HƯỚNG DẪN TẠO CV HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ GIÚP TĂNG CƠ HỘI PHỎNG VẤN

Bạn đang đau đầu vì gửi CV hàng loạt vị trí nhưng không nhận được phản hồi? Vị trí Hành chính Nhân sự là "bộ mặt" của công ty và CV hành chính nhân sự chính là "bộ mặt" của bạn. 

Cùng HBR Holdings Careers khám phá bí quyết tạo nên một mẫu CV hành chính nhân sự ấn tượng, giúp bạn lọt vào "mắt xanh" của nhà tuyển dụng.

1. Hướng dẫn chi tiết từng bố cục trong CV hành chính nhân sự chuẩn nhất

Một bản CV chuẩn không chỉ cần đẹp mà cần phải đúng logic. Đối với ngành nhân sự, sự chỉn chu và tư duy sắp xếp là yếu tố tiên quyết. Dưới đây là cách triển khai từng phần để CV nhân sự của bạn trở nên chuyên nghiệp nhất.

1.1 Thông tin cá nhân

Đây là phần đầu tiên nhà tuyển dụng nhìn thấy, nhưng cũng là nơi dễ mắc lỗi sai ngớ ngẩn nhất. Thông tin cần sự chính xác tuyệt đối để HR có thể liên hệ với bạn.

• Họ và tên: Viết in hoa, to và rõ ràng.
• Vị trí ứng tuyển: Ghi rõ vị trí ứng tuyển
• Số điện thoại
• Email: Sử dụng tên email chuyên nghiệp (ví dụ: nguyenvana@gmail.com). 
• Ảnh đại diện: Chọn ảnh có trang phục lịch sự (sơ mi, vest), phông nền đơn sắc.

1.2 Mục tiêu nghề nghiệp

Mục tiêu nghề nghiệp là phần đầu tiên nhà tuyển dụng nhìn thấy. Nó phải ngắn gọn, chỉ khoảng 2-4 dòng. Bạn cần tránh viết những câu chung chung, sáo rỗng. Hãy tập trung vào hai khía cạnh là mục tiêu ngắn hạn (1-2 năm) và mục tiêu dài hạn (trên 3 năm).

Ví dụ: Thay vì viết: “Mong muốn làm việc trong môi trường chuyên nghiệp để học hỏi”. Hãy viết: “Mong muốn áp dụng 3 năm kinh nghiệm tuyển dụng để tìm kiếm nhân tài. Đạt được 95% chỉ tiêu tuyển dụng trong 12 tháng.”

Phần này cần khẳng định điều bạn có thể đóng góp cho công ty. Không phải là những điều bạn muốn nhận lại từ công ty.

1.3 Trình độ học vấn

Nếu bạn là người đã đi làm nhiều năm, hãy đặt phần này sau phần Kinh nghiệm làm việc. Nếu bạn là sinh viên mới ra trường, hãy đặt nó lên trước. Cách trình bày khoa học nhất là theo trình tự thời gian đảo ngược (gần nhất lên trước):

• Tên trường Đại học/Cao đẳng.
• Chuyên ngành đào tạo (Ví dụ: Quản trị Nhân lực, Luật, Quản trị Kinh doanh).
• Niên khóa.
• Điểm GPA 

Ngoài ra, hãy liệt kê các đề tài nghiên cứu khoa học hoặc các môn học chuyên ngành có liên quan trực tiếp đến vị trí ứng tuyển.

1.4 Kinh nghiệm làm việc

Đây là "trái tim" của bản CV nhân viên hành chính nhân sự. Sai lầm lớn nhất của 90% ứng viên là liệt kê danh sách các đầu việc thay vì những gì mình đã làm được. Nhà tuyển dụng muốn nhìn thấy Thành tích và Kết quả thực tế. 

Hãy áp dụng công thức vàng: Động từ hành động + Nhiệm vụ + Kết quả (đo lường bằng con số). Ví dụ: "Tuyển dụng thành công 30 vị trí Sales và Marketing trong quý II/2023, đạt 100% chỉ tiêu đề ra. Xây dựng nguồn data ứng viên tiềm năng giúp giảm 20% chi phí đăng tin tuyển dụng."

Đối với mảng Hành chính (Admin), bạn cũng cần lượng hóa công việc như:

• "Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm, tối ưu nhà cung cấp giúp tiết kiệm 15% ngân sách hành chính hàng tháng."
• "Tổ chức thành công 03 sự kiện Year End Party và Team Building cho quy mô 200 nhân sự."

Việc đưa các con số vào CV hành chính nhân sự giúp chứng minh năng lực thực thi của bạn một cách thuyết phục nhất.

1.5 Kỹ năng cứng, kỹ năng mềm

Ngành nhân sự đòi hỏi sự cân bằng giữa kỹ năng chuyên môn và kỹ năng con người.

Kỹ năng cứng (Hard Skills):

• Kiến thức Luật Lao động, BHXH, Thuế TNCN.
• Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint) là bắt buộc.
• Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính.
• Sử dụng các phần mềm HRM (Base, Misa, 1Office...).
• Tiếng Anh (nếu ứng tuyển công ty nước ngoài).

Kỹ năng mềm (Soft Skills):

• Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề và xử lý xung đột.
• Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc.
• Sự tỉ mỉ, cẩn thận và bảo mật thông tin.

Đừng chỉ liệt kê, hãy chọn lọc những kỹ năng sát nhất với mô tả công việc của nhà tuyển dụng.

1.6 Chứng chỉ & giải thưởng

Đây là minh chứng cho tinh thần cầu tiến và nỗ lực học hỏi của bạn. Hãy liệt kê các chứng chỉ liên quan để làm đẹp hồ sơ.

Một số chứng chỉ có giá trị trong ngành:

• Chứng chỉ Quản trị Nhân sự chuyên nghiệp.
• Chứng chỉ Tiền lương & Phúc lợi (C&B).
• Chứng chỉ Tin học văn phòng (MOS).
• Chứng chỉ ngoại ngữ (TOEIC, IELTS).

Nếu bạn từng đạt giải thưởng "Nhân viên xuất sắc" hay các giải thưởng tại trường Đại học, đừng ngần ngại đưa vào. Nó cho thấy bạn là một cá nhân ưu tú.

1.7 Sở thích & hoạt động

Có nên đưa vào cv hành chính nhân sự? Câu trả lời là Có, nhưng cần chọn lọc. Mục này giúp nhà tuyển dụng hiểu thêm về tính cách và mức độ phù hợp văn hóa (Culture Fit) của bạn.

Hãy chọn những sở thích thể hiện các phẩm chất tốt cho công việc:

• Đọc sách (thể hiện sự ham học hỏi).
• Chơi thể thao đồng đội (thể hiện tinh thần teamwork).
• Tham gia hoạt động tình nguyện (thể hiện sự cống hiến, trách nhiệm).

Tránh đưa vào những sở thích quá cá nhân hoặc không lành mạnh.

1.8 Người tham chiếu

Đây là người xác thực năng lực và thái độ làm việc của bạn. Thường là Sếp cũ, Quản lý trực tiếp hoặc Giảng viên hướng dẫn. Trong phần này của CV, bạn nên bao gồm những mục sau:

• Tên người tham chiếu
• Chức danh
• Công ty/ Tổ chức
• Thông tin liên lạc
• Quan hệ công việc: Mô tả mối quan hệ công việc của bạn với người tham chiếu (ví dụ: Quản lý trực tiếp, đồng nghiệp, đối tác,...).

Lưu ý rằng trước khi đưa thông tin của người tham chiếu vào CV, bạn nên xin phép họ để đảm bảo họ sẵn sàng trả lời khi có yêu cầu từ nhà tuyển dụng.

CƠ HỘI LÀM VIỆC CÙNG CÁC CHUYÊN GIA ĐẦU NGÀNH DÀNH RIÊNG CHO BẠN!

Khi bạn sở hữu một bản CV hành chính nhân sự xuất sắc, cánh cửa làm việc tại các môi trường chuyên nghiệp sẽ rộng mở. Điển hình như tại HBR Holdings, bạn sẽ có cơ hội làm việc trực tiếp cùng các chuyên gia dày dặn kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực:

• Giáo sư Dave Ulrich: Bộ óc số 1 về Nhân sự hiện đại, chủ nhân giải Nobel Colloquia.
• TS. Alok Bharadwaj: Cựu Phó chủ tịch chiến lược Canon Châu Á, Giám đốc Marketing xuất sắc 2019.
• TS. Lê Thẩm Dương: Chuyên gia tư vấn quản trị cho các tập đoàn hàng đầu trong và ngoài nước.
• Ths. Phạm Thu Thủy: Cựu Giám đốc Nhân sự tại Vingroup, TPBank.

>> Bạn đã sẵn sàng gia nhập đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và làm việc cùng các chuyên gia hàng đầu? Xem ngay các cơ hội tuyển dụng hấp dẫn tại HBR Holdings

2. Các mẫu CV hành chính nhân sự chuẩn và ấn tượng nhất

Mỗi giai đoạn sự nghiệp và mỗi vị trí sẽ cần một cách trình bày CV khác nhau. Dưới đây là 3 dạng mẫu CV hành chính nhân sự phổ biến nhất.

2.1. Mẫu CV hành chính nhân sự cho người mới 

Đối với các bạn sinh viên mới ra trường hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế. Do đó, mẫu CV hành chính nhân sự cho đối tượng này cần tập trung làm nổi bật nền tảng học vấn, điểm số GPA ấn tượng cùng các hoạt động ngoại khóa năng nổ để bù đắp sự thiếu hụt về kinh nghiệm. 

>> Ứng tuyển ngay vị trí Cộng tác viên nhân sự tại HBR Holdings để bắt đầu hành trình nghề nghiệp của bạn!

2.2. Mẫu CV nhân sự cho người có kinh nghiệm 3-5 năm 

Đây là nhóm ứng viên đã có thời gian "chinh chiến" và sở hữu chuyên môn sâu. Vì thế, nội dung CV phải tập trung tối đa vào lịch sử làm việc, sử dụng thành thạo các thuật ngữ chuyên ngành (KPIs, Turnover rate, Onboarding). Đặc biệt là những thành tích được định lượng bằng con số cụ thể. 

2.3. Mẫu CV nhân viên hành chính nhân sự song ngữ

Khi bạn ứng tuyển vào các tập đoàn đa quốc gia hoặc môi trường làm việc có yếu tố nước ngoài, một bản CV nhân viên hành chính nhân sự song ngữ (Anh - Việt) là vũ khí lợi hại nhất. Ở dạng CV này, bạn cần đảm bảo sự chính xác tuyệt đối về ngữ pháp, từ vựng chuyên ngành HR và nên trình bày nội dung song song hoặc tách thành hai bản riêng biệt trong cùng một file hồ sơ. 

>> XEM THÊM: LẤY LÒNG NHÀ TUYỂN DỤNG VỚI “5+ MẪU THƯ XIN VIỆC” ẤN TƯỢNG

3. 4 Sai lầm nghiêm trọng khiến CV của bạn bị loại ngay lập tức 

Dù bạn có năng lực tốt đến đâu, việc mắc phải những lỗi cơ bản dưới đây sẽ khiến CV hành chính nhân sự của bạn bị loại ngay từ "vòng gửi xe". Hãy kiểm tra kỹ lưỡng (checklist) trước khi nhấn nút gửi:

Những lỗi sai nghiêm trọng gây mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng

• Sai chính tả và lỗi định dạng: Nghề Hành chính Nhân sự đòi hỏi sự tỉ mỉ số 1. Một CV sai chính tả, font chữ lộn xộn, căn lề không đều thể hiện sự cẩu thả. Đây là điểm trừ cực lớn. Hãy rà soát từng dấu chấm, dấu phẩy.
• Liệt kê quá nhiều nhiệm vụ thay vì thành tích: Như đã đề cập, nhà tuyển dụng quan tâm bạn làm được gì chứ không phải bạn làm gì. Đừng biến CV thành một bản sao chép của Bảng mô tả công việc.
• Ảnh đại diện không phù hợp: Ảnh selfie, ảnh chụp qua app chỉnh sửa quá đà, ảnh cắt ra từ ảnh tập thể... đều thiếu chuyên nghiệp. Hãy đầu tư một bức ảnh profile chỉn chu để tạo thiện cảm.
• Thiếu từ khóa trong mô tả công việc (Lỗi ATS): Nhiều công ty lớn dùng hệ thống quét CV tự động (ATS). Nếu CV của bạn thiếu các từ khóa quan trọng có trong JD (như: Tuyển dụng, C&B, BHXH, Excel...), hệ thống sẽ đánh giá mức độ phù hợp thấp và loại bỏ hồ sơ của bạn.

Một bản CV hành chính nhân sự chất lượng là sự kết hợp giữa nội dung cô đọng, trình bày logic và tư duy hướng đến nhà tuyển dụng. Nó không chỉ là tờ giấy liệt kê tiểu sử, mà là công cụ marketing bản thân hiệu quả nhất. Đừng để cơ hội vụt mất chỉ vì một bản CV sơ sài. Hãy áp dụng ngay những quy chuẩn và bí quyết trên để hoàn thiện hồ sơ của mình.

Bạn đã sẵn sàng bước vào một hành trình sự nghiệp đầy triển vọng? Khám phá ngay các vị trí tuyển dụng hấp dẫn và nộp CV tại HBR Holdings ngay hôm nay!