10+ MẪU EMAIL XIN NGHỈ VIỆC THEO TỪNG TÌNH HUỐNG

Trong quá trình làm việc, việc gửi email xin nghỉ việc là bước quan trọng giúp bạn kết thúc công việc một cách chuyên nghiệp và giữ được ấn tượng tốt với công ty cũ. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách viết một mẫu email xin nghỉ việc đúng chuẩn: vừa rõ ràng, lịch sự, vừa thể hiện sự tôn trọng với doanh nghiệp và đồng nghiệp.

Bài viết dưới đây HBR Holdings Careers sẽ tổng hợp 10+ mẫu email xin nghỉ việc theo từng tình huống cụ thể, đồng thời hướng dẫn bạn cấu trúc chuẩn, nguyên tắc viết và những lỗi cần tránh để giúp quá trình nghỉ việc diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp nhất.

1. Tổng hợp 10+ mẫu email xin nghỉ việc theo từng tình huống

Dưới đây là 10+ mẫu email xin nghỉ việc bạn có thể copy và chỉnh sửa cho phù hợp với hoàn cảnh, vị trí công việc và văn hóa doanh nghiệp của mình.

1.1. Mẫu email xin nghỉ việc đơn giản, ngắn gọn

Sử dụng khi bạn có mối quan hệ làm việc thoải mái, không cần quá câu nệ, hoặc đã trao đổi từ trước.

Tiêu đề: Đơn xin nghỉ việc - [Họ và tên của bạn] - [Vị trí công việc]

Kính gửi Anh/Chị [Tên Quản lý],

Em viết email này để chính thức thông báo về việc xin từ nhiệm khỏi vị trí [Vị trí công việc] tại [Tên Công ty]. Ngày làm việc cuối cùng của em sẽ là [Ngày/Tháng/Năm].

Em rất trân trọng thời gian được làm việc tại công ty và cảm ơn Anh/Chị đã hỗ trợ em trong suốt quá trình công tác tại đây.

Trong thời gian từ nay đến ngày làm việc cuối cùng, em sẽ cố gắng hết sức để hoàn thành các công việc còn tồn đọng và bàn giao đầy đủ cho [Tên người nhận bàn giao hoặc "người được chỉ định"].

Chúc Anh/Chị và công ty sẽ ngày càng phát triển và đạt được nhiều thành công trong tương lai.

Trân trọng, [Họ và tên của bạn] [Số điện thoại]

1.2. Mẫu email xin nghỉ việc chuyên nghiệp, đầy đủ

Sử dụng trong môi trường làm việc trang trọng, tập đoàn lớn, hoặc khi bạn giữ các vị trí quan trọng.

Tiêu đề: Đơn xin thôi việc - [Họ và tên của bạn] - [Tên phòng ban]

Kính gửi Ban Giám đốc và Anh/Chị [Tên Quản lý trực tiếp],

Tôi viết thư này để thông báo quyết định xin thôi việc tại vị trí [Vị trí công việc] ở [Tên Công ty]. Dựa trên quy định về thời gian báo trước của công ty, ngày làm việc cuối cùng của tôi sẽ là [Ngày/Tháng/Năm].

Quyết định này không hề dễ dàng, nhưng sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi nhận thấy đây là thời điểm thích hợp để tôi có những bước đi mới trong sự nghiệp. Tôi vô cùng biết ơn những cơ hội tuyệt vời, sự hướng dẫn tận tình từ Anh/Chị [Tên Quản lý] và sự đồng hành của tập thể phòng [Tên phòng ban] trong suốt [Số năm/tháng] qua. Những kinh nghiệm quý báu tại [Tên công ty] sẽ là hành trang quan trọng cho tôi trên chặng đường sắp tới.

Để đảm bảo công việc không bị gián đoạn, tôi đã lập một tài liệu chi tiết về các dự án đang phụ trách. Tôi sẽ hoàn tất quá trình bàn giao cho [Tên người nhận bàn giao] và hỗ trợ đào tạo người mới (nếu cần thiết) trước khi chính thức nghỉ việc.

Xin kính chúc Ban Giám đốc, Anh/Chị và toàn thể công ty sức khỏe, bình an và gặt hái thêm nhiều thành tựu lớn.

Trân trọng, [Họ và tên của bạn] [Vị trí] [Số điện thoại]

1.3. Mẫu email xin nghỉ việc vì lý do cá nhân

Sử dụng khi bạn có những vấn đề riêng tư (gia đình, định hướng riêng) không muốn chia sẻ quá sâu.

Tiêu đề: Đơn xin nghỉ việc - [Họ và tên của bạn]

Kính gửi Anh/Chị [Tên Quản lý] và Bộ phận Nhân sự,

Em xin phép viết email này để thông báo về việc em sẽ chính thức thôi giữ vị trí [Vị trí công việc] tại công ty kể từ ngày [Ngày/Tháng/Năm].

Vì một số lý do cá nhân không thể sắp xếp được, em buộc phải đưa ra quyết định này. Em rất tiếc vì không thể tiếp tục đồng hành cùng Anh/Chị và các dự án sắp tới của công ty.

Em chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của Anh/Chị cùng các đồng nghiệp trong suốt thời gian qua. Những trải nghiệm tại công ty thực sự rất có ý nghĩa với em.

Từ nay đến ngày nghỉ việc chính thức, em cam kết sẽ hoàn thành tiến độ công việc được giao và bàn giao chi tiết các hạng mục đang phụ trách để không làm ảnh hưởng đến hoạt động chung của phòng ban.

Chúc Anh/Chị và công ty luôn thành công và phát triển không ngừng.

Trân trọng, [Họ và tên của bạn]

1.4. Mẫu email xin nghỉ việc khi muốn thay đổi định hướng nghề nghiệp

Sử dụng khi bạn quyết định chuyển sang một ngành nghề/lĩnh vực khác.

Tiêu đề: Đơn xin từ nhiệm - [Họ và tên của bạn] - [Vị trí công việc]

Kính gửi Anh/Chị [Tên Quản lý],

Như em đã chia sẻ trong buổi nói chuyện trước đó, em viết email này để chính thức gửi đơn xin thôi việc tại vị trí [Vị trí công việc], ngày làm việc cuối cùng của em là [Ngày/Tháng/Năm].

Thời gian gắn bó với công ty đã giúp em học hỏi được rất nhiều điều, đồng thời cũng giúp em nhận ra niềm đam mê và mục tiêu dài hạn của mình. Hiện tại, em mong muốn được thử sức và chuyển hướng sang lĩnh vực [Tên lĩnh vực mới] để phát triển bản thân theo một con đường mới.

Em xin gửi lời tri ân sâu sắc đến Anh/Chị vì đã luôn tin tưởng và tạo điều kiện cho em phát triển năng lực trong suốt thời gian làm việc tại đây.

Em sẽ đảm bảo công tác bàn giao tài liệu, khách hàng và các công việc đang phụ trách diễn ra suôn sẻ nhất. Nếu có vấn đề phát sinh trong vòng 1-2 tuần đầu sau khi em nghỉ, Anh/Chị vẫn có thể liên hệ với em để được hỗ trợ giải đáp.

Chúc Anh/Chị cùng tập thể [Tên Công ty] ngày càng vững mạnh.

Trân trọng, [Họ và tên của bạn]

1.5. Mẫu email xin nghỉ việc bằng tiếng Anh (English Standard)

Sử dụng tại các công ty đa quốc gia hoặc quản lý trực tiếp là người nước ngoài.

Subject: Resignation - [Your Name] - [Your Job Title]

Dear [Manager's Name],

Please accept this email as formal notification that I am resigning from my position as [Your Job Title] at [Company Name]. As per my notice period, my last day of employment will be [Date].

I want to thank you for all the support and opportunities you have provided me during my time with the company. I have truly enjoyed working with the team and have learned a great deal, which I will carry with me throughout my career.

Over the next [Number] weeks, I am fully committed to ensuring a smooth transition of my responsibilities. I will wrap up my duties, assist in training other team members, and leave detailed handover notes for my successor.

I wish you and the company all the best and hope we can stay in touch in the future.

Sincerely,

[Your Name] [Your Phone Number] [Your Personal Email]

1.6. Mẫu email xin nghỉ việc gấp, không kịp báo trước đủ ngày

Sử dụng khi có sự cố bất khả kháng (gia đình có biến cố lớn, bệnh khẩn cấp, v.v.), hãy thể hiện sự áy náy và chân thành.

Tiêu đề: Thư xin nghỉ việc khẩn cấp - [Họ và tên của bạn]

Kính gửi Anh/Chị [Tên Quản lý] và Bộ phận Nhân sự,

Em rất xin lỗi vì phải viết thư này một cách đột ngột. Do [Nêu ngắn gọn lý do bất khả kháng, ví dụ: gia đình có việc đột xuất rất gấp / tình trạng sức khỏe không cho phép], em không thể tiếp tục công tác và xin phép được từ nhiệm khỏi vị trí [Vị trí công việc] kể từ ngày [Ngày/Tháng/Năm - Thường là ngay lập tức hoặc 1-2 ngày sau].

Em hiểu rằng quyết định nghỉ việc không báo trước đủ thời gian theo quy định sẽ gây ra nhiều khó khăn và phiền toái cho Anh/Chị trong việc sắp xếp nhân sự thay thế. Em vô cùng xin lỗi vì sự bất tiện này và mong ban giám đốc công ty thông cảm cho hoàn cảnh hiện tại của em.

Em đã hệ thống lại toàn bộ file công việc và tài liệu trên Drive chung của phòng ban (kèm theo link/hướng dẫn cụ thể dưới đây). Em sẽ cố gắng hết sức để hỗ trợ bàn giao từ xa qua email/điện thoại trong khả năng có thể để giảm thiểu tối đa sự gián đoạn.

Một lần nữa, em xin lỗi công ty vì sự việc đột xuất này và cảm ơn Anh/Chị đã hỗ trợ em trong thời gian qua.

Trân trọng, [Họ và tên của bạn]

Lưu ý: Mẫu email này chỉ nên sử dụng trong trường hợp thực sự khẩn cấp hoặc có lý do bất khả kháng. Theo quy định của Bộ luật Lao động, nếu người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái quy định (bao gồm cả việc không bảo đảm thời gian báo trước khi không thuộc trường hợp được miễn), có thể phải bồi thường cho người sử dụng lao động nửa tháng tiền lương theo hợp đồng lao động và một khoản tiền tương ứng với tiền lương của những ngày không báo trước. 

1.7. Mẫu email kèm đơn xin nghỉ việc đính kèm

Sử dụng khi công ty yêu cầu phải có file văn bản (Word/PDF) ký tên chính thức để làm thủ tục hành chính.

Tiêu đề: Đơn xin từ nhiệm (Resignation Letter) - [Họ và tên của bạn] - [Vị trí]

Kính gửi Anh/Chị [Tên Quản lý] và Bộ phận Nhân sự,

Theo như nội dung buổi trao đổi giữa em và Anh/Chị vào ngày [Ngày trao đổi], em viết email này để đính kèm Đơn xin thôi việc chính thức của em tại vị trí [Vị trí công việc].

Ngày làm việc cuối cùng của em tại công ty sẽ là [Ngày/Tháng/Năm] như thỏa thuận.

Chi tiết về lý do và kế hoạch bàn giao công việc em đã trình bày cụ thể trong file đính kèm. Kính mong Anh/Chị và Phòng Nhân sự xem xét, phê duyệt đơn và phản hồi lại giúp em các thủ tục tiếp theo cần thực hiện.

Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn Anh/Chị và Công ty.

Trân trọng, [Họ và tên của bạn]

(Đính kèm: File PDF Đơn_Xin_Nghi_Viec_HoVaTen.pdf)

1.8. Mẫu email xin nghỉ việc để tiếp tục việc học/ nâng cao trình độ

Tiêu đề: Đơn xin từ nhiệm - [Họ và tên của bạn]

Kính gửi Anh/Chị [Tên Quản lý],

Em viết email này để gửi đơn xin nghỉ việc khỏi vị trí [Vị trí công việc], có hiệu lực từ ngày [Ngày/Tháng/Năm].

Sắp tới, em đã lên kế hoạch quay lại trường học để hoàn thành chương trình [Thạc sĩ/ Chứng chỉ chuyên môn] nhằm nâng cao kiến thức chuyên sâu. Vì chương trình học khá nặng và yêu cầu thời gian toàn thời gian, em không thể tiếp tục đảm nhiệm công việc hiện tại một cách tốt nhất.

Cảm ơn Anh/Chị đã dẫn dắt và trao cho em nhiều cơ hội rèn luyện thực tế. Những kinh nghiệm có được từ công ty sẽ giúp ích rất nhiều cho quá trình học tập của em sắp tới. Em sẽ hoàn tất bàn giao và dọn dẹp các tài liệu liên quan trước ngày làm việc cuối cùng.

Chúc Anh/Chị và mọi người nhiều sức khỏe và đạt nhiều thành công.

Trân trọng, [Họ và tên của bạn]

1.9. Mẫu email xin nghỉ việc do thay đổi nơi sinh sống/ chuyển chỗ ở

Tiêu đề: Đơn xin thôi việc - [Họ và tên của bạn] - [Phòng ban]

Kính gửi Anh/Chị [Tên Quản lý],

Em xin thông báo rằng em sẽ kết thúc công việc tại vị trí [Vị trí công việc] vào ngày [Ngày/Tháng/Năm].

Do kế hoạch gia đình, em sẽ chuyển nơi sinh sống đến [Tên Thành phố/Quốc gia] vào tháng tới. Vì khoảng cách địa lý và đặc thù công việc không cho phép làm từ xa, em buộc lòng phải xin nghỉ việc tại công ty.

Làm việc tại [Tên công ty] là một chặng đường vô cùng đáng nhớ đối với em. Em thực sự trân trọng những tình cảm và sự hướng dẫn mà Anh/Chị cùng các đồng nghiệp đã dành cho em.

Trong những tuần còn lại, em sẽ tập trung cao độ để đóng các dự án cũ và chuyển giao công việc cho các bạn trong team.

Chúc công ty sẽ tiếp tục vươn xa và gặt hái thêm nhiều dự án lớn.

Trân trọng, [Họ và tên của bạn]

>>> Xem thêm: CÁCH TRẢ LỜI EMAIL XÁC NHẬN THÔNG TIN CHUYÊN NGHIỆP & MẪU DỄ ÁP DỤNG 

2. Cấu trúc email xin nghỉ việc chuyên nghiệp

Một email xin nghỉ việc chuyên nghiệp giúp bạn thông báo quyết định nghỉ việc một cách rõ ràng và thể hiện sự tôn trọng đối với công ty, cấp trên và đồng nghiệp. Một email được trình bày đầy đủ, lịch sự sẽ góp phần duy trì mối quan hệ tốt đẹp, đồng thời tạo ấn tượng tích cực ngay cả khi bạn đã rời doanh nghiệp.

2.1. Tiêu đề email xin nghỉ việc

Tiêu đề email là phần đầu tiên người nhận nhìn thấy, vì vậy cần được viết ngắn gọn, rõ ràng và đúng mục đích. Một tiêu đề tốt nên giúp người nhận hiểu ngay đây là email xin nghỉ việc, đồng thời biết được người gửi là ai hoặc nội dung chính của email là gì. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn gửi email cho quản lý trực tiếp, phòng Nhân sự hoặc Ban Giám đốc, vì họ thường nhận rất nhiều email mỗi ngày.

Khi viết tiêu đề email xin nghỉ việc, bạn nên lưu ý một số nguyên tắc sau:

• Ngắn gọn, dễ hiểu: Không nên viết tiêu đề quá dài hoặc vòng vo.
• Thể hiện đúng nội dung: Người nhận cần biết ngay đây là email liên quan đến việc nghỉ việc.
• Có thể ghi rõ họ tên: Nếu cần, hãy thêm họ tên để dễ nhận diện.
• Phù hợp với ngữ cảnh công ty: Nếu doanh nghiệp có quy trình riêng, hãy ưu tiên cách đặt tiêu đề theo quy định nội bộ.
• Giữ giọng văn lịch sự, chuyên nghiệp: Tránh dùng từ ngữ cảm tính hoặc tiêu đề gây hiểu nhầm.

Dưới đây là 10 mẫu tiêu đề email xin nghỉ việc phổ biến, kèm theo cách sử dụng phù hợp:

• Đơn xin nghỉ việc – [Họ và tên]
• Email xin nghỉ việc của [Họ và tên]
• Thông báo nghỉ việc – [Họ và tên]
• Đơn đề nghị chấm dứt hợp đồng lao động
• Thông báo về việc nghỉ việc
• Xin thôi việc từ ngày [dd/mm/yyyy]
• Resignation Letter – [Your Name]
• Notice of Resignation – [Your Name]
• Thư xin nghỉ việc và kế hoạch bàn giao công việc
• Thông báo chính thức về việc nghỉ việc

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp có quy định về cách đặt tiêu đề email hoặc quy trình nghỉ việc, hãy ưu tiên thực hiện theo hướng dẫn nội bộ. Trong trường hợp cần gửi cho nhiều người cùng lúc, bạn nên giữ tiêu đề thống nhất, rõ ràng và tránh viết quá dài.

2.2. Lời chào mở đầu

Lời chào là phần mở đầu của email và cũng là chi tiết đầu tiên thể hiện sự lịch sự, tôn trọng đối với người nhận. Vì vậy, bạn nên lựa chọn cách xưng hô phù hợp với từng đối tượng cụ thể như quản lý trực tiếp, phòng Nhân sự hoặc Ban Giám đốc. Một lời chào đúng mực sẽ giúp email trở nên chuyên nghiệp hơn và tạo thiện cảm ngay từ những dòng đầu tiên.

Một số cách mở đầu phổ biến:

• Kính gửi Anh/Chị [Tên quản lý],
• Kính gửi Phòng Nhân sự,
• Kính gửi Ban Giám đốc Công ty,
• Dear Mr./Ms. [Tên] (đối với email tiếng Anh).

Khi viết lời chào, nên sử dụng giọng văn trang trọng, ngắn gọn và đúng mực. Nếu email được gửi cho nhiều người, bạn có thể ưu tiên cách xưng hô chung để đảm bảo tính lịch sự và phù hợp với ngữ cảnh. Tránh dùng cách chào quá thân mật hoặc quá cộc lốc vì có thể làm giảm tính chuyên nghiệp của email.

2.3. Thông báo quyết định nghỉ việc

Đây là nội dung quan trọng nhất của email, vì vậy cần được trình bày rõ ràng, ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Bạn nên thông báo chính thức về quyết định nghỉ việc, đồng thời thể hiện thái độ chuyên nghiệp, tích cực và tôn trọng công ty.

Nội dung nên đề cập đến quyết định xin nghỉ việc, vị trí hoặc phòng ban đang công tác, lý do nghỉ việc nếu muốn chia sẻ và khẳng định đây là một quyết định đã được cân nhắc kỹ lưỡng.

Bạn không cần trình bày quá dài hoặc giải thích chi tiết về lý do nghỉ việc. Nếu lý do mang tính cá nhân, chỉ cần diễn đạt ngắn gọn, lịch sự và tập trung vào việc thông báo chính thức. Cách viết rõ ràng, chân thành sẽ giúp người nhận dễ dàng nắm bắt nội dung mà vẫn giữ được sự chuyên nghiệp cần thiết.

2.4. Thời gian nghỉ việc dự kiến

Trong email xin nghỉ việc, bạn nên ghi rõ thời gian báo trước và ngày làm việc cuối cùng theo hợp đồng lao động hoặc theo thỏa thuận với công ty. Đây là thông tin rất quan trọng vì giúp doanh nghiệp chủ động sắp xếp nhân sự, phân công công việc và chuẩn bị cho quá trình bàn giao.

Bạn nên nêu rõ thời điểm gửi thông báo, thời gian báo trước và ngày làm việc cuối cùng dự kiến để doanh nghiệp chủ động sắp xếp nhân sự và kế hoạch bàn giao công việc.

Việc cung cấp đầy đủ thông tin về thời gian nghỉ việc sẽ giúp hạn chế những hiểu nhầm hoặc phát sinh trong quá trình xử lý hồ sơ nghỉ việc. Đồng thời, điều này cũng thể hiện rằng bạn có trách nhiệm và tôn trọng quy trình làm việc của doanh nghiệp.

2.5. Kế hoạch bàn giao công việc

Một email xin nghỉ việc chuyên nghiệp cần có nội dung về kế hoạch bàn giao công việc. Đây là phần thể hiện tinh thần trách nhiệm, sự chủ động và thái độ làm việc chuyên nghiệp của người lao động trước khi rời công ty.

Bạn có thể đề cập đến:

• Những công việc đang phụ trách.
• Hồ sơ, tài liệu và dữ liệu cần bàn giao.
• Người tiếp nhận công việc (nếu đã được phân công).
• Cam kết hỗ trợ trong quá trình chuyển giao nếu cần thiết.

Việc chủ động đề xuất kế hoạch bàn giao sẽ giúp quá trình nghỉ việc diễn ra thuận lợi hơn, đồng thời giảm thiểu ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung của bộ phận. Đây cũng là cách để bạn để lại ấn tượng tốt với cấp trên và đồng nghiệp, dù đã quyết định rời khỏi công ty.

2.6. Lời cảm ơn công ty và đồng nghiệp

Trước khi kết thúc email, hãy dành một vài dòng để gửi lời cảm ơn đến công ty, cấp trên và đồng nghiệp đã đồng hành cùng bạn trong suốt thời gian làm việc. Đây là chi tiết nhỏ nhưng rất quan trọng, vì nó thể hiện sự trân trọng đối với những cơ hội, sự hỗ trợ và những trải nghiệm mà bạn đã có trong quá trình công tác.

Bạn có thể nhắc đến:

• Những cơ hội học hỏi và phát triển.
• Sự hỗ trợ từ quản lý và đồng nghiệp.
• Những trải nghiệm đáng quý trong quá trình công tác.
• Lời chúc dành cho công ty trong tương lai.

Một lời cảm ơn chân thành sẽ giúp khép lại quá trình làm việc một cách tích cực, đồng thời duy trì mối quan hệ tốt đẹp sau khi nghỉ việc. Điều này đặc biệt có ý nghĩa nếu sau này bạn vẫn muốn giữ liên hệ hoặc hợp tác trong môi trường nghề nghiệp.

2.7. Lời kết chuyên nghiệp và chữ ký

Phần kết email nên ngắn gọn, lịch sự và thể hiện sự thiện chí. Bạn có thể gửi lời chúc đến công ty, bày tỏ mong muốn hoàn tất quá trình nghỉ việc thuận lợi và tiếp tục giữ mối quan hệ tốt đẹp trong tương lai. Một lời kết chỉn chu sẽ giúp email hoàn thiện hơn cả về nội dung lẫn hình thức.

Cuối email, đừng quên ký đầy đủ các thông tin cần thiết như họ và tên, chức danh, phòng ban, số điện thoại liên hệ nếu cần và địa chỉ email để người nhận dễ dàng xác nhận thông tin và liên hệ khi cần thiết.

Việc trình bày đầy đủ thông tin ở phần cuối giúp người nhận dễ dàng liên hệ khi cần thiết và làm cho email trở nên chuyên nghiệp, rõ ràng và lịch sự hơn.

Kết thúc một hành trình cũ cũng là lúc mở ra những cơ hội mới bứt phá hơn. Nếu bạn đã sẵn sàng cho một môi trường tôn trọng năng lực, văn hóa học tập không giới hạn và lộ trình thăng tiến rõ ràng, hãy tham khảo các vị trí đang mở tuyển tại Hệ sinh thái HBR Holdings tại đây.

Gia nhập HBR Holdings Careers, bạn sẽ được làm việc trong môi trường hiện đại với quy trình vận hành chuyên nghiệp, nơi hiệu quả công việc và năng lực cá nhân được ghi nhận minh bạch. Bên cạnh cơ hội tham gia các khóa đào tạo về AI, Marketing, Kinh doanh, Phân tích dữ liệu, Quản trị và kỹ năng lãnh đạo, bạn còn được học hỏi từ đội ngũ quản lý giàu kinh nghiệm, tiếp cận hệ sinh thái giáo dục đa lĩnh vực và nhận chính sách hỗ trợ chi phí đào tạo lên đến 100 triệu đồng để nâng cao chuyên môn.

Đừng bỏ lỡ cơ hội gia nhập HBR Holdings Careers để làm việc trong môi trường giàu cơ hội học hỏi, phát triển toàn diện và tạo nền tảng vững chắc cho tương lai nghề nghiệp của bạn.

>>> TIN TUYỂN DỤNG: HBR Holdings đang tuyển dụng nhiều vị trí hấp dẫn dành cho ứng viên ở đa dạng lĩnh vực như: Marketing, Nhân sự, Kinh doanh, Kế toán, Trợ lý - Thư ký,.... Ứng tuyển ngay để tìm công việc phù hợp với bạn!

3. Nguyên tắc viết email xin nghỉ việc đúng chuẩn

Bên cạnh nội dung đầy đủ, cách diễn đạt trong email xin nghỉ việc cũng rất quan trọng. Một email đúng chuẩn sẽ giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp, giữ hình ảnh cá nhân và duy trì mối quan hệ tốt với công ty. Dưới đây là những nguyên tắc cần lưu ý khi viết email xin nghỉ việc.

3.1. Giữ thái độ tích cực và tôn trọng

Dù lý do nghỉ việc là gì, bạn cũng nên duy trì thái độ lịch sự, chân thành và tôn trọng trong toàn bộ nội dung email. Hãy xem đây là một lời thông báo chính thức thay vì nơi để bày tỏ cảm xúc hoặc những vấn đề chưa hài lòng trong quá trình làm việc.

Một giọng văn tích cực sẽ giúp người nhận cảm thấy được tôn trọng, đồng thời tạo thiện cảm và giữ gìn hình ảnh chuyên nghiệp của bạn. Đây cũng là yếu tố quan trọng nếu sau này hai bên có cơ hội hợp tác trở lại hoặc cần xác nhận thông tin trong quá trình ứng tuyển tại doanh nghiệp khác.

3.2. Trình bày ngắn gọn, rõ ràng

Email xin nghỉ việc nên tập trung vào những thông tin quan trọng như quyết định nghỉ việc, thời gian nghỉ dự kiến, kế hoạch bàn giao và lời cảm ơn. Tránh viết quá dài hoặc lan man khiến người đọc khó nắm bắt nội dung chính.

Bạn nên chia email thành các đoạn ngắn, sử dụng câu văn rõ ràng và mạch lạc để người nhận dễ theo dõi. Một email súc tích nhưng đầy đủ thông tin sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp và giúp quá trình xử lý diễn ra nhanh chóng hơn.

3.3. Không phàn nàn hoặc chỉ trích công ty

Ngay cả khi bạn nghỉ việc vì môi trường làm việc, chế độ đãi ngộ hoặc mâu thuẫn cá nhân, email xin nghỉ việc cũng không phải là nơi phù hợp để chỉ trích doanh nghiệp hoặc đồng nghiệp.

Những lời phàn nàn, trách móc hoặc sử dụng ngôn từ tiêu cực có thể khiến bạn để lại ấn tượng không tốt và ảnh hưởng đến mối quan hệ sau này. Nếu muốn góp ý, bạn nên trao đổi trực tiếp với quản lý hoặc chia sẻ trong buổi phỏng vấn nghỉ việc (Exit Interview) nếu công ty có tổ chức.

3.4. Không chia sẻ quá nhiều lý do cá nhân

Bạn không bắt buộc phải trình bày chi tiết lý do nghỉ việc trong email. Chỉ cần nêu ngắn gọn nếu cần thiết và đảm bảo nội dung phù hợp với môi trường công sở.

Việc chia sẻ quá nhiều thông tin cá nhân hoặc kể chi tiết về hoàn cảnh riêng không mang lại nhiều giá trị cho email, thậm chí có thể khiến nội dung trở nên dài dòng và thiếu chuyên nghiệp. Hãy tập trung vào việc thông báo nghỉ việc và các thông tin liên quan đến quá trình bàn giao.

3.5. Duy trì mối quan hệ tốt sau khi nghỉ việc

Nghỉ việc không đồng nghĩa với việc chấm dứt hoàn toàn mối quan hệ với công ty. Vì vậy, hãy kết thúc email bằng lời cảm ơn chân thành, lời chúc tốt đẹp và thể hiện mong muốn hoàn thành đầy đủ trách nhiệm trước khi rời doanh nghiệp.

Một thái độ chuyên nghiệp sẽ giúp bạn giữ được mối quan hệ tích cực với cấp trên và đồng nghiệp. Đây cũng là lợi thế nếu sau này bạn cần thư giới thiệu, xác nhận kinh nghiệm làm việc hoặc có cơ hội hợp tác trong tương lai.

>>> Xem thêm: BÍ QUYẾT VIẾT EMAIL GỬI CV XIN VIỆC CHINH PHỤC NHÀ TUYỂN DỤNG 

4. Những sai lầm cần tránh khi gửi email xin nghỉ việc

Một email xin nghỉ việc cần được viết đúng thời điểm, rõ ràng và thể hiện thái độ chuyên nghiệp. Chỉ một vài sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến hình ảnh cá nhân và mối quan hệ với công ty. Dưới đây là những sai lầm phổ biến mà bạn nên tránh khi gửi email xin nghỉ việc.

4.1. Thông báo nghỉ việc quá gấp

Một trong những sai lầm thường gặp là gửi email xin nghỉ việc quá sát ngày nghỉ hoặc không tuân thủ thời gian báo trước theo hợp đồng lao động. Điều này khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc sắp xếp nhân sự, tuyển người thay thế và phân bổ công việc.

Trước khi gửi email, hãy kiểm tra quy định về thời gian báo trước trong hợp đồng hoặc nội quy của công ty. Việc chủ động thông báo đúng thời hạn sẽ giúp quá trình nghỉ việc diễn ra thuận lợi hơn, thể hiện tinh thần trách nhiệm và sự tôn trọng đối với doanh nghiệp.

4.2. Gửi email trước khi trao đổi với quản lý

Nhiều người lựa chọn gửi email xin nghỉ việc mà chưa trao đổi trực tiếp với quản lý. Điều này có thể khiến cấp trên cảm thấy bị động hoặc bất ngờ, đặc biệt nếu hai bên đang làm việc trong các dự án quan trọng.

Trong hầu hết trường hợp, bạn nên thông báo trực tiếp hoặc sắp xếp một buổi trao đổi với quản lý trước khi gửi email chính thức. Sau khi đã thống nhất, email sẽ đóng vai trò là văn bản xác nhận quyết định nghỉ việc và lưu lại thông tin cần thiết.

4.3. Viết email mang cảm xúc tiêu cực

Khi gặp áp lực trong công việc hoặc có những trải nghiệm không như mong muốn, nhiều người dễ viết email với tâm trạng bức xúc, thất vọng hoặc trách móc. Tuy nhiên, đây là điều bạn nên tránh.

Email xin nghỉ việc cần được viết bằng giọng văn bình tĩnh, khách quan và chuyên nghiệp. Tránh sử dụng ngôn từ tiêu cực, công kích cá nhân hoặc kể lại những mâu thuẫn trong quá trình làm việc. Một email mang tính xây dựng sẽ giúp bạn giữ được hình ảnh tốt đẹp và tránh những hiểu lầm không đáng có.

4.4. Không đề cập việc bàn giao công việc

Chỉ thông báo nghỉ việc mà không nhắc đến kế hoạch bàn giao là thiếu sót khá phổ biến. Điều này có thể khiến công ty lo ngại về tiến độ công việc hoặc đánh giá bạn thiếu trách nhiệm.

Trong email, bạn nên chủ động đề cập đến việc hoàn thành các nhiệm vụ còn lại, bàn giao hồ sơ, tài liệu và phối hợp với người tiếp nhận công việc nếu được yêu cầu. Đây là cách thể hiện sự chuyên nghiệp và tinh thần trách nhiệm cho đến ngày làm việc cuối cùng.

4.5. Sử dụng ngôn ngữ thiếu chuyên nghiệp

Dù làm việc trong môi trường thân thiện hay có mối quan hệ gần gũi với cấp trên, email xin nghỉ việc vẫn là văn bản mang tính chính thức. Vì vậy, bạn nên sử dụng ngôn ngữ lịch sự, đúng mực và phù hợp với môi trường công sở.

Tránh dùng từ ngữ suồng sã, viết tắt, biểu tượng cảm xúc hoặc cách diễn đạt mang tính khẩu ngữ. Đồng thời, hãy kiểm tra kỹ lỗi chính tả, ngữ pháp và định dạng trước khi gửi để đảm bảo email được trình bày chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tích cực với người nhận.

>>> Xem thêm: MẪU CHỮ KÝ EMAIL OUTLOOK ĐẸP CHO CÁ NHÂN, DOANH NGHIỆP & CÁCH CÀI ĐẶT 

5. Câu hỏi thường gặp về email xin nghỉ việc

5.1. Có bắt buộc phải gửi email xin nghỉ việc không?

Không phải doanh nghiệp nào cũng bắt buộc người lao động phải gửi email xin nghỉ việc, nhưng đây vẫn là cách thông báo phổ biến và chuyên nghiệp. Email giúp lưu lại nội dung rõ ràng, thuận tiện cho việc xác nhận và xử lý các thủ tục liên quan. Nếu công ty có quy trình riêng, bạn nên thực hiện đúng hướng dẫn, vì nhiều nơi yêu cầu email đi kèm đơn xin nghỉ việc hoặc biểu mẫu nội bộ để hoàn thiện hồ sơ.

5.2. Nên gửi email xin nghỉ việc trước bao lâu?

Bạn nên gửi email theo đúng thời gian báo trước được quy định trong hợp đồng lao động hoặc nội quy công ty. Thông thường, càng thông báo sớm càng tốt, miễn là bạn đã trao đổi trước với quản lý để tránh gây bất ngờ cho bộ phận liên quan. Gửi đúng thời điểm giúp doanh nghiệp có thời gian sắp xếp nhân sự thay thế, đồng thời tạo điều kiện để bạn hoàn tất công việc, bàn giao hồ sơ và nghỉ việc thuận lợi hơn.

5.3. Có thể rút lại email xin nghỉ việc không?

Trong một số trường hợp, bạn vẫn có thể rút lại email xin nghỉ việc nếu công ty chưa ra quyết định chính thức và người sử dụng lao động đồng ý cho bạn tiếp tục làm việc. Tuy nhiên, điều này còn phụ thuộc vào quy định nội bộ, tình hình nhân sự và mức độ ảnh hưởng đến kế hoạch của doanh nghiệp. Nếu thay đổi quyết định, bạn nên trao đổi trực tiếp với quản lý hoặc phòng Nhân sự càng sớm càng tốt để tìm phương án phù hợp.

5.4. Gửi mail xin nghỉ việc như thế nào để không mất điểm?

Để giữ hình ảnh chuyên nghiệp, bạn nên trao đổi trước với quản lý rồi mới gửi email chính thức. Nội dung cần ngắn gọn, lịch sự, nêu rõ thời gian nghỉ việc, lý do phù hợp và kế hoạch bàn giao nếu có. Ngoài ra, hãy kiểm tra kỹ chính tả, cách xưng hô, người nhận và toàn bộ nội dung trước khi gửi. Một email chỉn chu sẽ giúp bạn rời công ty trong ấn tượng tốt đẹp và hạn chế hiểu lầm không đáng có.

5.5. Email xin nghỉ việc có thay thế đơn xin nghỉ việc không?

Điều này phụ thuộc vào quy định của từng công ty. Có doanh nghiệp chỉ cần email để xác nhận quyết định nghỉ việc, nhưng cũng có nơi vẫn yêu cầu nộp thêm đơn xin nghỉ việc hoặc hoàn thành các biểu mẫu nội bộ theo quy trình. Vì vậy, trước khi gửi email, bạn nên tìm hiểu kỹ thủ tục nghỉ việc của công ty để chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết. Làm đúng ngay từ đầu sẽ giúp quá trình xử lý diễn ra nhanh hơn.

5.6. Sau khi gửi email xin nghỉ việc cần làm gì?

Sau khi gửi email, bạn nên xác nhận lại với quản lý hoặc phòng Nhân sự để chắc chắn thông tin đã được tiếp nhận và thống nhất các bước tiếp theo. Đồng thời, hãy chủ động hoàn thành công việc còn dang dở, lập kế hoạch bàn giao rõ ràng và phối hợp với người tiếp nhận nếu cần. Trước ngày nghỉ chính thức, bạn cũng nên trả tài sản công ty, bàn giao tài liệu, xác nhận hồ sơ và xử lý các vấn đề còn tồn đọng.

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ cách viết email xin nghỉ việc chuyên nghiệp, từ cấu trúc, nguyên tắc trình bày đến những mẫu email và lưu ý quan trọng khi gửi. Chúc bạn hoàn tất quá trình nghỉ việc suôn sẻ và sớm tìm được môi trường làm việc phù hợp với định hướng phát triển trong chặng đường sự nghiệp tiếp theo. 

Nếu bạn đang tìm kiếm cơ hội việc làm trong lĩnh vực Marketing, Kinh doanh, Công nghệ thông tin, Hành chính – Nhân sự hay nhiều vị trí văn phòng khác, hãy truy cập HBR Holdings Career để cập nhật những tin tuyển dụng mới nhất. Đồng thời, bạn cũng có thể tham khảo thêm các bài viết chia sẻ về kỹ năng nghề nghiệp, kinh nghiệm ứng tuyển và xu hướng thị trường lao động để chuẩn bị tốt hơn cho hành trình phát triển sự nghiệp. 

ỨNG TUYỂN NGAY!