CÁCH GHI ĐƠN XIN VIỆC CHUYÊN NGHIỆP, THU HÚT HR TUYỆT ĐỐI

Bạn đã từng tự hỏi tại sao đơn xin việc của mình bị loại ngay lập tức dù năng lực không hề yếu kém? Thực tế, HR chỉ dành vài giây để lướt qua hồ sơ. Nếu đơn xin việc của bạn không chuyên nghiệp hoặc mắc lỗi trình bày, cơ hội gần như bằng 0! Nắm vững cách ghi đơn xin việc chuẩn chính là "chìa khóa" giúp bạn nổi bật. 

HBR Holdings Careers sẽ hướng dẫn bạn từng bước để tạo ra một lá đơn ấn tượng, từ bố cục, ngôn ngữ đến các "mẹo" tinh chỉnh mà HR đặc biệt chú ý. Đừng bỏ lỡ cơ hội bứt phá sự nghiệp ngay hôm nay!

1. Tại sao cần nắm vững cách ghi đơn xin việc chuẩn?

Đơn xin việc giữ một vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng ban đầu và giúp hồ sơ của bạn vượt qua các vòng lọc. Những lý do dưới đây cho thấy vì sao bạn tuyệt đối không nên xem nhẹ tài liệu này:

• Tạo ấn tượng ban đầu: Đơn xin việc là trang đầu tiên HR nhìn thấy trong hồ sơ. Một lá đơn được trình bày cẩn thận, chuyên nghiệp ngay lập tức tạo ra thiện cảm và sự tôn trọng đối với người đọc.
• Thể hiện sự nghiêm túc và tâm huyết: Khi bạn dành thời gian nghiên cứu và viết một lá đơn được cá nhân hóa cho vị trí đó, điều này chứng minh sự nghiêm túc của bạn đối với công việc. Đây là yếu tố mà HR rất coi trọng.
• Lọc hồ sơ tự động: Nhiều công ty lớn sử dụng hệ thống ATS (Applicant Tracking System). Việc viết hồ sơ theo cấu trúc chuẩn, chứa từ khóa liên quan đến mô tả công việc của doanh nghiệp sẽ giúp hồ sơ của bạn vượt qua vòng lọc tự động này.
• Bổ sung cho CV: CV chỉ liệt kê kinh nghiệm và kỹ năng dưới dạng gạch đầu dòng, trong khi đơn xin việc cho phép bạn giải thích ngắn gọn “Vì sao” những kinh nghiệm đó phù hợp nhất với vị trí đang tuyển. Nó là cơ hội để kể câu chuyện ngắn gọn về bản thân.

Nắm vững cách ghi đơn xin việc là một chiến lược giúp bạn tăng 99% cơ hội được HR giữ lại hồ sơ và mời phỏng vấn.

2. Bật mí cách ghi đơn xin việc gây ấn tượng với HR

Dù bạn điền đơn xin việc (đơn mẫu) hay tự viết tay/đánh máy, cấu trúc chuẩn luôn bao gồm 4 phần chính sau.

2.1 Phần mở đầu

Phần này tuy đơn giản nhưng lại là nơi dễ mắc lỗi nhất nếu thiếu sự cẩn thận.

• Quốc hiệu và tiêu ngữ: Luôn đặt ở trên cùng, căn giữa hoặc căn phải. Ghi rõ ràng: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”
• Tên đơn: Đặt tên rõ ràng, căn giữa, in đậm: ĐƠN XIN VIỆC (hoặc THƯ XIN VIỆC).
• Kính gửi: Đây là phần quan trọng nhất. Tránh dùng chung chung "Kính gửi Ban Lãnh đạo" nếu bạn có thể tìm thấy thông tin cụ thể.

Tốt nhất: Kính gửi: Anh/Chị [Tên cụ thể của HR hoặc Trưởng phòng].

Thứ hai: Kính gửi: Bộ phận Nhân sự/Phòng Hành chính Nhân sự Công ty [Tên công ty].

>> XEM THÊM: ĐƠN XIN VIỆC KÍNH GỬI AI? 4 KỊCH BẢN GIÚP BẠN GHI ĐÚNG 100%

2.2 Phần thông tin cá nhân

Phần thông tin liên hệ là nơi HR kiểm tra đầu tiên để đảm bảo họ có thể liên lạc với bạn nhanh chóng và chính xác. Vì vậy, hãy trình bày thật rõ ràng và chuẩn mực.

• Họ và tên: Ghi in hoa toàn bộ, khớp với giấy tờ tùy thân.
• Ngày sinh, địa chỉ: Ghi đầy đủ và chính xác. Với địa chỉ, bạn nên sử dụng nơi cư trú hiện tại (thường trú hoặc tạm trú) để HR thuận tiện khi sắp xếp lịch phỏng vấn.
• Số điện thoại & Email: Đây là hai kênh liên hệ quan trọng nhất, vì vậy bạn phải đảm bảo tính chính xác tuyệt đối.

Lưu ý: Hãy dùng một địa chỉ email mang tính chuyên nghiệp (Ví dụ: NguyenVanA@email.com), tránh dùng email thiếu nghiêm túc ( anhdeptrai123@email.com).

2.3 Phần nội dung chính 

Đây chính là “trái tim” của lá đơn, nơi bạn cho nhà tuyển dụng thấy vì sao bạn là ứng viên phù hợp nhất. Hãy viết ngắn gọn, tập trung và có trọng điểm.

• Nguyện vọng: Trình bày lý do bạn viết đơn và vị trí ứng tuyển. Nêu rõ bạn biết thông tin tuyển dụng từ đâu (website, LinkedIn, giới thiệu...).
• Tóm tắt năng lực: Thay vì kể dài dòng, hãy chọn 1–2 điểm mạnh nổi bật nhất, có minh chứng cụ thể và liên quan trực tiếp đến yêu cầu từ JD. Con số càng rõ ràng, tác động càng mạnh.
• Lời đề nghị: Kết thúc bằng việc khẳng định mong muốn được đồng hành cùng công ty, thể hiện tinh thần học hỏi và sẵn sàng đóng góp vào mục tiêu chung.

Ví dụ: Ứng tuyển vị trí Digital Marketing Executive

“Tôi gửi đơn xin ứng tuyển vị trí Digital Marketing Executive tại Công ty HBR Holdings sau khi đọc thông tin tuyển dụng trên website công ty. Tôi có 3 năm kinh nghiệm tối ưu quảng cáo Facebook và Google Ads, trong đó chiến dịch gần nhất tôi phụ trách đã giúp tăng trưởng 20% doanh thu từ kênh Facebook chỉ trong một quý. Tôi mong muốn được đóng góp vào các chiến dịch Marketing của công ty và phát triển sự nghiệp lâu dài tại đây.”

2.4. Phần kết

Phần kết là nơi bạn thể hiện thái độ trân trọng đối với nhà tuyển dụng và khẳng định tính chính xác của toàn bộ thông tin trong đơn. Bên cạnh đó, đây cũng là thời điểm thích hợp để đề xuất bước tiếp theo. Điều này thể hiện bạn đang sẵn sàng tham gia quy trình tuyển dụng.

• Lời cam đoan & lời cảm ơn: Cam đoan mọi thông tin là chính xác và bày tỏ lòng biết ơn khi HR đã dành thời gian xem xét hồ sơ.

Ví dụ: “Tôi cam kết mọi thông tin trong đơn là hoàn toàn chính xác và sẵn sàng cung cấp thêm minh chứng khi cần thiết. Chân thành cảm ơn Quý Công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi.”

• Đề xuất hành động: Đề nghị được tham gia vòng phỏng vấn.

Ví dụ: “Tôi rất mong có cơ hội trao đổi trực tiếp trong buổi phỏng vấn để trình bày rõ hơn về khả năng phù hợp của mình.”  hoặc “Hy vọng tôi sẽ có cơ hội gặp gỡ Quý Công ty tại vòng phỏng vấn sắp tới để chia sẻ thêm về kinh nghiệm và định hướng nghề nghiệp.”

• Địa điểm và thời gian: Ghi rõ nơi bạn viết đơn và ngày, tháng, năm. 
• Chữ ký:

Ghi rõ họ tên ở góc phải, dưới phần lời cảm ơn và lời đề nghị.

Nếu là đơn viết tay: Ký tên trực tiếp phía trên họ tên.

Nếu là đơn đánh máy gửi qua email: chèn chữ ký scan để tăng tính chuyên nghiệp.

HBR HOLDINGS - VĂN HÓA HỌC HỎI, SÁNG TẠO, ĐỔI MỚI DÀNH RIÊNG CHO BẠN

HBR Holdings tin rằng đầu tư vào con người là khoản đầu tư có lợi nhuận cao nhất. Dưới sự dẫn dắt của CEO Tony Dzung – người liên tục học tập tại Harvard, MIT, Westpoint và nhiều trường đẳng cấp thế giới – văn hóa Learning Culture đã trở thành dấu ấn riêng biệt của HBR.

Gia nhập HBR Holdings, bạn sẽ nhận được:

• Được tài trợ 100% học phí cho toàn bộ chương trình thuộc hệ sinh thái đào tạo của HBR Holdings.
• Quản lý được tài trợ 70% khi tham gia các khóa học bên ngoài, bao gồm khóa quốc tế.
• Cơ hội học tập từ chuyên gia tầm cỡ, tiếp cận kiến thức cập nhật nhất về Nhân sự – Kinh doanh – Marketing – Lãnh đạo.
• Văn hóa học hỏi ăn sâu vào DNA tổ chức: coi trọng đổi mới, sáng tạo và phát triển năng lực liên tục.
• Môi trường phù hợp cho người muốn tiến xa, xây dựng sự nghiệp dài hạn và phát triển bản thân ở tốc độ cao.

👉 HBR Holdings là nơi mà chúng tôi đồng hành cùng bạn để giúp bạn trở thành phiên bản tốt hơn mỗi ngày.

3. Bí quyết giúp đơn xin việc ghi điểm tuyệt đối với nhà tuyển dụng

Thực hiện đúng cấu trúc chỉ là bước đầu. Muốn hồ sơ của bạn thu hút HR tuyệt đối, bạn cần áp dụng các mẹo tinh chỉnh sau:

3.1 Viết theo phong cách phù hợp với ngành nghề

Mỗi ngành nghề có yêu cầu khác nhau về văn phong và sự sáng tạo trong viết hồ sơ xin việc làm công ty:

• Ngành sáng tạo (Marketing, Thiết kế): Những ngành này luôn đánh giá cao khả năng thể hiện cá tính, sự linh hoạt trong cách dùng từ và khả năng kể chuyện (storytelling). Một đơn xin việc quá khô cứng sẽ khiến bạn mất điểm, vì nó không phản ánh được tinh thần sáng tạo của nghề. 

Ví dụ: “Tôi từng là người lên ý tưởng và triển khai chiến dịch ‘X’ – giúp tăng 45% tương tác tự nhiên chỉ trong 2 tuần. Tôi tin sự sáng tạo phải đi cùng chiến lược, và đó cũng là lý do tôi mong muốn đồng hành cùng đội Marketing của Quý công ty.”

• Ngành truyền thống/Kỹ thuật (Ngân hàng, Kế toán, IT): Ở các ngành này, sự chuyên nghiệp và độ chính xác gần như là tiêu chuẩn bắt buộc. Nhà tuyển dụng mong muốn thấy cách bạn làm việc với dữ liệu, hệ thống và quy trình hơn là cảm xúc hay câu chữ bay bổng.

Ví dụ: “Trong vai trò Kế toán Tổng hợp, tôi chịu trách nhiệm đối soát và lập báo cáo tài chính tháng cho doanh nghiệp hơn 150 nhân sự. Năm vừa qua, tôi đã tối ưu quy trình kiểm soát chứng từ, giúp giảm 8% chi phí vận hành.”

3.2 Tùy chỉnh đơn xin việc theo từng công ty

Đây là bí quyết quan trọng nhất quyết định việc bạn có vượt qua vòng lọc hồ sơ hay không. Một trong những sai lầm lớn nhất của ứng viên là sử dụng một mẫu đơn cho nhiều công ty khác nhau. HR có thể nhận ra điều này chỉ trong vài giây đầu.

• Điều chỉnh từ khóa: Đọc kỹ mô tả công việc (JD) và thay thế những cụm từ chung chung bằng thuật ngữ chuyên môn mà công ty đang sử dụng. Điều này cho thấy bạn hiểu đúng nhu cầu tuyển dụng.
• Đề cập trực tiếp đến công ty hoặc sản phẩm: Nhắc đến tên công ty, sản phẩm, dịch vụ hoặc giá trị cốt lõi của họ để chứng minh rằng bạn đã dành thời gian nghiên cứu trước khi ứng tuyển.

Ví dụ: “Sau khi tìm hiểu về HBR Holdings, tôi đặc biệt ấn tượng với văn hóa Learning Culture – khuyến khích và tạo điều kiện cho nhân sự không ngừng học hỏi và phát triển. Đây cũng là giá trị tôi luôn theo đuổi trong công việc và là lý do tôi mong muốn được đồng hành cùng công ty.” 

>> KHÁM PHÁ NGAY CÁC VỊ TRÍ HOT ĐANG TUYỂN DỤNG TẠI HBR HOLDINGS

3.3 Sử dụng ngôn ngữ chủ động và chuyên nghiệp

Ngôn ngữ bạn sử dụng phản ánh cách bạn làm việc. HR luôn đánh giá cao những ứng viên thể hiện sự chủ động, dứt khoát và rõ ràng trong từng trải nghiệm.

Bạn nên sử dụng:

• Động từ mạnh, tích cực: triển khai, tối ưu, dẫn dắt, phối hợp, xây dựng, cải tiến…
• Cách viết thể hiện vai trò chủ động của bạn trong công việc.
• Ví dụ: “Tôi đã triển khai chiến dịch X và mang lại mức tăng trưởng Y.”

Bạn cần tránh dùng văn phong bị động thiếu chủ đích như: “Tôi được giao nhiệm vụ triển khai chiến dịch X …”. Điều nay khiến vai trò của bạn trở nên mờ nhạt.

3.4 Trình bày tối giản, ưu tiên nội dung quan trọng

Một đơn xin việc chuyên nghiệp không phải là đơn dài, mà là đơn dễ đọc – dễ hiểu – dễ ghi nhớ. Nguyên tắc trình bày là: 

• Độ dài lý tưởng: 1 trang A4.
• Font chữ chuyên nghiệp: Times New Roman, Arial, Calibri… (cỡ chữ 12–14).
• Căn lề hợp lý, chừa khoảng trắng giúp nội dung thoáng hơn.
• Sử dụng in đậm, in nghiêng một cách tiết chế để làm nổi bật các ý quan trọng (thành tựu, kỹ năng nổi bật…).

Lưu ý: Tránh sử dụng màu sắc, icon hoặc các phong cách trình bày không phù hợp với ngành truyền thống như Hành chính, Ngân hàng, Kế toán…

3.5 Nhất quán giữa CV, đơn xin việc và thông tin online

HR thường kiểm tra chéo thông tin. Chỉ cần một chi tiết sai lệch về thời gian làm việc, chức danh hoặc số điện thoại, hồ sơ của bạn có thể bị loại ngay lập tức vì thiếu độ tin cậy.

Bạn cần đảm bảo:

• Các thông tin cá nhân trùng khớp 100% giữa CV – đơn xin việc – LinkedIn.
• Chức danh, mô tả công việc và số liệu thành tựu phải đồng nhất.
• Nếu từng đổi số điện thoại hoặc email, hãy cập nhật toàn bộ hồ sơ.

3.6 Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp

Lỗi chính tả là “điểm trừ” nặng nhất trong mắt HR vì nó thể hiện sự cẩu thả. Với những vị trí yêu cầu tính chính xác như Hành chính, Nhân sự, Kế toán…, lỗi chính tả gần như là lý do loại hồ sơ ngay lập tức.

Cách giúp bạn hạn chế lỗi:

• Rà soát ít nhất 2 lần trước khi gửi.
• Đọc to văn bản để phát hiện câu khó hoặc lỗi ngữ pháp.
• Nhờ một người khác xem lại để đảm bảo tính khách quan.

3.7 Đính kèm đúng file, đúng định dạng, đúng tên

Đây là bước cuối cùng nhưng lại thể hiện mức độ chuyên nghiệp của ứng viên hơn bạn nghĩ. Tiêu chuẩn gửi file qua email:

• Định dạng: Ưu tiên PDF để tránh lỗi font hoặc sai lệch bố cục.
• Tên file: Rõ ràng – chuyên nghiệp – có cấu trúc.

Ví dụ: DonXinViec_NguyenVanA_ViTriMarketing.pdf

>> XEM THÊM: HỒ SƠ NHÂN SỰ LÀ GÌ? 7 BƯỚC QUẢN LÝ CHUẨN CHUYÊN GIA DÀNH CHO HR

4. Mẫu đơn xin việc chuẩn, phù hợp cho từng đối tượng

Việc lựa chọn mẫu viết hồ sơ xin việc làm công ty phù hợp với kinh nghiệm cá nhân sẽ giúp bạn tối ưu hóa nội dung thuyết phục.

4.1 Đơn xin việc dành cho ứng viên mới ra trường

Ứng viên mới ra trường nên tập trung thể hiện thái độ tích cực và mục tiêu nghề nghiệp rõ ràng. Hãy nhấn mạnh tinh thần ham học hỏi, sự nhiệt huyết, cùng các thành tích học tập nổi bật như GPA, dự án hoặc hoạt động ngoại khóa liên quan. 

Đồng thời, làm rõ những kỹ năng mềm quan trọng như làm việc nhóm, giải quyết vấn đề hay giao tiếp – đây là điểm bù đắp hiệu quả cho phần kinh nghiệm còn hạn chế.

4.2 Đơn xin việc dành cho ứng viên có kinh nghiệm

Ứng viên có kinh nghiệm cần nhấn mạnh kết quả và giá trị đem lại cho doanh nghiệp. 

Hãy sử dụng số liệu cụ thể để chứng minh thành tích, đồng thời mô tả rõ vai trò, trách nhiệm trong các dự án đã thực hiện. Cuối cùng, giải thích vì sao kinh nghiệm tích lũy phù hợp với vị trí đang ứng tuyển sẽ giúp bạn nổi bật hơn.

4.3 Đơn xin việc dành cho vị trí chuyên môn

Với các vị trí chuyên môn sâu như IT, Tài chính hay Pháp lý, ứng viên cần thể hiện sự am hiểu qua thuật ngữ chuyên ngành và các chứng chỉ liên quan. 

Hãy nêu ngắn gọn những vấn đề kỹ thuật bạn từng giải quyết và cách tiếp cận của mình – điều này giúp nhà tuyển dụng đánh giá năng lực chuyên môn một cách rõ ràng.

Một lá đơn xin việc chuyên nghiệp là bằng chứng cho thấy bạn là một ứng viên chuyên nghiệp. Bằng cách nắm vững cách ghi đơn xin việc chuẩn, tuân thủ cấu trúc chính xác và áp dụng các bí quyết cá nhân hóa đã được HBR Holdings Careers hướng dẫn viết đơn xin việc chi tiết ở trên, bạn sẽ tạo ra một bộ hồ sơ thu hút HR tuyệt đối. Hãy bắt đầu viết đơn xin việc để chinh phục nhà tuyển dụng ngay hôm nay!

Nếu bạn đang tìm một môi trường coi trọng con người, đề cao “Learning Culture” và tạo điều kiện để bạn phát triển toàn diện, HBR Holdings chính là nơi để bạn bắt đầu hành trình mới đầy ý nghĩa.