HỒ SƠ NHÂN SỰ LÀ GÌ? 7 BƯỚC QUẢN LÝ CHUẨN CHUYÊN GIA DÀNH CHO HR

Một hệ thống hồ sơ nhân sự chuẩn mực giúp HR đưa ra các quyết định chính xác và tránh được các rủi ro pháp lý. Vậy bạn đã bao giờ tự hỏi hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp mình bao gồm những gì, quy trình quản lý đang áp dụng có thực sự hiệu quả và tối ưu chưa? Bạn có chắc chắn rằng mình đang tuân thủ đúng các quy định mới nhất về quản lý hồ sơ nhân sự không? 

HBR Holdings Careers sẽ giải đáp tất cả những thắc mắc này, chia sẻ chi tiết về hồ sơ nhân sự và 7 bước quản lý hiệu quả chuẩn chuyên gia. Những chiến lược này sẽ giúp doanh nghiệp vận hành tối ưu và phát triển bền vững. Hãy cùng khám phá ngay!

1. Định nghĩa hồ sơ nhân sự là gì?

Hồ sơ nhân sự (Human Resources File) là tập hợp có hệ thống các tài liệu, văn bản, dữ liệu liên quan đến lịch sử làm việc của một cá nhân tại doanh nghiệp. Đây là bằng chứng pháp lý cơ sở để xác lập, duy trì, và chấm dứt mối quan hệ lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động. 

Về bản chất, hồ sơ nhân sự là một tài liệu sống, cần được cập nhật liên tục và chính xác. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp lao động, hồ sơ nhân sự là bằng chứng pháp lý quan trọng giúp bảo vệ doanh nghiệp khỏi các cáo buộc sai phạm, đồng thời đảm bảo người lao động nhận được các phúc lợi đầy đủ.

2. Hồ sơ nhân sự gồm những tài liệu thiết yếu nào?

Để trả lời chi tiết câu hỏi "hồ sơ nhân sự gồm những gì", ta cần phân loại dựa trên tính chất công việc và độ tuổi theo quy định pháp luật.

2.1 Hồ sơ nhân sự đối với nhân viên thử việc và cộng tác viên 

Đối với nhân sự chưa chính thức, bộ hồ sơ tập trung vào việc xác minh danh tính và thỏa thuận ban đầu:

• Đơn xin việc và Sơ yếu lý lịch: Ghi rõ quá trình học tập và làm việc trước đây.
• Giấy tờ tùy thân: Bản sao CCCD/CMND (có công chứng trong 6 tháng gần nhất)
• Văn bằng/Chứng chỉ: Bản sao công chứng các bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn liên quan đến vị trí công việc .
• Quyết định/Hợp đồng thử việc: Văn bản xác định thời gian, vị trí, và mức lương thử việc theo quy định.
• Giấy khám sức khỏe: Xác nhận từ cơ sở y tế về tình trạng sức khỏe phù hợp với công việc được giao.
• Các tài liệu liên quan đến lương và bảo hiểm bao gồm: sổ bảo hiểm xã hội, các giấy tờ xác nhận quyền lợi bảo hiểm và thông tin về mã số thuế cá nhân của nhân viên thử việc và cộng tác viên.

>> XEM THÊM: CÁCH VIẾT SƠ YẾU LÝ LỊCH XIN VIỆC TỪ A-Z CHUẨN NHẤT 2026

2.2 Hồ sơ nhân sự đối với nhân viên chính thức

Hồ sơ nhân sự của nhân viên chính thức là hồ sơ gốc, cần được bổ sung và cập nhật thường xuyên. Các tài liệu trong hồ sơ này bao gồm:

• Hợp đồng lao động: Bản gốc có chữ ký của cả người lao động và người sử dụng lao động, ghi rõ thời gian làm việc, mức lương, và các điều khoản thỏa thuận cụ thể giữa hai bên.
• Quyết định tuyển dụng/Bổ nhiệm: Văn bản chính thức xác nhận việc chuyển từ thử việc sang chính thức, hoặc quyết định bổ nhiệm vào vị trí công tác cụ thể trong công ty.
• Các tài liệu liên quan đến lương và bảo hiểm: Bao gồm sổ bảo hiểm xã hội, các giấy tờ liên quan đến chế độ bảo hiểm và đăng ký mã số thuế cá nhân của nhân viên.
• Các quyết định bổ sung: Các quyết định về điều chỉnh lương, thăng chức, khen thưởng, hoặc kỷ luật (nếu có), giúp ghi nhận sự thay đổi trong quyền lợi và nghĩa vụ của nhân viên trong suốt quá trình làm việc.

2.3 Hồ sơ nhân sự cho những nhân viên dưới 15 tuổi

Theo quy định pháp luật, việc sử dụng lao động dưới 15 tuổi phải tuân thủ các yêu cầu nghiêm ngặt để đảm bảo quyền lợi và sự an toàn cho trẻ em. Các tài liệu cần có trong hồ sơ nhân sự đối với nhân viên dưới 15 tuổi bao gồm:

• Giấy khám sức khỏe: Xác nhận từ cơ sở y tế rằng nhân viên đủ sức khỏe để thực hiện công việc được giao.
• Văn bản đồng ý của người đại diện: Phải có văn bản đồng ý của cha, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp, xác nhận sự đồng thuận với việc làm của trẻ.
• Giấy tờ xác nhận độ tuổi: Bản sao Giấy khai sinh hoặc các giấy tờ pháp lý khác để xác nhận chính xác độ tuổi của nhân viên.

KHAI PHÁ TIỀM NĂNG CỦA BẠN CÙNG ĐỘI NGŨ HBR HOLDINGS

Nếu bạn mong muốn một môi trường tập trung vào việc phát triển năng lực cá nhân và khuyến khích học hỏi, HBR Holdings là lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn. Văn hóa "Learning Culture" tại HBR Holdings không chỉ tạo điều kiện để mỗi cá nhân không ngừng hoàn thiện bản thân mà còn giúp bạn đạt được những bước đột phá trong sự nghiệp.

Ở  HBR Holdings chúng tôi có:

• Các khóa đào tạo nội bộ, buổi workshop kỹ năng và chương trình phát triển tư duy được tổ chức thường xuyên, miễn phí cho nhân sự để nâng cao chuyên môn và kỹ năng.
• Cơ hội học hỏi và làm việc trực tiếp với các chuyên gia hàng đầu trong nước và quốc tế.
• Lộ trình thăng tiến rõ ràng, giúp mỗi cá nhân có cơ hội trở thành nhà lãnh đạo trẻ trong tương lai.
• Chính sách lương thưởng minh bạch và công bằng, luôn ghi nhận những nỗ lực và đóng góp của bạn.
• Văn hóa làm việc chuyên nghiệp, nơi sự sáng tạo và tinh thần đột phá luôn được khuyến khích.

Hãy ứng tuyển ngay để gia nhập HBR Holdings và bắt đầu hành trình phát triển sự nghiệp vượt trội của bạn!

3. Quy trình 7 bước quản lý hồ sơ nhân sự chuẩn chuyên gia từ A-Z

Dưới đây là quy trình 7 bước quản lý hồ sơ nhân sự chuẩn chuyên gia từ A–Z, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Bước 1: Chuẩn hóa và Số hóa

Đồng bộ hóa các mẫu biểu (biểu mẫu Hợp đồng, Đơn xin nghỉ phép) trong toàn công ty. Tiến hành quét và lưu trữ tất cả các tài liệu vật lý vào định dạng số hóa (PDF, TIFF). Việc này giúp giảm rủi ro hư hỏng tài liệu gốc và là nền tảng cho việc quản lý hiệu quả về sau.

Bước 2: Phân loại và sắp xếp hệ thống

Quy trình phân loại và sắp xếp hồ sơ nhân sự cần được thực hiện theo một cấu trúc logic để đảm bảo tính hiệu quả và dễ dàng tra cứu. Cụ thể:

• Theo cá nhân: Mỗi nhân viên sẽ có một File/Folder riêng và được gán một mã số duy nhất để phân biệt, giúp dễ dàng quản lý và truy xuất thông tin.
• Theo danh mục: Trong mỗi File/Folder, tài liệu cần được phân loại rõ ràng thành các mục nhỏ như: Hồ sơ pháp lý, Hồ sơ đào tạo, Hồ sơ kỷ luật, và các mục khác tùy thuộc vào yêu cầu công việc.

>> XEM THÊM: TOP 5 MẪU SƠ YẾU LÝ LỊCH ĐƠN GIẢN CHUẨN NHẤT 2026

Bước 3: Thiết lập quy trình cập nhật và biến động

Thiết lập quy trình tự động cập nhật khi có bất kỳ sự kiện nào xảy ra (ví dụ: Thay đổi địa chỉ, tăng lương, kết hôn). HR cần có một checklist định kỳ để yêu cầu nhân viên cung cấp tài liệu mới (ví dụ: Căn cước công dân hết hạn, chứng chỉ mới).

Bước 4: Kiểm tra và đối chiếu định kỳ

Tiến hành kiểm toán nội bộ ít nhất 1-2 lần/năm. Kiểm tra ngẫu nhiên một số hồ sơ nhân sự để đối chiếu dữ liệu giữa bản vật lý, bản số hóa và dữ liệu trong hệ thống HRM. Điều này nhằm phát hiện và khắc phục kịp thời các sai sót trước khi có thanh tra.

Bước 5: Bảo mật vật lý và bảo mật Hệ thống

Dưới đây là các bước cần thiết để bảo vệ thông tin nhân sự một cách hiệu quả:

• Bảo mật Vật lý: Lưu trữ hồ sơ giấy tờ trong tủ khóa chống cháy, chống ẩm, hạn chế khu vực.
• Bảo mật Hệ thống: Sử dụng mật khẩu mạnh, mã hóa dữ liệu (Encryption) và phân quyền truy cập nghiêm ngặt. Chỉ những người có thẩm quyền mới được xem hoặc chỉnh sửa.

Bước 6: Quy tắc sao lưu và phục hồi dữ liệu

Thực hiện sao lưu (Backup) dữ liệu số hóa hàng ngày hoặc hàng tuần vào các máy chủ dự phòng (Cloud Server hoặc Offline Server). Quy tắc 3-2-1 (3 bản sao, 2 loại lưu trữ khác nhau, 1 bản lưu trữ ngoài) là tiêu chuẩn vàng để đảm bảo khả năng phục hồi dữ liệu tối đa khi có sự cố.

Bước 7: Thanh lý và lưu trữ vĩnh viễn

Sau khi nhân viên nghỉ việc hoặc hết thời hạn lưu trữ theo pháp luật, hồ sơ cần được phân loại: tài liệu nào cần tiêu hủy (thông tin cá nhân đã hết giá trị sử dụng) và tài liệu nào cần lưu trữ vĩnh viễn (ví dụ: các quyết định quan trọng, danh sách đóng bảo hiểm).

4. Các phương pháp lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả

Để hệ thống hồ sơ nhân sự được quản lý chặt chẽ, an toàn và dễ tra cứu, doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp lưu trữ phù hợp. Dưới đây là các phương pháp lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả mà HR có thể áp dụng.

4.1 Lưu trữ vật lý (Truyền thống)

Phương pháp lưu trữ này vẫn cần thiết đối với các tài liệu gốc có tính pháp lý cao, như hợp đồng lao động, quyết định tuyển dụng/chấm dứt hợp đồng lao động.

• Ưu điểm: Đảm bảo tính xác thực cao và dễ dàng tham chiếu trong các trường hợp cần chứng minh.
• Nhược điểm: Tốn diện tích lưu trữ, dễ hư hỏng do tác động môi trường và khó khăn trong việc tra cứu nhanh chóng.

4.2 Lưu trữ điện tử (Số hóa)

Lưu trữ điện tử sử dụng các hệ thống đám mây (Cloud Drive), phần mềm CRM, HRM giúp số hóa hồ sơ nhân sự và lưu trữ dữ liệu một cách hiệu quả.

• Ưu điểm: Dễ dàng tìm kiếm thông tin, bảo mật qua mã hóa dữ liệu và dễ dàng sao lưu.
• Nhược điểm: Cần đầu tư vào hệ thống lưu trữ và quy trình bảo mật nghiêm ngặt để tránh rò rỉ hoặc mất mát dữ liệu.

4.3 Phương pháp kết hợp và gợi ý công cụ 

Phương pháp Hybrid (Kết hợp) là sự lựa chọn tối ưu, trong đó các tài liệu gốc sẽ được lưu trữ vật lý, còn các tài liệu khác được số hóa và quản lý qua hệ thống phần mềm HRM.

• Lợi ích: Giúp duy trì tính xác thực của tài liệu gốc đồng thời tận dụng sự tiện lợi và hiệu quả của việc số hóa để quản lý hồ sơ dễ dàng hơn.
• Công cụ đề xuất: Các hệ thống HRM chuyên nghiệp như MISA AMIS, FastWork, Base.vn cung cấp các module quản lý hồ sơ nhân sự, tự động cảnh báo khi tài liệu sắp hết hạn và phân quyền truy cập chặt chẽ, giúp đảm bảo bảo mật và tối ưu hóa quy trình quản lý.

5. Quy định về quản lý hồ sơ nhân sự theo luật mới nhất

5.1 Thời hạn lưu trữ và nguyên tắc bảo mật thông tin hồ sơ nhân sự 

• Thời gian lưu trữ: Các tài liệu liên quan đến tiền lương, Bảo hiểm xã hội, và Hợp đồng lao động phải được lưu trữ tối thiểu 5 năm kể từ ngày kết thúc hợp đồng hoặc khi các vấn đề liên quan đã được giải quyết.
• Nguyên tắc bảo mật thông tin: Doanh nghiệp phải tuân thủ Nghị định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bảo vệ thông tin trong hồ sơ nhân sự và đảm bảo quyền truy cập chỉ dành cho những người có thẩm quyền, theo nguyên tắc "cần biết" (Need-to-know basis).

>> XEM THÊM: HƯỚNG DẪN TẠO CV HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ GIÚP TĂNG CƠ HỘI PHỎNG VẤN

5.2 Các rủi ro pháp lý và chế tài khi vi phạm quy định về quản lý hồ sơ 

Các vi phạm thường gặp và chế tài có thể bao gồm:

• Không lập hồ sơ: Phạt hành chính đối với hành vi không lập hồ sơ nhân sự theo đúng quy định.
• Lưu trữ không đầy đủ: Bị phạt khi thiếu các tài liệu bắt buộc (ví dụ: Hợp đồng lao động, Sổ BHXH).
• Vi phạm bảo mật: Bị phạt nặng và chịu trách nhiệm pháp lý khi làm lộ thông tin cá nhân của người lao động.

Việc quản lý hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp không chỉ là công việc của phòng HR mà còn là lá chắn bảo vệ toàn bộ doanh nghiệp. Qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ hồ sơ nhân sự gồm những gì, tầm quan trọng, và các quy định về quản lý hồ sơ nhân sự. Áp dụng 7 bước quản lý chuẩn chuyên gia chính là chìa khóa giúp hệ thống của bạn luôn vững mạnh và hiệu quả.

Và nếu bạn đang tìm kiếm cơ hội để phát triển sự nghiệp trong một môi trường chuyên nghiệp, sáng tạo, nơi mỗi cá nhân đều có cơ hội thăng tiến và phát triển, nhiều vị trí tuyển dụng hấp dẫn tại HBR Holdings đang chờ đón bạn!

Ứng tuyển ngay để gia nhập đội ngũ HBR Holdings và bắt đầu hành trình tạo ra giá trị bền vững!