CÁCH GỬI CV QUA EMAIL CHUYÊN NGHIỆP THU HÚT NHÀ TUYỂN DỤNG

Bạn đang băn khoăn làm thế nào để hồ sơ ứng tuyển của mình nổi bật giữa hàng trăm email mà nhà tuyển dụng nhận được mỗi ngày? Việc nắm vững cách gửi CV qua email đúng chuẩn chính là chìa khóa quan trọng giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và chỉn chu ngay từ cái nhìn đầu tiên.

Cùng HBR Holdings Careers khám phá quy trình gửi hồ sơ chi tiết cùng những bí quyết tối ưu nội dung email giúp bạn tự tin chinh phục mọi cơ hội nghề nghiệp ngay hôm nay!

1. Tại sao gửi CV qua email vẫn là kênh ứng tuyển hiệu quả?

Trong bối cảnh các mạng xã hội nghề nghiệp phát triển mạnh mẽ, email vẫn giữ vững vị thế là phương thức giao tiếp chính thống giữa ứng viên và doanh nghiệp. 

Việc sử dụng email giúp bạn duy trì tính bảo mật thông tin cá nhân đồng thời thể hiện thái độ làm việc nghiêm túc đối với vị trí ứng tuyển.

Hình thức này cho phép ứng viên tự do trình bày tư duy và kỹ năng viết lách thông qua nội dung thư dẫn dắt. Đây là cơ hội tuyệt vời để bạn trực tiếp tương tác với bộ phận nhân sự và đảm bảo hồ sơ của mình được chuyển đến đúng người có thẩm quyền quyết định.

2. Chuẩn bị gì trước khi gửi CV qua email?

Sự chuẩn bị kỹ lưỡng chính là yếu tố phân loại giữa một ứng viên nghiệp dư và một nhân sự chuyên nghiệp. Trước khi bắt đầu soạn thảo nội dung, bạn cần kiểm tra lại các yếu tố kỹ thuật và hình thức của bộ hồ sơ để đảm bảo không xảy ra bất kỳ sai sót đáng tiếc nào.

2.1. Chọn địa chỉ email chuyên nghiệp

Địa chỉ email là điểm chạm đầu tiên xác định danh tính của bạn trong mắt bộ phận nhân sự. Một cái tên email nghiêm túc không chỉ giúp thư của bạn tránh rơi vào hòm thư rác mà còn thể hiện thái độ tôn trọng đối với công việc ứng tuyển.

Bạn nên ưu tiên sử dụng các cấu trúc tên email rõ ràng, dễ nhận diện như sau:

• Sử dụng họ tên thật: Các định dạng như nguyenvanan@gmail.com hoặc annv.hbr@gmail.com luôn được đánh giá cao vì tính minh bạch và dễ tra cứu.
• Tránh các biệt danh thiếu nghiêm túc: Tuyệt đối không sử dụng những địa chỉ chứa biệt danh, ngày sinh quá rườm rà hoặc các ký tự khó hiểu khiến nhà tuyển dụng thiếu tin tưởng.
• Sử dụng các tên miền phổ biến: Các nền tảng như Gmail hay Outlook là lựa chọn an toàn giúp đảm bảo tính ổn định trong việc nhận và gửi thông tin.

2.2. Đặt tên file CV đúng chuẩn

Rất nhiều ứng viên mắc lỗi đặt tên tệp tin một cách tùy hứng như "CV_final" hay "ban_on_tap". Việc này gây khó khăn cho nhà tuyển dụng trong quá trình lưu trữ và tìm kiếm hồ sơ giữa hàng ngàn tệp tin khác nhau.

Một tên file chuẩn chỉnh cần cung cấp đủ thông tin về tên ứng viên và vị trí công việc. Bạn có thể tham khảo cấu trúc: 

CV _ Họ tên _ Vị trí ứng tuyển (Ví dụ: CV _ Nguyễn Văn A _ Nhân viên Marketing)

Cách đặt tên này giúp hồ sơ của bạn trông nổi bật và khoa học hơn rất nhiều.

2.3. Chọn định dạng và kiểm tra dung lượng file

Định dạng tệp tin quyết định việc nhà tuyển dụng có thể mở và xem nội dung của bạn một cách trọn vẹn hay không. Việc gửi sai định dạng hoặc tệp quá nặng thường dẫn đến những trải nghiệm không tốt cho người tiếp nhận hồ sơ.

Để tối ưu hóa trải nghiệm đọc, bạn cần lưu ý các vấn đề sau:

• Ưu tiên định dạng PDF: Đây là định dạng an toàn nhất giúp giữ nguyên bố cục, font chữ và hình ảnh mà bạn đã thiết kế, bất kể nhà tuyển dụng mở bằng thiết bị nào.
• Hạn chế dùng file Word: Các phiên bản Word khác nhau có thể làm lỗi định dạng hoặc nhảy dòng, khiến CV của bạn trở nên lộn xộn và mất thẩm mỹ.
• Kiểm soát dung lượng: Tệp tin nên có dung lượng dưới 5MB để đảm bảo tốc độ tải nhanh. Nếu file quá nặng do chứa nhiều hình ảnh, hãy sử dụng các công cụ nén để tối ưu dung lượng trước khi gửi.

2.4. Tìm hiểu email nhà tuyển dụng trước khi gửi

Gửi hồ sơ đúng người, đúng thời điểm là chiến thuật thông minh giúp tăng tỉ lệ phản hồi. Bạn không nên gửi thư một cách đại trà mà cần xác định chính xác địa chỉ nhận thư của bộ phận phụ trách tuyển dụng tại doanh nghiệp đó.

Hãy dành thời gian kiểm tra kỹ thông tin trên bản mô tả công việc (JD) hoặc website chính thức của công ty để lấy địa chỉ email chính xác. 

Việc ghi đúng tên người nhận hoặc phòng ban cụ thể trong nội dung thư sẽ cho thấy bạn đã dành tâm huyết nghiên cứu về tổ chức, từ đó tạo thiện cảm lớn với người đọc.

XEM THÊM:

>>> QUY TRÌNH KIỂM DUYỆT HỒ SƠ XIN VIỆC SƠ YẾU LÝ LỊCH CHUẨN DÀNH CHO HR

>>> COVER LETTER LÀ GÌ? BỘ 10+ MẪU THƯ XIN VIỆC THUYẾT PHỤC NHÀ TUYỂN DỤNG

3. Hướng dẫn chi tiết cách gửi CV qua email từ A đến Z

Sau khi đã chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng, bước tiếp theo là thực hiện việc gửi thư sao cho đúng quy trình. Mỗi chi tiết nhỏ từ tiêu đề đến cách đính kèm tệp đều phản ánh tư duy làm việc và sự tỉ mỉ của bạn đối với cơ hội nghề nghiệp này.

3.1. Cách đặt tiêu đề email xin việc gây ấn tượng ngay từ đầu

Tiêu đề email đóng vai trò như một lời chào hỏi và là yếu tố quyết định liệu nhà tuyển dụng có mở thư của bạn hay không. Một tiêu đề mơ hồ hoặc trống không sẽ khiến hồ sơ của bạn dễ dàng bị bỏ qua giữa hàng trăm thư đến mỗi ngày.

Để đảm bảo tính chuyên nghiệp, bạn nên tuân thủ cấu trúc tiêu đề rõ ràng và đầy đủ. Dưới đây là những lưu ý quan trọng để có một tiêu đề đúng chuẩn:

• Tuân thủ quy định của nhà tuyển dụng: Nếu trong bản tin tuyển dụng có yêu cầu về cú pháp tiêu đề, bạn cần tuyệt đối làm theo để tránh việc email bị bộ lọc tự động loại bỏ.
• Cấu trúc tiêu đề phổ biến: Trong trường hợp không có yêu cầu cụ thể, hãy sử dụng công thức: 

[ỨNG TUYỂN] _ [VỊ TRÍ] _ [HỌ TÊN]

Ví dụ: [ỨNG TUYỂN] _ NHÂN VIÊN KINH DOANH _ NGUYỄN THỊ B.

• Ngôn ngữ mạch lạc: Viết in hoa các thông tin quan trọng và tránh sử dụng những cụm từ cảm thán hay ký tự đặc biệt không cần thiết trong tiêu đề.

3.2. Cách viết nội dung email xin việc chuyên nghiệp

Nội dung email chính là thư ngỏ giúp bạn kết nối với nhà tuyển dụng trước khi họ mở tệp CV. Một email quá ngắn ngủi hoặc quá dài dòng đều không mang lại hiệu quả tốt, thay vào đó hãy tập trung vào sự súc tích và đầy đủ.

Một cấu trúc email chuyên nghiệp thường bao gồm các phần chính sau đây:

• Lời chào: Bắt đầu bằng lời chào trang trọng gửi tới bộ phận nhân sự hoặc người phụ trách tuyển dụng cụ thể (ví dụ: Kính gửi Ban Tuyển dụng HBR Holdings).
• Lý do viết thư: Nêu rõ bạn biết đến thông tin tuyển dụng từ nguồn nào và mục đích gửi email của bạn là gì.
• Giá trị cốt lõi: Tóm tắt ngắn gọn trong khoảng 2 câu về kinh nghiệm hoặc kỹ năng nổi bật nhất của bạn phù hợp với vị trí đang ứng tuyển.
• Lời cảm ơn và ký tên: Kết thúc bằng lời cảm ơn chân thành, bày tỏ mong muốn được trao đổi trực tiếp và để lại chữ ký cá nhân bao gồm số điện thoại và liên kết portfolio (nếu có).

3.3. Cách đính kèm CV và tài liệu liên quan đúng cách

Nhiều ứng viên thường quên đính kèm tệp hoặc đính kèm sai tệp tin trước khi nhấn nút gửi. Việc này tạo ra hình ảnh thiếu cẩn thận và gây mất thời gian cho cả hai bên trong quá trình trao đổi.

Bạn cần thực hiện quy trình kiểm tra đính kèm theo các bước dưới đây:

• Đính kèm trước khi viết nội dung: Thói quen này giúp bạn không bao giờ quên đính kèm tệp tin sau khi đã hoàn thành việc soạn thảo văn bản.
• Sắp xếp thứ tự tài liệu: Ưu tiên đặt CV lên đầu tiên, sau đó mới đến các tài liệu bổ trợ khác như chứng chỉ hoặc sản phẩm thiết kế để nhà tuyển dụng dễ dàng theo dõi.
• Kiểm tra khả năng truy cập: Nếu bạn gửi liên kết từ Google Drive, hãy đảm bảo rằng bạn đã mở quyền truy cập cho người nhận để họ có thể xem nội dung ngay lập tức.

3.4. Cách gửi CV qua email bằng điện thoại nhanh chóng

Trong nhiều trường hợp cần ứng tuyển gấp, việc nắm vững cách gửi CV qua email bằng điện thoại sẽ giúp bạn không bỏ lỡ cơ hội. Các ứng dụng email trên điện thoại thông minh hiện nay đều hỗ trợ đầy đủ các tính năng như trên máy tính.

Quy trình thực hiện trên thiết bị di động diễn ra như sau:

• Lưu trữ hồ sơ sẵn trên đám mây: Bạn nên lưu sẵn các tệp CV (định dạng PDF) trên các nền tảng như Google Drive hoặc iCloud để có thể tải lên bất cứ lúc nào.
• Sử dụng ứng dụng chính thức: Ưu tiên dùng ứng dụng Gmail hoặc Outlook thay vì trình duyệt web để thao tác soạn thảo và đính kèm tệp diễn ra mượt mà hơn.
• Soát lỗi kỹ lưỡng: Do bàn phím điện thoại nhỏ, bạn cần kiểm tra lại lỗi chính tả và định dạng văn bản thật kỹ trước khi gửi để tránh những sai sót không đáng có.

XEM THÊM:

>>> CÁCH VIẾT CV XIN VIỆC PART TIME CHUẨN ĐỂ BẠN CHIẾM TRỌN SUẤT PHỎNG VẤN

>>> TUYỆT CHIÊU VIẾT CV XIN VIỆC CHO GIÁO VIÊN "LỌT MẮT XANH" HR

4. Mẫu email gửi CV xin việc ấn tượng tham khảo 2026 

Việc tham khảo mẫu sẽ giúp bạn định hình được văn phong và cách sắp xếp ý tưởng một cách logic. Hãy đảm bảo rằng bạn đã thay đổi các thông tin trong ngoặc vuông để tạo nên một bản email mang dấu ấn cá nhân riêng biệt.

Tiêu đề thư: [ỨNG TUYỂN] _ [VỊ TRÍ] _ [HỌ VÀ TÊN]

Nội dung thư:

Kính gửi Ban Tuyển dụng [Tên công ty], (Hoặc: Kính gửi Anh/Chị [Tên người phụ trách tuyển dụng] - Bộ phận Nhân sự),

Tôi là [Họ tên của bạn], tôi viết email này để bày tỏ sự quan tâm sâu sắc tới vị trí [Tên vị trí công việc] mà quý công ty đang đăng tuyển trên [Nguồn tin tuyển dụng].

Với [Số năm] kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực [Tên ngành nghề], tôi đã tích lũy được những kỹ năng chuyên môn về [Kỹ năng 1] và [Kỹ năng 2]. Tôi tin rằng sự am hiểu về thị trường cùng tinh thần trách nhiệm cao của mình sẽ đóng góp tích cực vào sự phát triển chung của quý doanh nghiệp.

Tôi có đính kèm CV và các chứng chỉ liên quan ở phía dưới để Anh/Chị thuận tiện xem xét. Rất hy vọng sẽ có cơ hội được trao đổi trực tiếp với Anh/Chị về sự phù hợp của tôi đối với vị trí này trong buổi phỏng vấn sắp tới.

Trân trọng,

[Chữ ký cá nhân] [Số điện thoại liên hệ] [Link Portfolio/LinkedIn]

Khi đã nắm vững kỹ thuật gửi hồ sơ chuyên nghiệp, điều bạn cần tiếp theo chính là một môi trường xứng tầm để tỏa sáng.

Tại HBR Holdings, chúng tôi tìm kiếm những cộng sự cùng chung lý tưởng bứt phá mọi giới hạn. Nếu bạn là người khao khát học hỏi và muốn khẳng định giá trị bản thân, HBR Holdings chính là nơi "trải thảm đỏ" đón đợi tài năng của bạn.

Gia nhập hệ sinh thái HBR Holdings, bạn sẽ nhận được những đặc quyền phát triển sự nghiệp vượt trội:

• Văn hóa học tập trọn đời (Learning Culture): Trở thành thành viên của HBR, bạn được tài trợ 100% tham gia các khóa đào tạo nội bộ và các chương trình chuyên sâu về tư duy, quản trị, Sales, Marketing từ những chuyên gia hàng đầu quốc tế như GS. Dave Ulrich, TS. Alok Bharadwaj.
• Lộ trình thăng tiến không giới hạn: Chúng tôi tạo mọi nguồn lực để bạn phá bỏ rào cản, trở thành "những chú đại bàng" dũng mãnh và có cơ hội trở thành các Leader trẻ hoặc CEO Startup trong tương lai.
• Môi trường làm việc chính trực và hiệu suất: Ứng dụng quản trị mục tiêu bằng OKRs, đảm bảo sự minh bạch, công bằng và tập trung tối đa vào hiệu quả công việc, nói không với văn hóa bè phái.
• Chế độ đãi ngộ tương xứng: Với tư duy Win - Win, chúng tôi cam kết chính sách lương thưởng rõ ràng, phản ánh đúng năng lực và nỗ lực cống hiến của từng cá nhân.

HÃY CÙNG HBR HOLDINGS BỨT PHÁ CON ĐƯỜNG PHÁT TRIỂN SỰ NGHIỆP NGAY HÔM NAY!

Hy vọng rằng những chia sẻ chi tiết về cách gửi CV qua email trên đây đã giúp bạn tự tin hơn trên hành trình chinh phục nhà tuyển dụng. Việc chỉn chu trong từng chi tiết nhỏ nhất chính là chìa khóa mở ra cánh cửa sự nghiệp mơ ước, giúp bạn khẳng định giá trị bản thân ngay từ bước khởi đầu.

HBR Holdings Careers luôn trân trọng những ứng viên có sự đầu tư nghiêm túc và tinh thần học hỏi không ngừng. Chúc bạn sớm nhận được phản hồi tích cực và tìm thấy bến đỗ sự nghiệp phù hợp để bứt phá giới hạn của chính mình.