy weekend at home. I just bought a new video game, so I’ll probably spend all Saturday playing it. On Sunday, I might bake some cookies and binge-watch that new series on Netflix you recommended.

If you aren't doing anything special, feel free to drop by my house! We can watch movies and eat pizza together.

Let me know!

[Tên của bạn]

Bản dịch: Này [Tên bạn], Tạ ơn trời sắp đến thứ Sáu rồi! Kế hoạch cuối tuần của cậu là gì? Với mình, mình đang định có một cuối tuần lười biếng ở nhà. Mình vừa mua một trò chơi điện tử mới, nên chắc mình sẽ dành cả ngày thứ Bảy để chơi nó. Vào Chủ nhật, có thể mình sẽ nướng bánh quy và cày bộ phim mới trên Netflix mà cậu đã giới thiệu. Nếu cậu không làm gì đặc biệt, cứ ghé qua nhà mình nhé! Bọn mình có thể cùng xem phim và ăn pizza. Cho mình biết nhé! [Tên của bạn]

1.11. Mẫu 11: Hỏi mượn tài liệu hoặc xin lời khuyên học tập

Subject: Could I borrow your History notes?

Hi [Tên bạn],

I hope you’re doing well.

I was extremely sick yesterday so I couldn’t attend Mr. Smith’s History lecture. I heard that he covered some important topics for the upcoming final exam.

Could I please borrow your notes from yesterday’s class? You always have the most organized notes! I can drop by your dorm to pick them up this afternoon, or you can send me the pictures if it’s easier for you.

I owe you a coffee for this!

Thanks a lot,

[Tên của bạn]

Bản dịch: Chào [Tên bạn], Mình hy vọng cậu vẫn khỏe. Hôm qua mình ốm rất nặng nên không thể tham dự bài giảng môn Lịch sử của thầy Smith. Mình nghe nói thầy đã giảng một số chủ đề quan trọng cho kỳ thi cuối kỳ sắp tới. Mình có thể mượn vở ghi chép tiết học hôm qua của cậu được không? Cậu luôn là người ghi chép gọn gàng nhất! Mình có thể ghé qua ký túc xá của cậu để lấy vào chiều nay, hoặc cậu có thể gửi ảnh cho mình nếu tiện hơn cho cậu. Mình nợ cậu một ly cà phê vì chuyện này nhé! Cảm ơn rất nhiều, [Tên của bạn]

1.12. Mẫu 12: Rủ bạn đi chơi, đi ăn hoặc đi du lịch

Subject: Let’s grab dinner this Friday! 

Hey [Tên bạn],

It’s been way too long since we last hung out!

I saw that a new Italian restaurant just opened downtown, and it has great reviews online. I know you love pasta, so I immediately thought of you. Would you like to go there for dinner this Friday around 7 PM?

If Friday doesn't work for you, let me know what day you are free next week.

Hope to see you soon!

Best,

[Tên của bạn]

Bản dịch: Này [Tên bạn], Đã quá lâu rồi kể từ lần cuối chúng ta đi chơi cùng nhau! Mình thấy có một nhà hàng Ý mới khai trương ở trung tâm thành phố, và nó nhận được những đánh giá rất tuyệt trên mạng. Mình biết cậu thích mì Ý, nên mình nghĩ ngay đến cậu. Cậu có muốn đến đó ăn tối vào khoảng 7 giờ tối thứ Sáu tuần này không? Nếu thứ Sáu không tiện cho cậu, hãy cho mình biết ngày nào tuần sau cậu rảnh nhé. Mong sớm gặp cậu! Thân mến, [Tên của bạn]

1.13. Mẫu 13: Chia sẻ tin vui, thành công cá nhân

Subject: Great news! I passed the driving test! 

Hi [Tên bạn],

I just had to share this with you right away—I finally passed my driving test today!

I was so nervous this morning, but I remembered all your tips and managed to park perfectly. The instructor even complimented me. I am so relieved and happy right now.

Thank you so much for helping me practice last week. I couldn't have done it without you. I’ll drive us to the beach next time we hang out!

Cheers,

[Tên của bạn]

Bản dịch: Chào [Tên bạn], Mình phải chia sẻ điều này với cậu ngay lập tức—hôm nay mình cuối cùng đã vượt qua bài thi bằng lái xe rồi! Sáng nay mình rất lo lắng, nhưng mình đã nhớ lại tất cả những mẹo của cậu và đã đỗ xe một cách hoàn hảo. Thầy giám khảo thậm chí còn khen mình. Bây giờ mình đang rất nhẹ nhõm và hạnh phúc. Cảm ơn cậu rất nhiều vì đã giúp mình luyện tập vào tuần trước. Mình không thể làm được nếu không có cậu. Lần tới đi chơi mình sẽ lái xe đưa chúng ta ra biển nhé! Thân mến, [Tên của bạn]

1.14. Mẫu 14: Chúc bạn may mắn trước kỳ thi hoặc sự kiện quan trọng

Subject: Good luck with your interview tomorrow! 

Hey [Tên bạn],

Just dropping a quick note to say GOOD LUCK with your job interview tomorrow morning!

I know you’ve been preparing for this for weeks. You are smart, capable, and perfectly suited for this role. Just take a deep breath, be yourself, and you will do great. They would be lucky to have you.

Call me as soon as it’s over to tell me how it went!

Sending you lots of positive energy,

[Tên của bạn]

Bản dịch: Này [Tên bạn], Chỉ gửi một tin nhắn nhanh để chúc cậu MAY MẮN với buổi phỏng vấn xin việc sáng mai! Mình biết cậu đã chuẩn bị cho việc này nhiều tuần rồi. Cậu thông minh, có năng lực và hoàn toàn phù hợp với vị trí này. Chỉ cần hít một hơi thật sâu, là chính mình, và cậu sẽ làm rất tốt. Họ sẽ rất may mắn khi có cậu đấy. Gọi cho mình ngay khi xong để kể xem mọi chuyện thế nào nhé! Gửi đến cậu thật nhiều năng lượng tích cực, [Tên của bạn]

1.15. Mẫu 15: Kể lại một kỷ niệm đáng nhớ giữa hai người

Subject: Look what I found! / Missing our Da Lat trip

Dear [Tên bạn],

I was cleaning up my room this morning and guess what I found? Our photo album from the Da Lat trip back in 2019!

Looking at those pictures brought back so many good memories. Do you remember when we got lost in the pine forest and it started raining? We were completely soaked but we couldn't stop laughing. That was definitely one of the best trips of my life.

We seriously need to plan another trip together soon. Let’s talk about it next time we meet!

Miss you,

[Tên của bạn]

Bản dịch: Gửi [Tên bạn], Sáng nay mình dọn dẹp phòng và đoán xem mình tìm thấy gì? Cuốn album ảnh từ chuyến đi Đà Lạt của chúng ta hồi năm 2019! Nhìn lại những bức ảnh đó gợi lại biết bao kỷ niệm đẹp. Cậu có nhớ lúc tụi mình bị lạc trong rừng thông và trời bắt đầu mưa không? Tụi mình ướt sũng nhưng không thể ngừng cười. Đó chắc chắn là một trong những chuyến đi tuyệt vời nhất đời mình. Chúng ta thực sự cần lên kế hoạch cho một chuyến đi khác cùng nhau sớm thôi. Lần tới gặp nhau hãy bàn về chuyện này nhé! Nhớ cậu, [Tên của bạn]

>>> Xem thêm: CÁCH TRẢ LỜI EMAIL XÁC NHẬN THÔNG TIN CHUYÊN NGHIỆP & MẪU DỄ ÁP DỤNG 

2. Bố cục email bằng tiếng Anh gửi cho bạn chuẩn nhất

Dù là email hỏi thăm, chia sẻ cuộc sống hay mời bạn tham gia một sự kiện, bạn vẫn nên tuân theo bố cục rõ ràng để người nhận dễ theo dõi và cuộc trò chuyện trở nên tự nhiên hơn. Một email tiếng Anh gửi cho bạn bè thường gồm 5 phần cơ bản: tiêu đề, lời chào mở đầu, phần mở đầu, nội dung chính và phần kết thúc kèm chữ ký. Mỗi phần đều có vai trò riêng, giúp email trở nên mạch lạc, lịch sự và dễ tạo thiện cảm với người nhận.

2.1. Tiêu đề email (Email title)

Tiêu đề (Subject) là nội dung đầu tiên người nhận nhìn thấy, vì vậy cần ngắn gọn, rõ ràng và phản ánh đúng mục đích của email. Đối với email gửi bạn bè, bạn có thể sử dụng những tiêu đề tự nhiên, gần gũi như Long time no see!, How have you been?, Happy Birthday! hoặc Weekend plans.

Tiêu đề lý tưởng chỉ nên dài khoảng 3–8 từ, tránh để trống hoặc đặt những tiêu đề quá chung chung như Hello vì sẽ không tạo được điểm nhấn. Một tiêu đề tốt giúp người nhận hiểu nhanh nội dung, khiến email của bạn trông chỉn chu và dễ gây chú ý hơn.

2.2. Lời chào mở đầu (Salutation)

Sau tiêu đề là lời chào mở đầu. Với bạn bè, bạn có thể lựa chọn cách chào phù hợp với mức độ thân thiết như Hi, Anna, Hello, Tom, Dear Lisa hoặc Hey, Jack. Trong đó, Hi và Hello là hai cách chào được sử dụng phổ biến nhất, Dear mang sắc thái lịch sự nhưng vẫn gần gũi, còn Hey phù hợp khi viết cho những người bạn rất thân.

Sau lời chào, hãy xuống dòng để bắt đầu nội dung email. Việc chọn lời chào phù hợp sẽ giúp email của bạn tự nhiên hơn và thể hiện đúng mối quan hệ giữa hai người.

2.3. Phần mở đầu (Opening line)

Phần mở đầu giúp cuộc trò chuyện diễn ra tự nhiên trước khi đi vào nội dung chính. Bạn có thể hỏi thăm sức khỏe, nhắc lại lần liên lạc gần nhất hoặc giới thiệu lý do viết email. Một số cách mở đầu phổ biến gồm I hope you're doing well., It's been a long time since we last talked., How have you been recently? hoặc I just wanted to share something exciting with you.

Chỉ cần 1–2 câu ngắn cũng đủ tạo cảm giác thân thiện và kết nối với người đọc. Đây là phần rất quan trọng vì nó giúp email không bị khô khan mà trở nên gần gũi, giống như một cuộc trò chuyện thật sự giữa hai người bạn.

2.4. Nội dung chính (Body)

Đây là phần quan trọng nhất của email, nơi bạn chia sẻ thông tin hoặc truyền tải thông điệp muốn gửi đến người nhận. Nội dung nên được trình bày theo từng đoạn ngắn, mỗi đoạn tập trung vào một ý để người đọc dễ theo dõi. Bạn có thể hỏi thăm tình hình học tập, công việc, chia sẻ trải nghiệm du lịch, kể về một sự kiện đáng nhớ, gửi lời cảm ơn, xin lỗi, chúc mừng hoặc nhờ bạn giúp đỡ.

Nếu mới học tiếng Anh, hãy ưu tiên sử dụng câu đơn hoặc câu ghép đơn giản, mỗi đoạn chỉ khoảng 2–4 câu và tránh viết quá dài hoặc lan man. Ngoài ra, bạn cũng nên sắp xếp ý theo trình tự hợp lý để email rõ ràng hơn, ví dụ: mở đầu bằng lời hỏi thăm, tiếp theo là nội dung chính, rồi mới đến lời nhắn hoặc lời mời.

2.5. Kết thúc và ký tên (Closing and Sign-off)

Sau khi hoàn thành nội dung chính, hãy dành một hoặc hai câu để bày tỏ mong muốn nhận được phản hồi hoặc gửi lời chúc tới người nhận. Bạn có thể sử dụng các mẫu câu như Hope to hear from you soon., Write back when you have time., Take care!, Have a great day! hoặc See you soon!.

Tiếp theo là phần ký tên với các cách kết phổ biến như Best, Best wishes, Take care, Love hoặc Yours, sau đó ghi tên của bạn ở dòng bên dưới.

Ví dụ:

Best wishes,
Mai

Một email được kết thúc đúng cách sẽ tạo cảm giác trọn vẹn, lịch sự và chuyên nghiệp hơn. Dù là email gửi bạn bè, bạn cũng nên tránh kết thúc quá đột ngột hoặc quên ký tên để thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận. Nếu muốn email tự nhiên hơn, bạn có thể thêm một câu ngắn như “Hope to see you soon” hoặc “Let me know what you think” trước khi ký tên để cuộc trò chuyện trở nên mềm mại và thân thiện hơn.

>>> Xem thêm: CÁCH VIẾT EMAIL TRẢ LỜI THƯ MỜI LÀM VIỆC BẰNG TIẾNG ANH, KÈM MẪU 

3. Từ vựng và mẫu câu thường dùng trong email tiếng Anh

Để viết email bằng tiếng Anh tự nhiên và mạch lạc, bên cạnh việc nắm vững bố cục, bạn cũng nên trang bị những mẫu câu thường dùng trong từng phần của email. Việc sử dụng đúng cách diễn đạt sẽ giúp nội dung trở nên trôi chảy, đúng ngữ cảnh và tạo thiện cảm với người nhận.

3.1. Mẫu câu mở đầu email

Phần mở đầu có vai trò tạo không khí thân thiện và dẫn dắt người đọc vào nội dung chính. Bạn có thể bắt đầu bằng lời hỏi thăm hoặc giới thiệu lý do viết email.

3.2. Mẫu câu trình bày thông tin và kể chuyện

Khi chia sẻ một câu chuyện, trải nghiệm hoặc cập nhật tình hình, hãy sử dụng những mẫu câu đơn giản, dễ hiểu và sắp xếp ý theo trình tự hợp lý.

3.3. Mẫu câu nhờ giúp đỡ hoặc yêu cầu hỗ trợ

Nếu muốn nhờ bạn bè giúp đỡ hoặc xin ý kiến, hãy sử dụng cách diễn đạt lịch sự để người nhận cảm thấy thoải mái hơn.

3.4. Mẫu câu cảm ơn và khen ngợi

Lời cảm ơn hoặc khen ngợi giúp email trở nên chân thành và tạo cảm giác gần gũi hơn trong giao tiếp.

3.5. Mẫu câu kết thúc email lịch sự

Phần kết thúc nên ngắn gọn, thể hiện mong muốn tiếp tục giữ liên lạc hoặc chờ phản hồi từ người nhận.

Việc ghi nhớ các mẫu câu trên sẽ giúp bạn viết email nhanh hơn mà vẫn đảm bảo tự nhiên, đúng ngữ pháp và phù hợp với từng tình huống. Khi đã quen, bạn nên linh hoạt thay đổi từ vựng và cách diễn đạt thay vì chỉ sao chép nguyên mẫu để email mang màu sắc cá nhân và giống cách giao tiếp của người bản ngữ hơn.

>>> Xem thêm: BÍ QUYẾT VIẾT EMAIL GỬI CV XIN VIỆC CHINH PHỤC NHÀ TUYỂN DỤNG 

4. Những lỗi phổ biến người Việt hay mắc khi viết email tiếng Anh gửi bạn

Khi viết email bằng tiếng Anh, nhiều người học thường tập trung vào từ vựng và ngữ pháp nhưng lại bỏ qua cách diễn đạt tự nhiên. Điều này khiến email tuy đúng về mặt ngôn ngữ nhưng vẫn thiếu sự trôi chảy hoặc chưa phù hợp với ngữ cảnh giao tiếp. Dưới đây là những lỗi phổ biến và cách khắc phục.

4.1. Dịch sát nghĩa từ tiếng Việt sang tiếng Anh

Một trong những lỗi thường gặp nhất là dịch từng từ hoặc từng câu từ tiếng Việt sang tiếng Anh. Cách viết này dễ tạo ra những câu không tự nhiên, thậm chí sai nghĩa vì mỗi ngôn ngữ có cách diễn đạt riêng.

Ví dụ, câu “I very miss you” nghe không tự nhiên trong tiếng Anh, trong khi cách nói đúng hơn là “I miss you so much.” Tương tự, “I invite you go to my house” nên được viết lại thành “I'd like to invite you to my house.” Những cách diễn đạt này nghe tự nhiên hơn và phù hợp với cách người bản ngữ sử dụng ngôn ngữ.

Để tránh lỗi này, bạn nên học theo các cụm từ cố định và mẫu câu phổ biến thay vì dịch từng từ một. Khi không chắc chắn, hãy tham khảo email mẫu hoặc từ điển uy tín để chọn cách diễn đạt phù hợp hơn.

4.2. Sử dụng văn phong quá trang trọng hoặc quá suồng sã

Email gửi bạn bè nên có giọng văn thân thiện, tự nhiên và vừa đủ lịch sự. Tuy nhiên, nhiều người lại vô tình dùng văn phong quá trang trọng như khi viết email công việc, hoặc ngược lại quá thoải mái khiến nội dung trở nên thiếu tinh tế.

Chẳng hạn, thay vì mở đầu bằng “Dear Sir/Madam,” bạn có thể dùng những cách chào gần gũi hơn như “Hi, Anna!”, “Hello, Tom!” hoặc “Dear Lisa,”. Những lời chào này phù hợp hơn với email gửi bạn bè và giúp bức thư mang cảm giác thân mật hơn.

Dù vậy, bạn cũng nên tránh dùng quá nhiều từ lóng hoặc cách nói chỉ phù hợp khi nhắn tin trên mạng xã hội nếu mối quan hệ chưa thật sự thân thiết. Một văn phong cân bằng giữa tự nhiên và lịch sự sẽ giúp email dễ đọc và tạo thiện cảm hơn.

4.3. Lạm dụng từ viết tắt và emoji

Các từ viết tắt như LOL, OMG, BTW, CU hay việc chèn quá nhiều emoji có thể khiến email trở nên thiếu chuyên nghiệp và đôi khi gây khó hiểu cho người nhận. Điều này đặc biệt dễ xảy ra khi người viết quen với cách nhắn tin nhanh trên mạng xã hội.

Bạn chỉ nên sử dụng từ viết tắt hoặc biểu tượng cảm xúc khi chắc chắn người nhận quen với phong cách giao tiếp đó. Nếu không, những chi tiết này có thể làm email mất đi sự rõ ràng và khiến nội dung trở nên kém nghiêm túc hơn mức cần thiết.

Trong hầu hết trường hợp, một email rõ ràng, ngắn gọn và lịch sự sẽ tạo ấn tượng tốt hơn nhiều. Khi muốn thể hiện cảm xúc, bạn có thể dùng từ ngữ tự nhiên thay vì phụ thuộc quá nhiều vào emoji hoặc ký hiệu viết tắt.

4.4. Sai ngữ pháp, dấu câu và cách chia thì

Lỗi chia thì, thiếu chủ ngữ, sai dấu câu hoặc viết hoa không đúng quy tắc là những lỗi rất phổ biến ở người mới học tiếng Anh. Những lỗi này có thể làm email mất đi sự chuyên nghiệp, dù nội dung vẫn dễ hiểu.

Ví dụ, câu “Yesterday I go to the beach” cần được sửa thành “Yesterday I went to the beach.” Tương tự, “hope you are fine” nên viết đầy đủ là “I hope you are fine.” Chỉ cần một vài lỗi nhỏ như vậy cũng đủ khiến câu văn trở nên thiếu tự nhiên.

Sau khi hoàn thành email, bạn nên dành vài phút đọc lại để kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp và dấu câu. Nếu cần, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ kiểm tra ngữ pháp để phát hiện những lỗi nhỏ trước khi gửi.

4.5. Viết email quá dài, thiếu trọng tâm

Nhiều người có thói quen đưa quá nhiều thông tin vào một email khiến nội dung trở nên lan man và khó theo dõi. Khi đó, người nhận có thể mất thời gian để tìm ý chính hoặc thậm chí bỏ sót thông tin quan trọng.

Để email dễ đọc hơn, bạn nên chỉ tập trung vào một chủ đề chính và chia nội dung thành các đoạn ngắn. Mỗi đoạn nên trình bày một ý rõ ràng để người nhận dễ nắm bắt và theo dõi mạch nội dung.

Ngoài ra, bạn cũng nên loại bỏ những chi tiết không cần thiết để email ngắn gọn nhưng vẫn đầy đủ. Một email có trọng tâm rõ ràng sẽ giúp người nhận phản hồi nhanh hơn và tạo cảm giác bạn là người biết cách giao tiếp hiệu quả.

>>> Xem thêm: 6+ MẪU EMAIL TỪ CHỐI PHỎNG VẤN LỊCH SỰ, KHÔNG MẤT LÒNG NHÀ TUYỂN DỤNG 

5. Câu hỏi thường gặp về viết email tiếng Anh

5.1. Cách bắt đầu email tiếng Anh gửi bạn sao cho tự nhiên?

Bạn nên mở đầu bằng lời chào thân thiện như Hi, Hello hoặc Dear kèm tên người nhận, sau đó hỏi thăm sức khỏe hoặc cuộc sống trước khi đi vào nội dung chính. Những câu như I hope you're doing well. hoặc How have you been lately? là lựa chọn phổ biến và tự nhiên. 

5.2. Viết email cho bạn bè và cho công việc khác nhau như thế nào?

Email gửi bạn bè có văn phong gần gũi, thoải mái và có thể sử dụng các cách diễn đạt mang tính cá nhân. Trong khi đó, email công việc cần lịch sự, chuyên nghiệp, hạn chế dùng từ lóng, emoji hoặc cách nói quá thân mật. 

5.3. Có nên sử dụng AI để hỗ trợ viết email tiếng Anh không?

Có. AI có thể giúp bạn xây dựng bố cục, gợi ý từ vựng, sửa lỗi ngữ pháp và cải thiện cách diễn đạt. Tuy nhiên, bạn vẫn nên đọc lại và điều chỉnh nội dung để phù hợp với hoàn cảnh giao tiếp cũng như phong cách viết của bản thân. 

5.4. Làm sao để viết email tiếng Anh tự nhiên như người bản ngữ?

Bạn nên đọc nhiều email mẫu, học theo các cụm từ thông dụng thay vì dịch từng câu từ tiếng Việt sang tiếng Anh. Đồng thời, hãy luyện viết thường xuyên và nhờ người có kinh nghiệm hoặc công cụ kiểm tra ngữ pháp góp ý để cải thiện dần khả năng diễn đạt. 

5.5. Người mới học tiếng Anh nên bắt đầu luyện viết email như thế nào?

Hãy bắt đầu với những chủ đề quen thuộc như hỏi thăm bạn bè, kể về một chuyến đi hoặc chia sẻ kế hoạch cuối tuần. Sử dụng các mẫu email có sẵn để luyện tập, sau đó dần thay đổi từ vựng và nội dung theo tình huống thực tế. 

5.6. Có nên dùng từ viết tắt và emoji trong email tiếng Anh gửi bạn không?

Có thể sử dụng nếu người nhận là bạn bè thân thiết và ngữ cảnh phù hợp. Tuy nhiên, không nên lạm dụng quá nhiều vì có thể khiến email trở nên thiếu rõ ràng hoặc kém lịch sự. Nếu chưa chắc về mức độ thân thiết, hãy ưu tiên cách diễn đạt đơn giản và tự nhiên. 

Hy vọng với bài mẫu viết email bằng tiếng Anh gửi cho bạn cùng những hướng dẫn về bố cục, mẫu câu và lỗi thường gặp trong bài viết, bạn sẽ tự tin hơn khi viết email trong nhiều tình huống khác nhau. Hãy luyện tập thường xuyên và linh hoạt điều chỉnh cách diễn đạt để mỗi email đều tự nhiên, đúng ngữ cảnh và mang đậm dấu ấn cá nhân.

Luyện viết email cho bạn bè là bước khởi đầu giúp bạn hình thành tư duy viết email bằng tiếng Anh một cách tự nhiên, trước khi chuyển sang các dạng email học thuật hoặc email công việc chuyên nghiệp. Đừng quên khám phá HBR Holdings Careers để xem thêm các bài viết về kỹ năng viết email Business English, giao tiếp tiếng Anh và kinh nghiệm ứng tuyển để tiếp tục nâng cao khả năng sử dụng tiếng Anh trong học tập và sự nghiệp. 

KHÁM PHÁ HBR HOLDINGS!