EMAIL FOLLOW-UP LÀ GÌ? CÁCH VIẾT & 15+ MẪU CHO TÌM VIỆC, BÁN HÀNG

Bạn đang gửi CV, tham gia phỏng vấn, gửi báo giá hay proposal nhưng vẫn chưa nhận được phản hồi? Một email follow-up được gửi đúng thời điểm và đúng cách sẽ giúp nhắc nhở người nhận, thể hiện sự chủ động, chuyên nghiệp và có thể gia tăng đáng kể tỷ lệ phản hồi.

Trong bài viết dưới đây, hãy cùng HBR Holdings Careers tìm hiểu email follow-up là gì, cách viết email follow-up hiệu quả và tham khảo hơn 15 mẫu email follow-up áp dụng cho tìm việc, bán hàng và giao tiếp công việc.

1. Email follow-up là gì?

Email follow-up là một nội dung quen thuộc trong giao tiếp công việc, đặc biệt khi bạn cần nhắc lại một cuộc trao đổi trước đó hoặc chờ phản hồi từ người nhận. Dưới đây là những nội dung bạn cần biết về email follow-up. 

1.1. Định nghĩa và phân biệt follow-up email với cold email

Email follow-up là email được gửi sau khi hai bên đã có một điểm chạm giao tiếp trước đó, chẳng hạn như gửi CV, tham gia phỏng vấn, gặp gỡ khách hàng, gửi báo giá hoặc trao đổi qua email. Mục đích chính là tiếp tục cuộc hội thoại, nhắc lại nội dung trước đó hoặc thúc đẩy người nhận phản hồi.

Trong khi đó, cold email là email được gửi đến một người hoặc tổ chức chưa từng có tương tác trước đó. Loại email này thường được sử dụng để tìm kiếm khách hàng mới, mở rộng mạng lưới quan hệ hoặc giới thiệu sản phẩm, dịch vụ.

Sự khác biệt lớn nhất giữa hai loại email nằm ở mối quan hệ giữa người gửi và người nhận. Nếu cold email là bước đầu tiên để thiết lập kết nối thì follow-up email là bước tiếp theo nhằm duy trì cuộc trao đổi và tăng khả năng đạt được mục tiêu mong muốn. Có thể hình dung sự khác biệt này qua bảng so sánh ngắn gọn dưới đây:

1.2. Vì sao follow-up giúp tăng tỷ lệ phản hồi?

Trong thực tế, nhiều email không được phản hồi ngay không phải vì người nhận từ chối mà đơn giản là họ quá bận, bỏ sót email hoặc chưa có thời gian xử lý. Một email follow-up được gửi đúng thời điểm sẽ giúp nhắc lại cuộc trao đổi và đưa email của bạn trở lại vị trí dễ nhìn thấy trong hộp thư.

Bên cạnh đó, follow-up email còn thể hiện sự chủ động, nghiêm túc và chuyên nghiệp của người gửi. Đối với nhà tuyển dụng, điều này cho thấy ứng viên thực sự quan tâm đến vị trí ứng tuyển. Trong bán hàng hoặc chăm sóc khách hàng, email follow-up giúp duy trì sự kết nối, giải đáp thắc mắc và tạo thêm cơ hội chuyển đổi.

Tuy nhiên, để đạt hiệu quả, bạn cần lựa chọn thời điểm phù hợp và tránh gửi quá nhiều email trong thời gian ngắn, vì điều này có thể khiến người nhận cảm thấy bị làm phiền.

1.3. Các trường hợp nên gửi email follow-up

Email follow-up có thể được áp dụng trong nhiều tình huống khác nhau, miễn là giữa hai bên đã có sự tương tác trước đó. Việc gửi email đúng thời điểm sẽ giúp duy trì cuộc trao đổi và tăng khả năng nhận được phản hồi.

Một số trường hợp phổ biến nên gửi email follow-up gồm:

• Sau khi gửi CV nhưng chưa nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng.
• Sau buổi phỏng vấn để cảm ơn và hỏi về kết quả tuyển dụng.
• Sau khi gửi báo giá, proposal hoặc hợp đồng cho khách hàng.
• Sau cuộc họp để tổng hợp nội dung và xác nhận các đầu việc cần thực hiện.
• Sau hội thảo, sự kiện hoặc buổi networking nhằm duy trì kết nối.
• Khi cần nhắc đối tác, đồng nghiệp hoặc khách hàng phản hồi về một vấn đề đang xử lý.
• Nhắc khách hàng về thời hạn thanh toán hoặc cập nhật tiến độ công việc.

Việc lựa chọn đúng thời điểm, đúng đối tượng và đúng mục đích sẽ giúp email follow-up phát huy hiệu quả, đồng thời tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt người nhận.

>>> Xem thêm: CÁCH TRẢ LỜI EMAIL XÁC NHẬN THÔNG TIN CHUYÊN NGHIỆP & MẪU DỄ ÁP DỤNG 

2. Cấu trúc và cách viết email follow-up giúp nhận được phản hồi

Một email follow-up hiệu quả không cần quá dài nhưng phải đúng trọng tâm, đúng thời điểm và mang lại giá trị cho người nhận. Thay vì chỉ nhắc lại rằng bạn đang chờ phản hồi, hãy xây dựng nội dung theo một cấu trúc rõ ràng để tăng khả năng người nhận đọc và trả lời email. Dưới đây là các thành phần quan trọng trong một email follow-up chuyên nghiệp.

2.1. Tiêu đề email follow-up

Tiêu đề là yếu tố đầu tiên quyết định người nhận có mở email hay không. Một tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn và liên quan đến cuộc trao đổi trước đó sẽ giúp email dễ được nhận diện hơn. Trong hộp thư đến, người nhận thường chỉ lướt qua tiêu đề trước khi quyết định mở hay bỏ qua email, vì vậy phần này cần thể hiện ngay mục đích của bạn.

Bạn nên ưu tiên các tiêu đề thể hiện đúng mục đích follow-up, chẳng hạn như:

• Follow-up về buổi phỏng vấn ngày [dd/mm]
• Re: Báo giá dự án ABC
• Theo dõi phản hồi về hồ sơ ứng tuyển
• Follow-up sau cuộc họp ngày [dd/mm]
• Kiểm tra cập nhật về proposal đã gửi

Ngoài ra, bạn có thể điều chỉnh tiêu đề theo từng ngữ cảnh cụ thể để tăng mức độ liên quan. Ví dụ, với email gửi cho nhà tuyển dụng, tiêu đề nên gắn với vị trí ứng tuyển hoặc thời gian phỏng vấn; với email gửi cho khách hàng, tiêu đề nên nhắc đến tên dự án, báo giá hoặc nội dung đã trao đổi trước đó. Điều này giúp người nhận dễ tìm lại email cũ và nhanh chóng nhớ ra cuộc trao đổi.

Tránh đặt tiêu đề quá chung chung như "Xin chào", "Nhờ hỗ trợ" hoặc sử dụng quá nhiều ký tự đặc biệt, chữ in hoa vì có thể làm giảm tính chuyên nghiệp. Bạn cũng không nên viết tiêu đề quá dài hoặc mơ hồ, vì điều đó khiến email khó được chú ý. Một tiêu đề tốt nên ngắn gọn, cụ thể và phản ánh đúng nội dung bên trong email.

2.2. Lời chào mở đầu

Sau tiêu đề, hãy bắt đầu email bằng lời chào lịch sự và phù hợp với người nhận. Nếu đã từng trao đổi trước đó, bạn nên sử dụng cách xưng hô nhất quán để tạo cảm giác thân thiện nhưng vẫn chuyên nghiệp. Lời chào là phần mở đầu giúp thiết lập giọng điệu cho toàn bộ email, vì vậy cần được viết cẩn thận và đúng ngữ cảnh.

Ví dụ:

• Kính gửi Anh/Chị [Tên],
• Chào Anh/Chị [Tên],
• Dear Mr./Ms. [Tên] (đối với email tiếng Anh).

Nếu bạn chưa biết rõ tên người nhận, có thể sử dụng cách chào chung như "Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng", "Chào Anh/Chị phụ trách dự án" hoặc "Dear Hiring Team". Tuy nhiên, nếu có thể cá nhân hóa lời chào bằng tên riêng, email sẽ tạo cảm giác gần gũi và được quan tâm hơn.

Một lời chào đúng mực sẽ giúp email tạo thiện cảm ngay từ những dòng đầu tiên. Ngược lại, nếu mở đầu quá đột ngột hoặc quá suồng sã, người nhận có thể cảm thấy email thiếu chuyên nghiệp. Vì vậy, hãy giữ giọng điệu lịch sự, tự nhiên và phù hợp với mối quan hệ giữa hai bên.

2.3. Nhắc lại ngữ cảnh cuộc trao đổi trước đó

Đừng giả định rằng người nhận vẫn nhớ chính xác nội dung trao đổi trước đây. Hãy dành một hoặc hai câu để nhắc lại ngữ cảnh, giúp họ nhanh chóng kết nối với cuộc hội thoại trước đó. Đây là bước rất quan trọng, đặc biệt khi người nhận nhận nhiều email mỗi ngày hoặc cuộc trao đổi đã diễn ra từ vài ngày đến vài tuần trước.

Bạn có thể đề cập đến:

• Thời gian gửi email trước.
• Buổi phỏng vấn hoặc cuộc họp đã diễn ra.
• Báo giá, proposal hoặc tài liệu đã gửi.
• Chủ đề hai bên đang trao đổi.

Phần này nên ngắn gọn nhưng đủ để người nhận nhớ lại nội dung mà không cần tìm kiếm lại toàn bộ lịch sử email. Bạn chỉ cần cung cấp thông tin vừa đủ để họ nhận ra cuộc trao đổi, tránh kể lại quá dài dòng hoặc lặp lại toàn bộ nội dung cũ. Mục tiêu của phần này là tạo cầu nối tự nhiên giữa email trước và email hiện tại.

2.4. Trình bày mục đích follow-up

Sau khi nhắc lại bối cảnh, hãy đi thẳng vào lý do gửi email. Mục đích follow-up cần được trình bày rõ ràng và lịch sự, tránh tạo cảm giác thúc ép hoặc gây áp lực cho người nhận. Đây là phần cốt lõi của email, vì nó cho người nhận biết chính xác bạn đang mong muốn điều gì.

Tùy từng tình huống, bạn có thể hỏi về tiến độ xử lý, xin cập nhật kết quả, bổ sung thông tin còn thiếu, xác nhận lịch hẹn hoặc các bước tiếp theo, hoặc nhắc lại về báo giá, proposal hay tài liệu đã gửi.

Khi trình bày mục đích follow-up, bạn nên viết ngắn gọn, rõ ràng và chỉ tập trung vào một vấn đề chính để người nhận dễ nắm bắt và phản hồi. Nếu cần trao đổi nhiều nội dung, hãy ưu tiên theo thứ tự quan trọng hoặc tách thành các email riêng. Đồng thời, nên diễn đạt theo hướng hợp tác, lịch sự thay vì gây áp lực, chẳng hạn thay vì viết “Tôi cần phản hồi ngay”, bạn có thể nói “Tôi rất mong nhận được cập nhật từ Anh/Chị để có thể sắp xếp các bước tiếp theo phù hợp”.

2.5. Đưa ra lời kêu gọi hành động (CTA)

Một email follow-up hiệu quả nên kết thúc bằng lời kêu gọi hành động (Call to Action - CTA) rõ ràng để người nhận biết bạn mong muốn điều gì. CTA đóng vai trò định hướng phản hồi, giúp người nhận dễ dàng biết họ cần trả lời, xác nhận, cung cấp thêm thông tin hay thực hiện một bước tiếp theo nào đó.

CTA có thể là:

• Mong nhận được phản hồi từ Anh/Chị.
• Vui lòng cho tôi biết nếu Anh/Chị cần thêm thông tin.
• Xin xác nhận giúp tôi thời gian phù hợp.
• Rất mong nhận được ý kiến của Anh/Chị trong thời gian sớm nhất.

CTA nên lịch sự, cụ thể và tạo điều kiện để người nhận dễ dàng phản hồi thay vì đưa ra yêu cầu mang tính ép buộc. Sau phỏng vấn, bạn có thể viết: “Tôi mong nhận được thông tin về kết quả tuyển dụng khi thuận tiện”. Với báo giá, hãy dùng: “Xin vui lòng cho tôi biết nếu Anh/Chị cần điều chỉnh hoặc có câu hỏi”. Một CTA tốt giúp phản hồi dễ dàng hơn, kèm mốc thời gian cụ thể khi cần.

2.6. Lời cảm ơn và kết thúc email

Cuối email, hãy gửi lời cảm ơn vì người nhận đã dành thời gian đọc email hoặc xem xét nội dung. Lời cảm ơn là chi tiết nhỏ nhưng thể hiện sự tôn trọng và tinh tế trong giao tiếp. Dù email của bạn mang tính nhắc nhở hay yêu cầu phản hồi, việc kết thúc bằng thái độ lịch sự luôn giúp tạo ấn tượng tốt hơn.

Sau đó, kết thúc bằng lời chào chuyên nghiệp và chữ ký đầy đủ. Một số cách kết thúc phổ biến có thể là:

• Trân trọng,
• Best regards,
• Xin cảm ơn và mong sớm nhận được phản hồi,
• Kính chào,

Thông tin chữ ký nên bao gồm họ và tên, chức danh (nếu có), công ty hoặc đơn vị công tác, số điện thoại và email hoặc các thông tin liên hệ cần thiết khác.

Nếu cần, bạn có thể thêm website công ty, địa chỉ văn phòng hoặc liên kết hồ sơ cá nhân để người nhận tiện tra cứu. Tuy nhiên, chữ ký nên gọn gàng, tránh quá nhiều thông tin gây rối mắt. Một lời kết lịch sự cùng chữ ký đầy đủ sẽ giúp email chuyên nghiệp hơn và tạo sự thuận tiện khi người nhận cần liên hệ hoặc phản hồi.

Một email follow-up chuyên nghiệp chính là tấm vé giúp bạn ghi điểm tuyệt đối trong mắt các nhà tuyển dụng lớn. Tại HBR Holdings Careers, chúng tôi luôn đánh giá cao những ứng viên có tư duy chủ động và giao tiếp bài bản như vậy. Nếu bạn đã sẵn sàng áp dụng những kỹ năng này vào một môi trường làm việc thực chiến, hãy tham khảo ngay các vị trí đang tuyển dụng dưới đây.

>>> TIN TUYỂN DỤNG: HBR Holdings đang tuyển dụng nhiều vị trí hấp dẫn dành cho ứng viên ở đa dạng lĩnh vực như: Marketing, Nhân sự, Kinh doanh, Kế toán, Trợ lý - Thư ký,.... Ứng tuyển ngay để tìm công việc phù hợp với bạn!

3. Mẫu email follow-up khi tìm việc

Dưới đây là một số mẫu email follow-up khi tìm việc bạn có thể tham khảo và điều chỉnh cho phù hợp với từng hoàn cảnh cụ thể. Tùy vào mục đích sử dụng, bạn có thể thay đổi cách xưng hô, giọng điệu, mức độ trang trọng và nội dung chi tiết để email trở nên tự nhiên, chuyên nghiệp và phù hợp hơn với nhà tuyển dụng.

3.1. Mẫu email follow-up sau khi gửi CV

Tiêu đề: Follow-up Hồ sơ ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] - [Họ và tên của bạn]

Nội dung:

Kính gửi Anh/Chị [Tên người tuyển dụng/Bộ phận Tuyển dụng],

Em là [Họ và tên]. Vào ngày [Ngày nộp hồ sơ], em đã gửi CV ứng tuyển cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].

Em viết email này để đảm bảo rằng hồ sơ của em đã được gửi đến đúng bộ phận và không bị thất lạc. Em rất quan tâm đến cơ hội được làm việc tại [Tên công ty] vì [Nêu ngắn gọn 1 lý do, ví dụ: định hướng phát triển của công ty rất phù hợp với mục tiêu nghề nghiệp của em].

Nếu Anh/Chị cần thêm bất kỳ thông tin nào về năng lực hay kinh nghiệm của em để thuận tiện cho quá trình xét duyệt, xin vui lòng cho em biết.

Em xin đính kèm lại CV của mình trong email này để Anh/Chị tiện theo dõi.

Cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian đọc email. Chúc Anh/Chị một ngày làm việc hiệu quả!

Trân trọng,

[Họ và tên của bạn]
[Số điện thoại]
[Link LinkedIn - nếu có]

3.2. Mẫu email follow-up sau phỏng vấn

Tiêu đề: Thư cảm ơn - Phỏng vấn vị trí [Tên vị trí] - [Họ và tên của bạn]

Nội dung:

Kính gửi Anh/Chị [Tên người phỏng vấn],

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Anh/Chị vì đã dành thời gian phỏng vấn em vào [Sáng/Chiều] ngày hôm nay cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].

Buổi trao đổi đã giúp em hiểu rõ hơn về [Nhắc lại 1 điểm thú vị trong buổi phỏng vấn, ví dụ: tầm nhìn chiến lược của công ty trong năm tới / văn hóa làm việc tại bộ phận...]. Những chia sẻ của Anh/Chị càng làm em thêm hào hứng và mong muốn được đóng góp kinh nghiệm [Kỹ năng thế mạnh của bạn] của mình vào sự phát triển của công ty.

Nếu Anh/Chị cần thêm thông tin gì để hỗ trợ cho quyết định tuyển dụng, xin đừng ngần ngại liên hệ với em ạ.

Một lần nữa, em cảm ơn Anh/Chị. Chúc Anh/Chị sức khỏe và thành công.

Trân trọng,

[Họ và tên của bạn]
[Số điện thoại]

3.3. Mẫu email follow-up khi chưa nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng

Tiêu đề: Hỏi thăm kết quả phỏng vấn vị trí [Tên vị trí] - [Họ và tên của bạn]

Nội dung:

Kính gửi Anh/Chị [Tên người tuyển dụng],

Em hy vọng Anh/Chị đang có một tuần làm việc hiệu quả.

Em là [Họ và tên], đã tham gia phỏng vấn vị trí [Tên vị trí] vào ngày [Ngày phỏng vấn]. Trong buổi phỏng vấn, Anh/Chị có chia sẻ rằng công ty sẽ thông báo kết quả vào khoảng [Thời gian hẹn].

Em hiểu hiện tại bộ phận tuyển dụng có thể đang rất bận rộn, nên em viết email này để nhẹ nhàng hỏi thăm xem quy trình tuyển dụng cho vị trí này đã có kết quả hay bước cập nhật nào mới chưa ạ?

Dù kết quả thế nào, em cũng rất trân trọng cơ hội được trao đổi với Anh/Chị và công ty.

Em cảm ơn Anh/Chị rất nhiều.

Trân trọng,

[Họ và tên của bạn]
[Số điện thoại]

>>> Xem thêm: BÍ QUYẾT VIẾT EMAIL GỬI CV XIN VIỆC CHINH PHỤC NHÀ TUYỂN DỤNG 

4. Mẫu email follow-up trong bán hàng và chăm sóc khách hàng

Trong bán hàng và chăm sóc khách hàng, email follow-up là một công cụ quan trọng giúp duy trì kết nối với khách hàng, nhắc nhớ họ về thông tin cần thiết và tăng khả năng chốt đơn hoặc hỗ trợ kịp thời. Dưới đây là một số mẫu email follow-up bạn có thể tham khảo và điều chỉnh cho phù hợp với từng tình huống.

4.1. Mẫu email follow-up khách hàng sau buổi gặp

Tiêu đề: Cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian trao đổi - [Tên công ty của bạn]

Nội dung:

Kính gửi Anh/Chị [Tên khách hàng],

Lời đầu tiên, em xin cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian quý báu để gặp gỡ/trao đổi với em vào [Ngày/Hôm nay]. Rất vui vì được hiểu thêm về định hướng của [Tên công ty khách hàng].

Để tiện theo dõi, em xin phép tóm tắt lại một số điểm chính chúng ta đã thống nhất:

• [Điểm 1: Nỗi đau/nhu cầu của khách hàng]
• [Điểm 2: Giải pháp dự kiến của bên bạn]
• [Điểm 3: Thời gian/Ngân sách dự kiến]

Bước tiếp theo: Như đã trao đổi, em sẽ chuẩn bị [Báo giá/Bản đề xuất/Tài liệu] và gửi đến Anh/Chị chậm nhất vào ngày [Ngày]. Anh/Chị [Tên khách hàng] vui lòng cung cấp thêm giúp em [Thông tin cần thiết nếu có] để em hoàn thiện hồ sơ nhé.

Nếu có điểm nào cần bổ sung, Anh/Chị vui lòng phản hồi lại email này giúp em.

Chúc Anh/Chị một ngày làm việc tuyệt vời!

Trân trọng,

[Chữ ký email của bạn]

4.2. Mẫu email follow-up sau khi gửi báo giá

Tiêu đề: Theo dõi phản hồi báo giá dịch vụ/sản phẩm [Tên sản phẩm/dịch vụ] - [Tên công ty của bạn]

Nội dung:

Kính gửi Anh/Chị [Tên khách hàng],

Em hy vọng email này tìm thấy Anh/Chị trong một ngày tốt lành.

Em viết email này để kiểm tra xem Anh/Chị đã nhận được bảng báo giá em gửi vào ngày [Ngày gửi] chưa ạ?

Em hiểu Anh/Chị cần thời gian để xem xét và cân nhắc. Nếu Anh/Chị có bất kỳ câu hỏi nào về các hạng mục chi phí, hoặc cần điều chỉnh gói dịch vụ để phù hợp hơn với ngân sách của [Tên công ty khách hàng], Anh/Chị cứ thoải mái chia sẻ với em nhé.

Em có thể gọi cho Anh/Chị một cuộc điện thoại ngắn khoảng 5 phút vào [Đề xuất thời gian, vd: chiều thứ Năm tuần này] để giải đáp trực tiếp các thắc mắc (nếu có) được không ạ?

Cảm ơn Anh/Chị rất nhiều.

Trân trọng,

[Chữ ký email của bạn]

4.3. Mẫu email follow-up sau khi gửi proposal

Tiêu đề: RE: Bản Đề xuất hợp tác [Tên dự án] - [Tên công ty của bạn]

Nội dung:

Kính gửi Anh/Chị [Tên khách hàng],

Em chào Anh/Chị,

Tuần trước em đã gửi Anh/Chị bản Đề xuất chi tiết cho dự án [Tên dự án]. Em muốn follow-up lại để xem Anh/Chị và ban lãnh đạo đã có thời gian xem qua tài liệu này chưa ạ?

Trong bản đề xuất, em đặc biệt nhấn mạnh vào phần [Nhắc lại 1 USP/Lợi ích lớn nhất, vd: Tối ưu hóa 30% chi phí vận hành trong quý tới]. Em tin rằng giải pháp này sẽ giải quyết đúng vấn đề mà chúng ta đã thảo luận.

Anh/Chị cho em biết nếu cần thêm bất kỳ case study nào hoặc cần em thuyết trình lại bản proposal này với team của mình nhé.

Mong sớm nhận được tin từ Anh/Chị.

Trân trọng,

[Chữ ký email của bạn]

4.4. Mẫu email duy trì kết nối với khách hàng định kỳ

Tiêu đề: Hỏi thăm tình hình sử dụng [Tên sản phẩm/dịch vụ] & Cập nhật tính năng mới

Nội dung:

Kính gửi Anh/Chị [Tên khách hàng],

Thắm thoắt đã [Số tháng/năm] kể từ khi [Tên công ty khách hàng] triển khai/sử dụng [Tên sản phẩm/dịch vụ] của bên em. Hôm nay em viết email này chỉ để gửi lời chào và hỏi thăm tình hình sử dụng của bên mình.

Không biết đội ngũ bên Anh/Chị có đang gặp khó khăn hay cần hỗ trợ gì trong quá trình vận hành không ạ?

Nhân tiện, bên em vừa cập nhật một [Tài liệu hướng dẫn mới/Tính năng mới/Báo cáo thị trường] rất hữu ích cho ngành [Ngành của khách hàng]. Em xin đính kèm ở đây để Anh/Chị tham khảo thêm nhé.

Nếu cần hỗ trợ bất cứ điều gì, Anh/Chị cứ phản hồi lại email này. Đội ngũ [Tên công ty bạn] luôn sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị.

Chúc Anh/Chị kinh doanh hồng phát!

Trân trọng,

[Chữ ký email của bạn]

4.5. Mẫu email follow-up nhắc thanh toán

Tiêu đề: Lời nhắc: Thanh toán hóa đơn số [Số hóa đơn] - [Tên dự án/Tháng]

Nội dung:

Kính gửi Anh/Chị [Tên khách hàng/Bộ phận kế toán],

Em hy vọng Anh/Chị đang có một ngày làm việc thuận lợi.

Em viết email này để nhắc nhẹ về hóa đơn số [Số hóa đơn] trị giá [Số tiền] cho [Tên dịch vụ/dự án] đã đến hạn thanh toán vào ngày [Ngày đến hạn]. Có thể do lịch trình bận rộn nên Anh/Chị đã vô tình bỏ sót thư này.

Em xin phép đính kèm lại hóa đơn gốc trong email này để Anh/Chị tiện kiểm tra.

Thông tin tài khoản nhận thanh toán:

• Tên tài khoản: [Tên TK]
• Số tài khoản: [Số TK]
• Ngân hàng: [Tên Ngân hàng - Chi nhánh]
• Nội dung CK: [Nội dung]

Nếu Anh/Chị đã thực hiện thanh toán trong 1-2 ngày vừa qua, xin vui lòng bỏ qua email này giúp em nhé. Nếu có vấn đề gì về chứng từ cần làm rõ, Anh/Chị cứ báo em ngay ạ.

Cảm ơn Anh/Chị đã hợp tác.

Trân trọng,

[Chữ ký email của bạn]

>>> Xem thêm: MẪU CHỮ KÝ EMAIL OUTLOOK ĐẸP CHO CÁ NHÂN, DOANH NGHIỆP & CÁCH CÀI ĐẶT 

5. Mẫu email follow-up trong công việc và giao tiếp

Trong công việc và giao tiếp hằng ngày, email follow-up là một kỹ năng quan trọng giúp bạn duy trì kết nối, thể hiện sự chuyên nghiệp và nhắc lại thông tin một cách lịch sự. Dưới đây là một số mẫu email follow-up phổ biến mà bạn có thể tham khảo và điều chỉnh cho phù hợp với từng tình huống.

5.1. Mẫu email follow-up sau cuộc họp (Meeting Minutes)

Tiêu đề: Biên bản cuộc họp (MoM) - [Tên/Chủ đề cuộc họp] - Ngày [Ngày]

Nội dung:

Thân gửi mọi người / Kính gửi [Tên sếp/đối tác],

Cảm ơn mọi người đã tham gia cuộc họp về [Chủ đề cuộc họp] ngày hôm nay. Dưới đây là tóm tắt các nội dung đã thảo luận và danh sách các công việc cần thực hiện (Action Items):

1. Nội dung chính đã chốt:

• Vấn đề A: Quyết định phương án...
• Vấn đề B: Đồng ý ngân sách...

2. Công việc cần thực hiện (Action Items):

• [Tên người phụ trách A] - Hoàn thiện bản kế hoạch - Deadline: [Ngày]
• [Tên người phụ trách B] - Gửi báo giá thiết bị - Deadline: [Ngày]
• [Tên bạn] - Lên lịch họp tiếp theo - Deadline: [Ngày]

Mọi người vui lòng xem qua. Nếu có thông tin nào chưa chính xác hoặc cần bổ sung, hãy phản hồi lại (Reply All) giúp mình/em nhé.

Cuộc họp tiếp theo dự kiến sẽ diễn ra vào [Thời gian dự kiến]. Mình/em sẽ gửi Calendar Invite sớm.

Trân trọng,

[Họ và tên của bạn]

5.2. Mẫu email follow-up nhắc phản hồi (Bump email)

Tiêu đề: RE: [Giữ nguyên tiêu đề cũ]

Nội dung:

Chào [Tên người nhận],

Mình/Em biết hiện tại [Tên người nhận] đang khá bận, nên mình/em xin phép đẩy email này lên trên để bạn/Anh/Chị tiện theo dõi.

Bạn/Anh/Chị vui lòng xem giúp mình/em thông tin ở email dưới và phản hồi giúp mình/em trước ngày [Ngày deadline] để [Lý do, vd: kịp tiến độ trình sếp duyệt] nhé.

Nếu cần trao đổi nhanh, bạn/Anh/Chị có thể ping mình qua [Zalo/Slack/Teams] hoặc gọi trực tiếp số [Số ĐT].

Cảm ơn [Tên người nhận] nhiều!

Trân trọng,

[Họ và tên của bạn]

5.3. Mẫu email follow-up sau sự kiện hoặc hội thảo (Networking)

Tiêu đề: Rất vui được gặp Anh/Chị tại sự kiện [Tên sự kiện]!

Nội dung:

Kính gửi Anh/Chị [Tên],

Em là [Tên của bạn] từ [Tên công ty của bạn]. Thật tuyệt vời khi được trò chuyện với Anh/Chị tại [Tên sự kiện/Hội thảo] vào [Hôm qua/Tuần trước].

Em rất ấn tượng với quan điểm của Anh/Chị về [Nhắc lại 1 chủ đề ngắn các bạn đã nói chuyện, vd: ứng dụng AI vào nhân sự]. Đó cũng là chủ đề mà em đang nghiên cứu dạo gần đây.

Em xin phép được kết nối với Anh/Chị qua email này và [Link LinkedIn của bạn]. Hy vọng trong thời gian tới, nếu có dịp, em có thể mời Anh/Chị một buổi cà phê để học hỏi thêm về lĩnh vực này.

Chúc Anh/Chị sức khỏe và công tác tốt!

Trân trọng,

[Họ và tên của bạn]

5.4. Mẫu email follow-up ngắn gọn (Áp dụng chung)

Tiêu đề: RE: [Giữ nguyên tiêu đề cũ]

Nội dung:

Dạ chào Anh/Chị [Tên],

Em xin phép follow-up email này ạ. Anh/Chị xem qua và cho em xin ý kiến/chỉ đạo nhé.

Em cảm ơn Anh/Chị!

Trân trọng, [Tên của bạn]

5.5. Mẫu email follow-up bằng tiếng Anh (2 mẫu phổ biến nhất)

Mẫu 1: Nhắc phản hồi chung (Polite check-in/Bump email)

Subject: Following up: [Original Subject]

Hi [Name],

I hope you’re having a great week!

I’m just following up on my previous email regarding [topic, e.g., the Q3 marketing report]. I know you’re busy, but could you please let me know if you’ve had a chance to review it?

Please let me know if you need any additional information from my end.

Best regards,

[Your Name]

Mẫu 2: Sau phỏng vấn xin việc (Post-interview Thank You)

Subject: Thank you - [Your Name] - Interview for [Job Title]

Dear [Interviewer Name],

Thank you so much for taking the time to speak with me today about the [Job Title] position at [Company Name].

I really enjoyed learning more about [mention something specific from the interview, e.g., your plans to expand the design team]. Our conversation further strengthened my interest in this role. I am confident that my background in [Your Skill/Experience] would be a valuable asset to your team.

Please feel free to reach out if you need any further information from me to assist with your decision-making process.

Thank you again for your time and consideration.

Best regards,

[Your Name] [Your Phone Number] [Your LinkedIn URL]

>>> Xem thêm: 15+ BÀI MẪU VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH GỬI CHO BẠN THEO TỪNG TÌNH HUỐNG 

6. Những lưu ý khi gửi email follow-up

Email follow-up chỉ hiệu quả khi được gửi đúng lúc, đúng người và đúng cách, giúp tăng khả năng nhận phản hồi và giữ sự chuyên nghiệp trong giao tiếp. Dưới đây là những lưu ý khi gửi email follow-up bạn cần biết: 

• Viết tiêu đề rõ ràng, dễ nhận diện: Tiêu đề cần thể hiện đúng nội dung follow-up và liên quan email cũ để người nhận dễ nhớ và dễ tìm lại nội dung trao đổi.
• Cá nhân hóa nội dung: Nên nhắc tên người nhận, bối cảnh hoặc nội dung đã trao đổi để email tự nhiên hơn, tránh cảm giác gửi hàng loạt và thiếu sự chuẩn bị.
• Giữ nội dung ngắn gọn, tập trung: Chỉ cần nhắc lại bối cảnh, mục đích liên hệ và điều bạn mong muốn, tránh viết dài hoặc lặp lại nội dung cũ.
• Giữ thái độ chuyên nghiệp, không gây áp lực: Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, nhẹ nhàng, tránh yêu cầu hoặc thúc ép phản hồi ngay lập tức để giữ thiện cảm.
• Bổ sung giá trị (nếu có): Có thể gửi thêm tài liệu, thông tin cập nhật hoặc giải đáp câu hỏi để email trở nên hữu ích hơn thay vì chỉ là lời nhắc.
• Có CTA rõ ràng ở cuối email: Nêu rõ bạn mong người nhận phản hồi hoặc thực hiện hành động gì để tăng khả năng nhận được phản hồi nhanh và đúng mục tiêu.

>>> Xem thêm: EMAIL DOANH NGHIỆP LÀ GÌ? CÁCH TẠO & ĐĂNG KÝ EMAIL THEO TÊN MIỀN RIÊNG 

7. Câu hỏi thường gặp về email follow-up

7.1. Email follow-up nên gửi sau bao lâu?

Thời gian gửi email follow-up phù hợp thường là 2–7 ngày làm việc, tùy mục đích liên hệ. Với hồ sơ ứng tuyển hoặc sau phỏng vấn, bạn nên chờ khoảng 5–7 ngày; còn với báo giá, proposal hay trao đổi công việc, 2–5 ngày là hợp lý. Quan trọng là cho người nhận đủ thời gian xử lý trước khi nhắc lại.

7.2. Nên follow-up bao nhiêu lần là hợp lý?

Thông thường, 2–3 lần follow-up là mức hợp lý nếu bạn vẫn chưa nhận được phản hồi. Mỗi lần nên cách nhau vài ngày đến một tuần để tránh gây áp lực cho người nhận. Nếu sau nhiều lần liên hệ mà vẫn không có phản hồi, bạn nên dừng lại, xem xét điều chỉnh nội dung hoặc chuyển sang kênh liên lạc khác phù hợp hơn.

7.3. Email follow-up có nên viết bằng tiếng Anh không?

Email follow-up nên viết bằng ngôn ngữ phù hợp với người nhận. Nếu bạn làm việc với đối tác quốc tế, công ty nước ngoài hoặc môi trường dùng tiếng Anh, hãy viết bằng tiếng Anh. Ngược lại, nếu người nhận chủ yếu giao tiếp bằng tiếng Việt, bạn nên dùng tiếng Việt để nội dung rõ ràng, dễ tiếp nhận và phù hợp hơn với bối cảnh.

7.4. Làm sao để tăng tỷ lệ phản hồi email follow-up?

Để tăng tỷ lệ phản hồi, hãy gửi đúng thời điểm, viết tiêu đề rõ ràng và cá nhân hóa nội dung theo từng người nhận. Email nên ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề và giữ giọng văn lịch sự, chuyên nghiệp. Nếu có thể, hãy bổ sung thông tin hữu ích như tài liệu, cập nhật mới hoặc câu trả lời liên quan, đồng thời kết thúc bằng CTA rõ ràng.

7.5. Có nên sử dụng AI để viết email follow-up không?

Bạn hoàn toàn có thể dùng AI để hỗ trợ viết email follow-up, nhất là khi cần tiết kiệm thời gian hoặc tham khảo cách diễn đạt chuyên nghiệp. AI có thể giúp gợi ý bố cục, câu chữ và kiểm tra lỗi cơ bản. Tuy nhiên, bạn nên chỉnh sửa lại cho phù hợp tình huống thực tế, thêm yếu tố cá nhân hóa và rà soát kỹ trước khi gửi.

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ email follow-up là gì, khi nào nên gửi cũng như cách xây dựng một email follow-up chuyên nghiệp, đúng thời điểm và đúng mục đích. Hãy linh hoạt điều chỉnh các mẫu email theo từng tình huống để đạt được kết quả tốt nhất. 

Nếu bạn đang tìm kiếm cơ hội việc làm trong lĩnh vực Marketing, Kinh doanh, Công nghệ thông tin, Hành chính – Nhân sự hay nhiều vị trí văn phòng khác, hãy truy cập HBR Holdings Career để cập nhật những tin tuyển dụng mới nhất. 

ỨNG TUYỂN NGAY!