9+ MẪU EMAIL GIỚI THIỆU BẢN THÂN CHO CÔNG VIỆC, HỌC TẬP & CÁCH VIẾT

Email giới thiệu bản thân là một trong những hình thức giao tiếp chuyên nghiệp được sử dụng phổ biến trong tuyển dụng, công việc và học tập. Vậy email giới thiệu bản thân cần có những nội dung gì? Làm thế nào để viết ngắn gọn nhưng vẫn nổi bật? 

Trong bài viết này, hãy cùng HBR Holdings Careers tham khảo 9+ mẫu email giới thiệu bản thân theo từng tình huống thực tế, đồng thời tìm hiểu cấu trúc, cách viết và những lưu ý quan trọng để tăng hiệu quả khi gửi email. 

1. Email giới thiệu bản thân là gì? Khi nào cần sử dụng?

Email giới thiệu bản thân là loại email được sử dụng để giới thiệu ngắn gọn về bản thân, mục đích liên hệ và những thông tin liên quan đến người nhận trong một tình huống cụ thể. Đây là cách giao tiếp chuyên nghiệp, giúp người nhận nhanh chóng hiểu bạn là ai, vì sao bạn liên hệ và bạn có thể mang lại giá trị gì.

Khác với email trao đổi thông thường, email giới thiệu bản thân thường được sử dụng trong những lần liên hệ đầu tiên. Một email được viết rõ ràng, lịch sự và đúng trọng tâm sẽ góp phần tạo ấn tượng tốt, đồng thời thể hiện kỹ năng giao tiếp và tác phong chuyên nghiệp của người gửi.

Dưới đây là những trường hợp phổ biến nên sử dụng email giới thiệu bản thân:

• Khi ứng tuyển việc làm: Gửi email kèm CV hoặc Portfolio để giới thiệu bản thân với nhà tuyển dụng, nêu ngắn gọn kinh nghiệm, kỹ năng và lý do ứng tuyển.
• Khi bắt đầu công việc mới: Giới thiệu bản thân với quản lý, đồng nghiệp hoặc các phòng ban liên quan nhằm tạo sự kết nối và thuận tiện cho quá trình làm việc.
• Khi liên hệ với khách hàng hoặc đối tác: Giới thiệu vai trò, vị trí công tác và mục đích hợp tác để tạo sự tin tưởng ngay từ lần trao đổi đầu tiên.
• Khi thực tập hoặc tham gia dự án mới: Chủ động giới thiệu bản thân với người hướng dẫn, nhóm làm việc hoặc doanh nghiệp để thể hiện sự chuyên nghiệp và tinh thần sẵn sàng học hỏi.
• Khi kết nối học thuật hoặc mở rộng mạng lưới quan hệ: Gửi email đến giảng viên, chuyên gia, diễn giả hoặc người trong cùng lĩnh vực để giới thiệu bản thân, trao đổi thông tin hoặc tìm kiếm cơ hội hợp tác.

Dù sử dụng trong hoàn cảnh nào, email giới thiệu bản thân cũng nên được cá nhân hóa theo từng đối tượng nhận. Thay vì sử dụng một mẫu email cho mọi trường hợp, hãy điều chỉnh cách xưng hô, nội dung và thông tin nổi bật để phù hợp với mục đích liên hệ. Điều này sẽ giúp email trở nên tự nhiên, chuyên nghiệp và tăng khả năng nhận được phản hồi tích cực.

>>> Xem thêm: CÁCH TRẢ LỜI EMAIL XÁC NHẬN THÔNG TIN CHUYÊN NGHIỆP & MẪU DỄ ÁP DỤNG 

2. Tổng hợp 9+ mẫu email giới thiệu bản thân theo từng tình huống

HBR Holdings Careers đã tổng hợp những mẫu email giới thiệu bản thân chuẩn mực và phù hợp với nhiều tình huống khác nhau. Tùy theo bối cảnh cụ thể, bạn có thể linh hoạt điều chỉnh nội dung sao cho phù hợp.

2.1. Mẫu email giới thiệu bản thân khi ứng tuyển

Khi ứng tuyển, email giới thiệu cần thể hiện sự chuyên nghiệp, nêu bật được lý do bạn phù hợp với vị trí và khơi gợi sự tò mò để nhà tuyển dụng mở CV của bạn.

Tiêu đề: Ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] – [Họ và Tên của bạn]

Nội dung: Kính gửi Anh/Chị [Tên người nhận hoặc Bộ phận Tuyển dụng],

Tôi là [Họ và Tên của bạn], hiện đang làm việc trong lĩnh vực [Lĩnh vực chuyên môn/Ngành nghề]. Thông qua [Nguồn biết đến tin tuyển dụng], tôi được biết Quý công ty đang tìm kiếm ứng viên cho vị trí [Tên vị trí].

Với [Số năm] năm kinh nghiệm trong việc [Nêu 1-2 kỹ năng/thành tựu nổi bật nhất liên quan trực tiếp đến JD], tôi tự tin rằng mình sở hữu những kỹ năng và tư duy phù hợp để đóng góp vào sự phát triển của [Tên công ty]. Ở vai trò trước đây tại [Tên công ty cũ], tôi đã thành công trong việc [Nêu một kết quả cụ thể, ví dụ: tăng 30% doanh số trong 6 tháng].

Tôi đã đính kèm Hồ sơ năng lực (CV) của mình trong email này để Anh/Chị có cái nhìn chi tiết hơn về quá trình học tập và làm việc của tôi.

Tôi rất mong có cơ hội được trao đổi trực tiếp với Anh/Chị trong một buổi phỏng vấn sắp tới để trình bày rõ hơn về cách tôi có thể mang lại giá trị cho đội ngũ của mình.

Cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi.

Trân trọng, [Chữ ký email của bạn]

2.2. Mẫu email giới thiệu bản thân với khách hàng

Khi bạn được giao phó chăm sóc một khách hàng mới, email này cần mang lại cảm giác an tâm, thân thiện và thể hiện cam kết hỗ trợ tối đa.

Tiêu đề: Chào Anh/Chị [Tên khách hàng] – Người phụ trách mới từ [Tên công ty của bạn]

Nội dung: Kính gửi Anh/Chị [Tên khách hàng],

Tôi là [Tên của bạn], [Chức vụ của bạn] tại [Tên công ty của bạn]. Tôi viết email này để chính thức giới thiệu bản thân sẽ là người trực tiếp hỗ trợ và đồng hành cùng Anh/Chị trong dự án [Tên dự án] sắp tới, thay cho [Tên người phụ trách cũ nếu có].

Mục tiêu hàng đầu của tôi là đảm bảo Anh/Chị nhận được chất lượng dịch vụ tốt nhất và mọi yêu cầu đều được xử lý nhanh chóng, hiệu quả. Với kinh nghiệm hỗ trợ thành công nhiều đối tác trong lĩnh vực [Lĩnh vực của khách hàng], tôi rất hào hứng được bắt đầu làm việc cùng Anh/Chị.

Trong thời gian tới, nếu Anh/Chị có bất kỳ câu hỏi, yêu cầu hỗ trợ hoặc cần tư vấn thêm về [Sản phẩm/Dịch vụ], xin vui lòng liên hệ trực tiếp với tôi qua email này hoặc số điện thoại [Số điện thoại của bạn].

Để quá trình làm việc được thuận lợi, tôi xin phép đề xuất một cuộc gọi ngắn khoảng 15 phút vào [Thời gian đề xuất] tuần tới để chúng ta có thể trao đổi chi tiết hơn về các bước tiếp theo.

Rất mong được hợp tác cùng Anh/Chị.

Trân trọng, [Chữ ký email của bạn]

2.3. Mẫu email giới thiệu bản thân với đối tác

Email gửi đối tác cần đề cao tính hợp tác chiến lược, đôi bên cùng có lợi (win-win).

Tiêu đề: Đề xuất cơ hội hợp tác giữa [Tên công ty bạn] và [Tên công ty đối tác]

Nội dung: Kính gửi Anh/Chị [Tên người nhận/Ban Giám đốc],

Tôi là [Tên của bạn], hiện đang giữ vị trí [Chức vụ] tại [Tên công ty của bạn]. Thời gian qua, tôi đã theo dõi và rất ấn tượng với những thành tựu mà [Tên công ty đối tác] đạt được trong lĩnh vực [Lĩnh vực hoạt động].

Tại [Tên công ty của bạn], chúng tôi chuyên cung cấp các giải pháp về [Nêu ngắn gọn sản phẩm/dịch vụ cốt lõi]. Nhận thấy có sự tương đồng lớn trong tệp khách hàng mục tiêu và định hướng phát triển của hai bên, tôi viết email này để giới thiệu và bày tỏ mong muốn được thiết lập mối quan hệ đối tác chiến lược.

Chúng tôi tin rằng sự kết hợp giữa [Điểm mạnh của bạn] và [Điểm mạnh của đối tác] sẽ mang lại những giá trị vượt trội cho cả hai bên.

Tôi có đính kèm tại đây tài liệu tóm tắt về hồ sơ năng lực của công ty. Sẽ rất vinh hạnh nếu Anh/Chị có thể sắp xếp một buổi hẹn (trực tiếp hoặc qua Zoom) vào tuần tới để chúng ta cùng thảo luận chi tiết hơn về tiềm năng hợp tác này.

Cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian đọc email. Chúc Anh/Chị một tuần làm việc hiệu quả.

Trân trọng, [Chữ ký email của bạn]

2.4. Mẫu email giới thiệu bản thân khi nhận việc mới

Đây là cơ hội tuyệt vời để ghi điểm với đồng nghiệp mới. Hãy giữ giọng văn vui vẻ, nhiệt huyết và cởi mở.

Tiêu đề: Chào mọi người – [Tên của bạn] | Thành viên mới phòng [Tên phòng ban]

Nội dung: Chào mọi người,

Mình là [Tên của bạn], hôm nay là ngày đầu tiên mình chính thức gia nhập [Tên công ty] với vị trí [Chức vụ] tại phòng [Tên phòng ban].

Trước khi đến với công ty, mình đã có thời gian làm việc trong lĩnh vực [Lĩnh vực] và đặc biệt yêu thích [Sở thích/chuyên môn]. Mình rất vui khi có cơ hội trở thành một phần của đội ngũ và hy vọng sẽ cùng mọi người tạo ra nhiều dự án thật chất lượng trong thời gian tới.

Ngoài công việc, mình khá thích [Sở thích cá nhân: ví dụ đọc sách, cà phê, thể thao…] nên rất mong sẽ sớm tìm được những đồng đội chung sở thích trong công ty.

Mình là thành viên mới nên chắc chắn sẽ còn nhiều điều cần học hỏi, rất mong nhận được sự hỗ trợ và chia sẻ từ mọi người trong thời gian tới.

Chúc mọi người một ngày làm việc thật nhiều năng lượng!

Trân trọng, [Tên của bạn] [Số điện thoại/Bộ phận]

2.5. Mẫu email giới thiệu bản thân gửi đồng nghiệp (khi phối hợp dự án mới)

Tiêu đề: Giới thiệu bản thân - Hợp tác dự án [Tên dự án]

Nội dung: Chào [Tên đồng nghiệp/Nhóm],

Tôi là [Tên của bạn] thuộc bộ phận [Tên phòng ban]. Như thông báo từ Ban Giám đốc, tôi sẽ tham gia cùng mọi người trong dự án [Tên dự án] sắp tới với vai trò [Vai trò của bạn].

Tôi viết email này để làm quen với team và chia sẻ một chút về phần việc tôi sẽ đảm nhận. Trong dự án này, tôi sẽ chịu trách nhiệm chính về [Nêu 1-2 nhiệm vụ chính]. Nếu mọi người cần bất kỳ thông tin hoặc tài nguyên nào liên quan đến mảng này, hãy cứ liên hệ trực tiếp với tôi nhé.

Tôi rất mong chờ được làm việc cùng mọi người để đưa dự án của chúng ta đến thành công. Hẹn gặp mọi người trong buổi họp Kick-off vào thứ [Ngày] tới.

Trân trọng, [Chữ ký email của bạn]

2.6. Mẫu email giới thiệu bản thân khi ứng tuyển thực tập sinh

Email này cần thể hiện sự cầu thị, tôn trọng và tinh thần sẵn sàng học hỏi của một sinh viên/người mới ra trường.

Tiêu đề: Ứng tuyển vị trí Thực tập sinh [Tên bộ phận] - [Họ và Tên]

Nội dung: Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng / Anh/Chị [Tên người phụ trách],

Em là [Họ và Tên], hiện đang là sinh viên năm [Năm học] chuyên ngành [Tên ngành] tại [Tên trường Đại học]. Em viết email này để bày tỏ mong muốn được ứng tuyển vào vị trí Thực tập sinh [Tên vị trí] mà Quý công ty đang đăng tuyển trên [Kênh thông tin].

Trong quá trình học tập, em đã trang bị cho mình nền tảng kiến thức vững chắc về [Liệt kê 1-2 kiến thức trọng tâm]. Bên cạnh đó, em cũng tích cực tham gia các dự án nghiên cứu/câu lạc bộ tại trường, giúp em rèn luyện kỹ năng [Nêu kỹ năng mềm: làm việc nhóm, giao tiếp, phân tích].

Em rất ngưỡng mộ môi trường làm việc chuyên nghiệp cũng như những dự án mà [Tên công ty] đang thực hiện. Việc được thực tập tại công ty sẽ là cơ hội quý báu để em áp dụng kiến thức vào thực tế và học hỏi từ các anh chị đi trước.

Em đã đính kèm CV chi tiết cùng bảng điểm để anh/chị xem xét. Em rất hy vọng có cơ hội được tham gia phỏng vấn để thể hiện rõ hơn mong muốn và năng lực của bản thân.

Em xin chân thành cảm ơn Anh/Chị.

Kính thư, [Chữ ký của bạn]

2.7. Mẫu email giới thiệu bản thân bằng tiếng Anh

Trong môi trường làm việc quốc tế hoặc công ty đa quốc gia, một email giới thiệu bằng tiếng Anh lưu loát là yêu cầu bắt buộc.

Subject: Introduction - [Your Name], [Your Position]

Body: Dear [Recipient Name],

My name is [Your Name], and I am writing to introduce myself as the new [Your Position] at [Your Company/Department]. I will be taking over the responsibilities of [Previous person's name, if applicable] and will be your primary point of contact moving forward.

I have over [Number] years of experience in [Your Industry/Field], specializing in [Your key skill/area of expertise]. I have been following [Client's Company Name]'s recent projects and am truly impressed by your growth. My goal is to ensure a seamless transition and continue providing you with the highest level of service and support.

Please feel free to reach out to me via this email or at [Your Phone Number] if you have any immediate questions or ongoing issues that need attention.

I would love to schedule a brief introductory call next week to get better acquainted and discuss how we can best collaborate. Please let me know what day and time work best for you.

I look forward to building a successful relationship with you and your team.

Best regards,

[Your Name]
[Your Title]
[Your Company]
[Your Contact Information]

2.8. Mẫu email giới thiệu bản thân ngắn gọn

Dành cho những trường hợp liên hệ nội bộ hoặc với những người có lịch trình bận rộn, đi thẳng vào vấn đề.

Tiêu đề: Giới thiệu nhanh – [Tên của bạn] từ [Tên công ty/Phòng ban]

Nội dung: Chào Anh/Chị [Tên người nhận],

Tôi là [Tên của bạn], hiện đang đảm nhiệm vị trí [Chức vụ] tại [Tên công ty].

Tôi viết email này để giới thiệu ngắn gọn về bản thân và mong muốn được kết nối, trao đổi thêm với Anh/Chị trong công việc liên quan đến [lĩnh vực/đầu việc].

Rất mong có cơ hội được trao đổi nhanh với Anh/Chị trong thời gian thuận tiện.

Cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian đọc email.

Trân trọng, 

[Chữ ký]

2.9. Mẫu email giới thiệu bản thân kèm CV hoặc Portfolio

Tiêu đề: Gửi Hồ sơ năng lực (Portfolio) - [Tên của bạn] - Ứng tuyển [Vị trí]

Nội dung: Kính gửi Anh/Chị [Tên người nhận],

Tiếp nối cuộc trò chuyện của chúng ta vào [Thời gian] tại sự kiện [Tên sự kiện], tôi viết email này để chính thức gửi đến Anh/Chị Portfolio cá nhân của tôi như đã hẹn.

Tôi là [Tên của bạn], một [Chức danh nghề nghiệp, VD: Graphic Designer] với [Số năm] kinh nghiệm. Trong Portfolio đính kèm, tôi đã chọn lọc những dự án tiêu biểu nhất mà tôi thực hiện trong 3 năm qua, đặc biệt là các dự án liên quan đến [Lĩnh vực công ty đang cần], nhằm giúp Anh/Chị có cái nhìn trực quan về phong cách làm việc và tư duy thẩm mỹ của tôi.

Tôi rất mong những sản phẩm này sẽ phù hợp với định hướng mà công ty đang tìm kiếm cho vị trí [Tên vị trí]. Tôi luôn sẵn sàng cho một bài test năng lực hoặc một buổi phỏng vấn chuyên sâu.

Xin cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian xem xét.

Trân trọng, [Chữ ký]

Viết email giới thiệu bản thân là bước đầu tiên giúp bạn tạo ấn tượng chuyên nghiệp và mở ra cơ hội kết nối với nhà tuyển dụng, đồng nghiệp hoặc đối tác. Tuy nhiên, để tiến xa hơn trong sự nghiệp, bạn cần nhiều hơn một email tốt - đó là kỹ năng ứng tuyển, phỏng vấn và xây dựng hình ảnh cá nhân một cách bài bản.

Nếu bạn muốn tiếp tục nâng cấp những kỹ năng này và khám phá thêm các cơ hội nghề nghiệp phù hợp, HBR Holdings Careers sẽ là nơi giúp bạn định hướng rõ ràng hơn cho hành trình phát triển của mình.

Gia nhập HBR Holdings Careers, bạn sẽ nhận được:

• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động với quy trình và hệ thống vận hành hiện đại.
• Lộ trình phát triển nghề nghiệp rõ ràng, đánh giá dựa trên năng lực và hiệu quả công việc.
• Chương trình đào tạo toàn diện về AI, Marketing, Kinh doanh, Phân tích dữ liệu, Quản trị và kỹ năng lãnh đạo.
• Cơ hội học hỏi trực tiếp từ đội ngũ quản lý và các chuyên gia giàu kinh nghiệm.
• Tiếp cận hệ sinh thái giáo dục đa dạng, giúp mở rộng kiến thức và nâng cao năng lực.
• Chính sách hỗ trợ chi phí đào tạo lên đến 100 triệu đồng để phát triển chuyên môn và kỹ năng.

Khám phá thêm cơ hội việc làm và kiến thức nghề nghiệp tại HBR Holdings Careers để từng bước xây dựng một lộ trình sự nghiệp vững chắc và chuyên nghiệp hơn. 

>>> TIN TUYỂN DỤNG: HBR Holdings đang tuyển dụng nhiều vị trí hấp dẫn dành cho ứng viên ở đa dạng lĩnh vực như: Marketing, Nhân sự, Kinh doanh, Kế toán, Trợ lý - Thư ký,.... Ứng tuyển ngay để tìm công việc phù hợp với bạn!

3. Cấu trúc và cách viết email giới thiệu bản thân chuyên nghiệp

Một email giới thiệu bản thân chuyên nghiệp không cần quá dài nhưng phải truyền tải đầy đủ thông tin quan trọng và đúng mục đích. Tùy vào đối tượng nhận email, bạn có thể điều chỉnh cách diễn đạt, tuy nhiên về cơ bản, một email nên gồm 7 phần dưới đây.

3.1. Tiêu đề email

Tiêu đề là nội dung đầu tiên người nhận nhìn thấy, vì vậy cần ngắn gọn, rõ ràng và phản ánh đúng mục đích của email. Một tiêu đề cụ thể sẽ giúp email dễ được chú ý hơn, đồng thời tăng khả năng được mở và phản hồi.

Khi viết tiêu đề email, bạn nên ưu tiên sự ngắn gọn, dễ hiểu và thể hiện rõ mục đích chính của email. Trong một số trường hợp, bạn có thể kèm theo họ tên hoặc vị trí ứng tuyển để người nhận dễ nhận biết nội dung hơn.

Ngược lại, nên tránh sử dụng những tiêu đề chung chung như “Hello”, “Chào anh/chị” hoặc “Gửi anh/chị”, vì chúng không tạo được sự chuyên nghiệp và dễ bị bỏ qua. Ngoài ra, tiêu đề cũng không nên quá dài hoặc chứa các ký tự gây rối mắt, bởi điều này có thể làm giảm tính rõ ràng và ảnh hưởng đến ấn tượng ban đầu của người nhận.

Bạn có thể tham khảo một số cách đặt tiêu đề như:

• Ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] – [Họ và tên]
• Giới thiệu bản thân – [Họ và tên]
• Giới thiệu thành viên mới – [Họ và tên]
• Introduction – [Your Name]

Nếu email có đính kèm CV, Portfolio hoặc hồ sơ năng lực, bạn cũng nên thể hiện điều này ngay trong tiêu đề để người nhận dễ nhận biết. Điều đó đặc biệt hữu ích trong môi trường tuyển dụng, khi bộ phận nhân sự phải xử lý rất nhiều email mỗi ngày.

3.2. Lời chào & cách xưng hô theo đối tượng nhận

Lời chào là phần mở đầu tạo ấn tượng đầu tiên với người nhận, vì vậy cần phù hợp với mối quan hệ giữa bạn và họ. Việc lựa chọn cách xưng hô đúng thể hiện sự tôn trọng, tinh tế và chuyên nghiệp trong giao tiếp.

Nếu biết rõ tên người nhận, bạn nên ưu tiên gọi đúng tên thay vì dùng cách xưng hô chung chung. Điều này giúp email mang tính cá nhân hơn và cho thấy bạn đã dành thời gian tìm hiểu trước khi liên hệ.

• Đối với nhà tuyển dụng: Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng
• Đối với khách hàng hoặc đối tác: Kính gửi Anh/Chị [Tên], Kính gửi Quý Công ty
• Đối với đồng nghiệp hoặc nội bộ: Chào Anh/Chị

Trong trường hợp bạn chưa biết rõ người nhận là ai, có thể dùng cách xưng hô trung tính như “Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng” hoặc “Kính gửi Quý Công ty”. Tuy nhiên, nếu có thể tìm được tên người phụ trách, hãy sử dụng trực tiếp để tăng mức độ cá nhân hóa.

3.3. Giới thiệu thông tin cá nhân

Ngay sau lời chào, hãy giới thiệu ngắn gọn về bản thân để người nhận biết bạn là ai. Đây là phần giúp thiết lập bối cảnh cho toàn bộ email, vì vậy cần viết rõ ràng, súc tích và đúng trọng tâm.

Thông thường, bạn chỉ cần đề cập đến những thông tin cơ bản và liên quan trực tiếp đến mục đích gửi email, chẳng hạn như họ và tên, chức vụ hoặc chuyên ngành, đơn vị công tác hoặc trường học, cùng một thông tin nổi bật liên quan đến mục đích liên hệ.

Ví dụ: "Tôi là Nguyễn Văn A, hiện đang là Chuyên viên Marketing với hơn 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Digital Marketing."

Bạn không cần liệt kê quá nhiều thông tin cá nhân như ngày sinh, địa chỉ, sở thích hoặc tình trạng cá nhân nếu chúng không liên quan đến nội dung email. Việc giới thiệu quá dài dòng có thể khiến người nhận mất tập trung vào mục đích chính.

>>> Xem thêm: CÁCH VIẾT CV GIỚI THIỆU BẢN THÂN  NGẮN GỌN, ẤN TƯỢNG & THU HÚT 

3.4. Trình bày mục đích gửi email

Đây là phần quan trọng nhất trong email vì giúp người nhận nhanh chóng hiểu lý do bạn liên hệ. Nếu mục đích không rõ ràng, người đọc có thể phải đoán ý hoặc bỏ qua email vì không thấy nội dung chính. Bạn nên trình bày trực tiếp, ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề.

Ví dụ: "Em xin phép được gửi email này để giới thiệu bản thân và bày tỏ mong muốn được tham gia thực tập tại phòng Marketing của công ty."

Bạn nên nêu mục đích ngay trong đoạn đầu thay vì để người nhận phải đọc hết email mới hiểu nội dung chính. Nếu email có nhiều mục đích, hãy sắp xếp theo thứ tự ưu tiên và chỉ giữ lại những ý thật sự cần thiết.

3.5. Nêu điểm mạnh, kinh nghiệm hoặc năng lực nổi bật

Sau khi trình bày mục đích, hãy dành một đoạn ngắn để giới thiệu những điểm mạnh liên quan nhất. Đây là phần giúp người nhận đánh giá nhanh giá trị của bạn và hiểu vì sao họ nên quan tâm đến email này.

Bạn có thể đề cập đến kinh nghiệm làm việc, thành tích nổi bật, kỹ năng chuyên môn, chứng chỉ, các dự án tiêu biểu hoặc những kết quả đã đạt được trong công việc và học tập. Đây đều là những thông tin giúp người nhận nhanh chóng đánh giá được năng lực và mức độ phù hợp của bạn với vị trí hoặc mục đích liên hệ.

Thay vì liệt kê quá nhiều thông tin, hãy lựa chọn từ 2–3 điểm nổi bật phù hợp với đối tượng nhận email. Điều quan trọng là các thông tin này phải liên quan trực tiếp đến mục đích liên hệ. Việc đưa ra số liệu hoặc kết quả cụ thể sẽ giúp email có sức thuyết phục hơn. Thay vì nói chung chung rằng bạn “có kinh nghiệm tốt”, hãy cho người nhận thấy rõ bạn đã làm được gì.

3.6. Đính kèm tài liệu (nếu có)

Nếu email phục vụ cho mục đích ứng tuyển, hợp tác hoặc giới thiệu năng lực, bạn nên đính kèm các tài liệu cần thiết để người nhận có thêm cơ sở đánh giá. Những tài liệu này có thể bao gồm: CV, Portfolio, hồ sơ năng lực, chứng chỉ, báo giá, tài liệu giới thiệu doanh nghiệp hoặc bản kế hoạch, proposal.

Đừng quên nhắc đến tài liệu đính kèm trong nội dung email để người nhận dễ dàng kiểm tra. Điều này cũng giúp tránh trường hợp file bị bỏ sót hoặc không được mở ra.

Ví dụ: "Em đã đính kèm CV và Portfolio trong email này để Anh/Chị tiện tham khảo. Rất mong nhận được phản hồi từ Anh/Chị."

3.7. Lời cảm ơn và kết thúc email

Cuối email, hãy gửi lời cảm ơn vì người nhận đã dành thời gian đọc email của bạn, đồng thời thể hiện mong muốn được phản hồi hoặc hợp tác. Đây là phần kết thúc giúp email trở nên lịch sự, thiện chí và trọn vẹn hơn.

Một số câu kết phổ biến:

• Cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian xem xét email của tôi.
• Rất mong nhận được phản hồi từ Anh/Chị.
• Hy vọng sẽ sớm có cơ hội được trao đổi cùng Anh/Chị.
• Mong được hợp tác với Anh/Chị trong thời gian tới.
• Em xin chân thành cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian đọc email này.

Nếu email mang tính ứng tuyển, bạn có thể thể hiện mong muốn được trao đổi thêm trong buổi phỏng vấn hoặc gặp mặt trực tiếp. Nếu email gửi cho đối tác hoặc khách hàng, bạn có thể nhấn mạnh mong muốn hợp tác lâu dài.

Ví dụ: "Rất mong nhận được phản hồi từ Quý Công ty để chúng ta có thể trao đổi chi tiết hơn về cơ hội hợp tác."

Cuối cùng, hãy ký đầy đủ thông tin liên hệ để người nhận dễ dàng phản hồi khi cần. Phần chữ ký nên bao gồm họ và tên, chức vụ nếu có, số điện thoại, email, LinkedIn hoặc Portfolio nếu phù hợp, và tên công ty hoặc đơn vị công tác nếu cần.

>>> Xem thêm: 

• BÍ QUYẾT VIẾT EMAIL GỬI CV XIN VIỆC CHINH PHỤC NHÀ TUYỂN DỤNG 
• MẪU CHỮ KÝ EMAIL OUTLOOK ĐẸP CHO CÁ NHÂN, DOANH NGHIỆP & CÁCH CÀI ĐẶT 

4. Những sai lầm cần tránh khi viết email giới thiệu bản thân

Một email giới thiệu bản thân ngắn nhưng có thể ảnh hưởng lớn đến ấn tượng đầu tiên của người nhận. Vì vậy, bạn nên tránh những lỗi phổ biến dưới đây để email rõ ràng và chuyên nghiệp hơn.

• Giới thiệu quá dài dòng: Email quá dài sẽ khiến người đọc khó nắm bắt ý chính và dễ bỏ qua thông tin quan trọng. Hãy chỉ chọn những nội dung thật sự liên quan đến mục đích gửi email.
• Nội dung chung chung, thiếu điểm nhấn: Những câu giới thiệu quá quen thuộc như “chăm chỉ, ham học hỏi” thường không tạo được ấn tượng. Thay vào đó, hãy nêu ngắn gọn kinh nghiệm, kỹ năng hoặc thành tích nổi bật của bạn.
• Sai chính tả hoặc ngữ pháp: Lỗi chính tả và ngữ pháp làm giảm tính chuyên nghiệp của email. Trước khi gửi, hãy đọc lại kỹ để kiểm tra nội dung, tên người nhận và thông tin liên quan.
• Không nêu rõ mục đích gửi email: Nếu không nói rõ lý do liên hệ, người nhận sẽ khó hiểu bạn muốn gì. Hãy trình bày mục đích ngay từ đầu để email dễ theo dõi hơn.
• Quên đính kèm CV hoặc Portfolio khi cần: Với email ứng tuyển hoặc giới thiệu năng lực, quên đính kèm tài liệu là lỗi rất phổ biến. Trước khi gửi, hãy kiểm tra lại file đính kèm để tránh thiếu sót.

Tránh được những lỗi trên, email giới thiệu bản thân của bạn sẽ ngắn gọn, rõ ràng và chuyên nghiệp hơn. Điều này cũng giúp tăng khả năng nhận được phản hồi tích cực từ người nhận.

>>> Xem thêm: EMAIL FOLLOW-UP LÀ GÌ? CÁCH VIẾT & 15+ MẪU CHO TÌM VIỆC, BÁN HÀNG 

5. Câu hỏi thường gặp về email giới thiệu bản thân

5.1. Email giới thiệu bản thân và email xin việc khác nhau như thế nào?

Email giới thiệu bản thân được sử dụng trong nhiều tình huống như ứng tuyển, nhận việc, kết nối với khách hàng, đối tác hoặc đồng nghiệp. Trong khi đó, email xin việc chỉ dùng để ứng tuyển một vị trí cụ thể và thường đi kèm CV, thư xin việc hoặc Portfolio.

5.2. Email giới thiệu bản thân nên dài bao nhiêu?

Một email giới thiệu bản thân nên dài khoảng 150–250 từ. Nội dung cần ngắn gọn, tập trung vào thông tin quan trọng, mục đích gửi email và những điểm nổi bật liên quan đến người nhận.

5.3. Có nên đính kèm CV khi gửi email giới thiệu bản thân không?

Có, nếu email được gửi để ứng tuyển việc làm, giới thiệu năng lực hoặc tìm kiếm cơ hội hợp tác. Hãy đảm bảo CV hoặc Portfolio được đính kèm đầy đủ và nhắc đến trong nội dung email để người nhận dễ dàng kiểm tra.

5.4. Có nên gửi cùng một mẫu email giới thiệu bản thân cho mọi người không?

Không. Bạn nên điều chỉnh nội dung, cách xưng hô và thông tin nổi bật theo từng đối tượng như nhà tuyển dụng, khách hàng hoặc đối tác. Việc cá nhân hóa email sẽ tạo thiện cảm và tăng tỷ lệ phản hồi.

Hy vọng những mẫu email giới thiệu bản thân và hướng dẫn trong bài viết sẽ giúp bạn tự tin soạn thảo email phù hợp với từng hoàn cảnh. Đừng quên kiểm tra kỹ tiêu đề, nội dung và các tệp đính kèm trước khi gửi để thể hiện sự chuyên nghiệp và tăng cơ hội đạt được mục tiêu giao tiếp của mình. 

Nếu bạn đang tìm kiếm cơ hội việc làm trong lĩnh vực Marketing, Kinh doanh, Công nghệ thông tin, Hành chính – Nhân sự hay nhiều vị trí văn phòng khác, hãy truy cập HBR Holdings Career để cập nhật những tin tuyển dụng mới nhất và bắt đầu hành trình sự nghiệp ngay hôm nay!

ỨNG TUYỂN NGAY!